Pracownikom służby cywilnej urlop przysługuje w wymiarze określonym w kodeksie pracy. Mają oni, zatem prawo corocznie do 20 (zatrudnienie krótsze niż 10 lat) albo 26 dni (zatrudnienie, co najmniej 10 lat) urlopu wypoczynkowego. Na długość okresu zatrudnienia składają się faktyczne okresy zatrudnienia oraz inne okresy podlegające wliczeniu do okresu pracy na podstawie przepisów szczególnych.
Urzędnik służby cywilnej może wypoczywać dłużej. Obok urlopu „kodeksowego" ma on, bowiem prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze jednego dnia po pięciu latach zatrudnienia w służbie cywilnej. Wymiar tego urlopu zwiększa się z każdym rokiem pracy o jeden dzień aż do osiągnięcia 12 dni. Tak wynika z art.105 ustawy o służbie cywilnej (dalej usc).
Osoby piastujące wyższe stanowiska w służbie cywilnej zatrudniane na podstawie powołania pod względem urlopu traktowane są jak pracownicy sc. No chyba, że wcześniej zdobyły status urzędnika. Wówczas, zgodnie z wyjaśnieniami Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, jeśli nie wykorzystały urlopu podstawowego oraz dodatkowego za dany rok przed powołaniem, a zostaną odwołane ze stanowiska i powrócą w ciągu tego roku kalendarzowego do pracy po trwającym, co najmniej 1 miesiąc urlopie bezpłatnym, będą miały obniżony wymiar urlopu za 2016 r. o 1/12 za każdy miesiąc urlopu bezpłatnego.
Natomiast, jeżeli urzędnik wróci do pracy w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym rozpoczął korzystanie z urlopu bezpłatnego, przepisy art. 1552 kodeksu pracy (kp) nie będą miały zastosowania (a więc nie będzie można zastosować proporcjonalnego obniżenia wymiaru urlopu) i urlop nabyty 1 stycznia 2016 r. będzie przysługiwał w pełnym wymiarze.
Trzeba mieć odpowiedni staż
Do okresu zatrudnienia uprawniającego do dodatkowego urlopu wypoczynkowego wlicza się okres zatrudnienia w administracji publicznej. Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie zawierają legalnej definicji tego pojęcia. Departament Służby Cywilnej KPRM radzi, aby przyjąć jego rozumienie w znaczeniu podmiotowym, zgodnie, z którym administrację tę stanowią organy administracji państwowej, organy administracji rządowej oraz organy samorządu terytorialnego. O zatrudnieniu w administracji publicznej, można by, zatem mówić wówczas, gdy dotyczy ono jednostek organizacyjnych, które w sensie strukturalnym i organizacyjnym są (były) urzędami administracji publicznej obsługującymi takie organy.
W okresie zatrudnienia, od którego zależy wymiar tego urlopu nie uwzględnia się natomiast – inaczej niż przy ustalaniu uprawnień urlopowych na zasadach ogólnych - stażu pracy w innych podmiotach, np. u pracodawcy prywatnego, a także u pracodawców publicznych, którzy nie są związani z administracją.
PRZYKŁAD:
Urzędnik służby cywilnej osiągnął z początkiem 2016 r. pięcioletni staż pracy w tej służbie. Tym samym nabył prawo do jednego dnia urlopu dodatkowego. Mimo, że poprzednio też był pracownikiem tzw. sfery publicznej jego wcześniejszy okres zatrudnienia w dwóch spółkach komunalnych nie mógł być uwzględniony w okresie pracy, od którego zależy wymiar urlopu dodatkowego.
Spór o okresy zaliczalne
W doktrynie spotkać się można z poglądem, że do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo i wymiar urlopu dodatkowego urzędnika sc zalicza się również tzw. powszechne okresy zaliczalne np. okres pracy na roli (tak m.in. prof. K Rączka Ustawa o służbie cywilnej Komentarz LexisNexsis 2010 r.). Inni eksperci opowiadają się jednak za ścisłą interpretacją art. 105 usc. Jak podkreśla H. Szewczyk („Stosunki pracy w służbie cywilnej" Wolters Kluwer SA, Warszawa 2010 r.) , z której argumentacją się zgadzam, skoro ustawodawca nie zezwolił na zaliczenie do tego okresu zatrudnienia u innych pracodawców (spoza sfery administracji publicznej), to tym bardziej trudno uznać, że do tego stażu można zaliczyć tzw. powszechne okresy zaliczalne. Jeśli ustawodawca zezwala na ich wliczanie do okresów zatrudnienia uprawniających do innych świadczeń np. do dodatku stażowego, to wyraźnie o tym w odpowiednim przepisie stanowił. W ustawie o służbie cywilnej takiej regulacji natomiast nie ma.
