Tak uważa generalny inspektor ochrony danych osobowych Michał Serzycki. Jego zdaniem rektorzy szkół wyższych powinni zgłosić do biura GIODO zbiory danych prowadzonych zgodnie z procedurą rekrutacji na studia.
Prawną podstawą obowiązku rejestracji są art. 40 i 43 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Przewidują one, że administrator danych musi zgłosić zbiór danych do GIODO z wyjątkiem dokładnie określonych wypadków.W praktyce obowiązek zgłoszenia zbioru danych nie powstaje zbyt często. GIODO uznał jednak, że rejestracji powinny podlegać zbiory danych kandydatów na studia. Zdaniem Serzyckiego nie są to zbiory tworzone na doraźne potrzeby, co zwalniałoby je z obowiązku zgłaszania. Dane kandydatów na studia są przenoszone do zbiorów osób przyjętych na uczelnię albo usuwane (czyli zwracane tym, którzy się nie dostali).
GIODO powołuje się jednak na § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (DzU z 2006 r. nr 224, poz. 1634), z którego wynika, że zgromadzone dane nie są bezzwłocznie usuwane. Uczelnia przechowuje przez 12 miesięcy kopie dokumentów kandydatów, którzy ostatecznie nie zostali przyjęci na pierwszy rok studiów, wraz z kopią pisma wysłanego do takiej osoby, do którego uczelnia dołączyła złożone oryginały dokumentów.
- Procedura rekrutacji odbywa się cyklicznie, można więc przyjąć, że mamy do czynienia ze stałym przetwarzaniem danych osobowych kandydatów na studentów -uważa Serzycki.
Dlatego też zbiory trzeba zarejestrować. Wystarczy, że uczelnia prześle do GIODO wypełniony formularz, który można znaleźć na stronie www.giodo.gov.pl. Generalny inspektor podkreśla, że rejestracji dokonuje się jednorazowo i nie trzeba jej corocznie powtarzać.
