Utracone informacje da się odzyskać

W wyroku z 2 kwietnia 1998 r. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D49853A9B4D654602FD7B2BFF96B7C68?id=133093]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] nie zawierają norm regulujących postępowanie w razie zaginięcia lub zniszczenia akt. Jednak dopuszczalne jest stosowanie w drodze analogii przepisów normujących określone kwestie procesowe, zawartych w art. 719 – 729 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A0E4162C6D90E639341F2B97D76A9B4E?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego[/link], a dotyczących postępowania w razie zaginięcia lub zniszczenia akt. [b]Niepodjęcie działań w celu odtworzenia zaginionych lub zniszczonych akt sprawy w sytuacji, gdy w innej sprawie zachodzi konieczność sięgnięcia do materiałów zgromadzonych w zaginionych aktach, stanowi istotną wadę postępowania administracyjnego[/b] mogącą wpływać na rozstrzygnięcie sprawy ([b]IV SA 1438/96[/b]).

[srodtytul]Analogicznie stosowane[/srodtytul]

Pogląd ten sformułowany został przed wejściem w życie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9BA4EE2580F9B59AB0F6637C8450C133?id=166935]ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.s.a.)[/link]. Ostatecznie jednak wypada zauważyć, że przepisy działu IX p.s.a. są tak mocno wzorowane na postanowieniach k.p.c., że sposób prowadzenia czynności zmierzających do odtworzenia akt i ich przebieg w obu przypadkach będą zbliżone. Trzeba przy tym podkreślić, że zarówno przepisy działu IX p.s.a., jak i art. 716 – 729 k.p.c. stosowane byłyby przez organy administracji tylko w drodze analogii, a nie wprost czy choćby odpowiednio. To oznacza natomiast, że organ zmodyfikuje przewidziane w tych przepisach reguły działania adekwatnie do charakteru postępowania, którego akta odtwarza.

Organem właściwym do przeprowadzenia postępowania odtworzeniowego jest ten, który jest aktualnie właściwy do rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej. Jeżeli odtworzeniu podlegają akta sprawy, która została już ostatecznie rozstrzygnięta, to właściwy do dokonania tych czynności będzie organ, przed którym ma się toczyć postępowanie w trybie nadzwyczajnym, zmierzającym do wzruszenia ostatecznej decyzji administracyjnej. Trzeba zaznaczyć, że w takiej sytuacji pod pojęciem „akta sprawy” należy rozumieć nie tylko te wytworzone w związku z bieżącymi czynnościami procesowymi, ale także akta sprawy ostatecznie zakończonej, niezbędne do oceny wystąpienia przesłanki wzruszenia decyzji ostatecznej.

Z tych samych względów, jeżeli zaginięcie lub zniszczenie akt nastąpiło w trakcie postępowania odwoławczego, to właściwy do ich odtworzenia będzie organ odwoławczy. Przy czym nie może on zlecić wykonania tych czynności organowi, który decyzję wydał w pierwszej instancji. Postępowania odtworzeniowego nie można bowiem utożsamiać z postępowaniem dodatkowym w celu uzupełnienia dowodów (art. 136 k.p.a.).

[srodtytul]Wszczynane z urzędu[/srodtytul]

Celem postępowania odtworzeniowego jest rekonstrukcja utraconych akt postępowania. Z oczywistych względów nie jest możliwe uzyskanie oryginalnych dokumentów, te bowiem zaginęły lub uległy zniszczeniu. Odtworzenie ma zatem na celu uzyskanie takich ich odpowiedników, które można uznać za równoważne z dokumentami pierwotnymi. Nie oznacza to jednak, że muszą mieć one taką samą formę. Na przykład zaginiony wniosek strony dotyczący wszczęcia postępowania zastąpiony zostanie protokołem z jej przesłuchania, który ujawni treść wniosku.

Aby wszcząć postępowanie odtworzeniowe, należy wydać stosowne postanowienie. Trzeba w nim określić w szczególności przyczynę zaginięcia lub zniszczenia akt, ich oznaczenie oraz wskazanie, czy odtworzeniu podlega całość akt sprawy czy tylko niektóre dokumenty. Następnie należy określić, jakie czynności mają być podjęte w celu rekonstrukcji konkretnych dokumentów. I tak, jeżeli chodzi np. o podania, to źródłem odtworzenia ich treści mogą być wpisy w rejestrach chronologicznych spraw, które do urzędu wpłynęły. Pomocne być mogą również wszelkie notatki czy adnotacje sporządzone na ich temat przez urzędników.

Prawidłowy przebieg czynności odtworzeniowych zabezpieczają również środki przymusu, o których mowa np. w art. 88 § 1 k.p.a. Przepis ten umożliwia nałożenie na osobę grzywny, gdy odmawia ona udostępnienia określonych dokumentów mogących pomóc w odtworzeniu akt lub pisemnych oświadczeń, że nie jest w ich posiadaniu.

[srodtytul]Możliwe rozstrzygnięcia[/srodtytul]

Postępowanie odtworzeniowe kończy się wydaniem postanowienia oznaczającego sposób rekonstrukcji zaginionych dokumentów bądź stwierdzającego, że odtworzenie ich jest niemożliwe. Z dniem doręczenia stronie postępowania tego postanowienia odtworzone składniki akt zyskują przymiot oryginalnych.