Warto też pamiętać, iż okres zatrudnienia, od którego zależy prawo czy wymiar urlopu dodatkowego nie musi być nieprzerwany. Poszczególne okresy zatrudnienia w administracji publicznej są, bowiem sumowane.
Ważne
Sądem właściwym do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu o prawo urzędnika do dodatkowego urlopu lub o jego wymiar jest sąd pracy. Zgodnie, bowiem z art. 9 ust. 2 usc spory o roszczenia dotyczące stosunku pracy w służbie cywilnej rozpatrywane są przez sądy pracy.
Bez wniosku
Urlop dodatkowy przysługuje urzędnikowi sc z mocy prawa. Przepisy nie uzależniają prawa do tej części urlopu wypoczynkowego od złożenia wniosku przez osobę uprawnioną. Potwierdza to wyrok SN z 29 czerwca 2005 r. (II PK 339/04, OSNAPiUS 2006/ 9-10/150), który dotyczy wprawdzie urlopu dodatkowego przysługującego pracownikowi niepełnosprawnemu, jednak (ze względu na podobieństwo regulacji) wnioski z niego płynące zastosować można także do urlopu dodatkowego przysługującego urzędnikowi sc.
Ustawa o sc nie określa sposobu, w jaki taki urlop powinien być udzielany. Oznacza to, że w tym zakresie stosować należy odpowiednio zasady udzielania urlopów wypoczynkowych określone w przepisach kp. Przesądza o tym art. 9 ust. 1 usc, który stanowi, że w sprawach dotyczących stosunku pracy w służbie cywilnej, nieuregulowanych w ustawie, stosuje się przepisy kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy.
Urlop dodatkowy powinien być, zatem udzielany w danym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W innym przypadku staje się urlopem zaległym, który może być wykorzystany aż do czasu jego przedawnienia, choć oczywiście, zgodnie z art. 168 kp powinien do 30 września następnego roku. W razie wcześniejszego ustania stosunku pracy urzędnika, będzie miał prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Na zasadach kodeksowych
Urlopu dodatkowego udziela się urzędnikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Natomiast ustalając wymiar urlopu, zgodnie z art. 1542 § 2 kp, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, chyba, że dobowa norma czasu pracy dla danego pracownika, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.
Będzie tak np., gdy urzędnik sc legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym. Zgodnie, bowiem z art. 15 ust.2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.) czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W takim przypadku jeden dzień urlopu podobnie jak dzień jego pracy, odpowiada nie 8 a 7 godzinom pracy (>patrz pytanie).
Proporcjonalnie do etatu
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy
ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Ta zasada wynikająca z art. 154 § 2 kp ma zastosowanie także do urlopu dodatkowego urzędnika sc. Dotychczasowy spór jak wyliczać te proporcje: czy łącznie z urlopem kodeksowym czy osobno rozstrzyga jak się wydaje ostatnie stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy (pismo z 10 kwietnia 2015 r. GNP-364-023-28-1/15), w którym inspekcja opowiedziała się za ustaleniem proporcjonalnego wymiaru urlopu odrębnie dla urlopu kodeksowego i odrębnie dla dodatkowego i późniejszym zsumowaniu tak obliczonych wymiarów. Jej zdaniem konieczność odrębnego ustalenia wymiaru urlopu dodatkowego wynika z przepisów dotyczących świadectw pracy, które przewidują obowiązek zawarcia w świadectwie pracy informacji o wykorzystanym urlopie dodatkowym.
PRZYKŁAD
Urzędnik sc od 1 stycznia 2016 r., na własną prośbę został zatrudniony na 2/ 3 etatu (wcześniej pracował na całym etacie). Do tej pory korzystał z 26 dni urlop kodeksowego i 10 dni urlopu dodatkowego, czyli sumie z 36dni wypoczynku. W tym roku jego wymiar urlopu został jednak zmniejszony do 25 dni. Wynika to z następujących wyliczeń: przy urlopie kodeksowym: 26 dni × 2/3 etatu = 17,33 po zaokrągleniu 18 dni. A przy urlopie dodatkowym 10x2/3 etatu + 6,66 po zaokrągleniu 7 dni. Łącznie daje to 25 dni urlopu.
podstawa prawna: Art.9, art.105 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2014 r. poz. 1111 ze zm.)
