Dla każdego delegowanego trzeba uzyskać osobny druk E 101

- Wysyłamy personel za granicę do pracy przy realizacji umów zawartych z tamtejszymi kontrahentami. Przed ich wyjazdem występujemy do naszego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o formularz E 101 na każdego takiego pracownika. O jakich przerwach w delegowaniu (tzw. zjazd do kraju) musimy informować ZUS?

Zgłaszamy te przerwy w delegowaniu, które powodują naliczanie na nowo 12-miesięcznego okresu delegowania. ZUS przyjmuje, że chodzi o przerwy trwające przynajmniej dwa miesiące. Jeśli więc pracownik delegowany przyjeżdża do kraju na krócej, pracodawca może (ale nie musi) zgłaszać to w ZUS. Nie ma przy tym znaczenia powód powrotu. Dopiero po pobycie zatrudnionego w Polsce przekraczającym dwa miesiące okres delegowania rusza od nowa. Zgłoszenie takiej przerwy w ZUS leży zatem zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy.

- Kierujemy dwie osoby do pracy w Danii. Planujemy je wysłać trzy razy w bieżącym roku na 4 - 6 tygodni. By opłacać za nie składki w Polsce, musimy uzyskać dwa druki E 101. Czy ZUS wystawi druki trzy razy na faktyczne okresy ich pobytu za granicą, czy może od razu na rok?

Formularze E 101 potwierdzają za granicą, że zatrudniony tam pracownik delegowany podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w kraju wysyłającym (w tej sytuacji w Polsce). Zasadniczo macierzysty pracodawca musi wystąpić o odrębny taki druk na każdą wysyłaną osobę, na konkretny okres i miejsce delegowania. Tak też powinna zrobić opisana firma - złożyć wniosek o dokument E 101 na każdy wyjazd odrębnie.

- Składki na ubezpieczenia społeczne, należne z wynagrodzeń pracowników delegowanych, liczymy od kwoty nie niższej od przeciętnego wynagrodzenia (wynosi ono teraz 2616 zł). Czy takie rozliczenia stosujemy za cały czas pobytu zatrudnionego za granicą bez względu na to, do kiedy został wystawiony formularz E 101? A może tylko do końca obowiązywania tego dokumentu?

Opisane zasady naliczania składek na ubezpieczenia społeczne pracowników delegowanych stosujemy za czas pobytu i wykonywania pracy poza Polską. Okres ważności druku E 101 powinien się jednak pokrywać z faktycznym czasem pobytu za granicą. Jeśli formularz wystawiono na rok, a zatrudniony wrócił do kraju wcześniej, np. po ośmiu miesiącach, pracodawca musi o tym zawiadomić ZUS. Ten ostatni skraca wtedy odpowiednio czas obowiązywania formularza E 101. Firmy wysyłające często zaniedbują te formalności, czyli nie skracają ważności druku E 101. Nie oznacza to jednak, że mimo powrotu pracownika z zagranicy i podjęcia pracy w kraju, nadal mają za niego opłacać składki w taki sposób, jakby nadal trwało delegowanie.

- Co z ubezpieczeniem zdrowotnym delegowanego, za którego podatek płacimy w innym państwie? Czy możemy wtedy obniżyć składkę zdrowotną do wysokości zaliczki podatkowej, czyli praktycznie do zera? Pozwala na to przecież ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Rzeczywiście, wynika tak z art. 83 ust. 1 i 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. W świetle tego przepisu składkę na ubezpieczenie zdrowotne wyższą od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych obniżamy do poziomu tej zaliczki. W wypadku natomiast nieobliczania zaliczki na podatek dochodowy składkę zmniejszamy do zera. Nie dotyczy to jednak przychodów ubezpieczonego zwolnionych od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. W takiej sytuacji składkę na ubezpieczenie zdrowotne obliczamy zgodnie z ogólnymi przepisami, bez możliwości choćby częściowej jej kompensaty z podatku.

Podstawa prawna: art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), § 2 ust. 1 pkt 16, 18, 26, § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)

Polak za granicą