Akta rejestrowe spółki a akta sprawy

Zgodnie z nowym stanowiskiem sądów rejestrowych złożenie do akt rejestrowych spółki oryginału pełnomocnictwa do jej reprezentowania wraz z wnioskiem o rejestrację może się okazać niewystarczające do składania w imieniu spółki dalszych wniosków do tych akt.

[srodtytul]Tak było do niedawna[/srodtytul]

Do tej pory do akt rejestrowych składało się oryginał pełnomocnictwa do reprezentowania danej spółki przed sądem rejestrowym wraz z wnioskiem o jej zarejestrowanie. Każdy kolejny wniosek dotyczący wpisu do rejestru składany był wraz z pismem w postępowaniu nieprocesowym, w którym pełnomocnik wnioskodawcy wskazywał, że oryginał pełnomocnictwa do reprezentowania spółki znajduje się w aktach rejestrowych prowadzonych przez ten sąd.

Taki sposób działania znajdował oparcie w art. 89 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D613373277DE5A1D35BDFADB3896C0E8?id=70930]k.p.c.[/link], który stanowi, że pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa.

Dodatkowym uzasadnieniem tej praktyki był po pierwsze fakt, że do akt rejestrowych składany jest z reguły oryginał pełnomocnictwa, po drugie zaś zakres udzielanych pełnomocnictw, który zazwyczaj jest szeroki i obejmuje składanie wszelkich wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego w związku z funkcjonowaniem spółki. Szeroki zakres umocowania ma zresztą na celu właśnie uniknięcie konieczności uzyskiwania odrębnych pełnomocnictw do każdej czynności.

Sytuacja wydawała się oczywista, jednak do czasu.

[b]W ostatnich miesiącach sąd rejestrowy w Warszawie zaczął wzywać wnioskodawców do usuwania braków formalnych wniosków składanych zgodnie z opisaną wyżej procedurą poprzez złożenie pełnomocnictwa procesowego. [/b]W odpowiedzi na ponowne powołanie się na wcześniejsze pełnomocnictwo z podaniem karty w aktach, na której się ono znajduje, sąd dokonywał zwrotu wniosku na podstawie art. 130 § 1, 126 § 3 i 89 § 1 k.p.c. w związku z art. 19 ust. 3a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=928870A443D313467D635A26FA72758F?id=238358]ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o KRS[/link].

[b]W uzasadnieniu zarządzenia wskazywał zaś, że w każdej kolejnej sprawie rozpoznawanej przez sąd rejestrowy pełnomocnik, składając wniosek, jest zobowiązany złożyć dokument pełnomocnictwa procesowego w trybie art. 89 § 1 k.p.c., gdyż akta rejestrowe spółki nie są aktami sprawy.[/b]

Z zagadnieniem tym wiąże się kilka kwestii problemowych.

[srodtytul]Nie ma takiego rozróżnienia[/srodtytul]

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o KRS dla podmiotu wpisanego do rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Nie ulega wątpliwości, że przepis ten przewiduje prowadzenie jednych akt rejestrowych dla danego podmiotu, nie zaś odrębnych akt dla każdego wniosku składanego przez ten podmiot.

[b]Każdy, kto widział akta rejestrowe, wie, że dla spółki prowadzi się jedne akta rejestrowe, w których znajdują się wszystkie dokumenty składane przez spółkę. Wprawdzie każdy wniosek opatrywany jest oddzielną sygnaturą, jednak z tej przyczyny nie zakłada się dla niego odrębnych akt.[/b]

Także same przepisy są tu jasne. Rozróżnienia między aktami sprawy a aktami rejestrowymi nie czyni ani k.p.c., ani ustawa o KRS. Również z treści rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych w żaden sposób nie wynika, aby w sprawach rejestrowych akta rejestrowe nie stanowiły akt sprawy w rozumieniu art. 89 § 1 k.p.c. Wręcz przeciwnie, z § 153 ust. 1 rozporządzenia wynika tożsamość akt rejestrowych i akt sprawy, gdyż obejmują one wszystkie dokumenty i pisma przyjęte do tych akt, a także inne dokumenty dotyczące podmiotu wpisanego do rejestru.

[srodtytul]Zakres pełnomocnictwa[/srodtytul]

Przy zakładaniu spółki i zarejestrowaniu jej w KRS z reguły nowo utworzony podmiot udziela szerokiego pełnomocnictwa reprezentującemu go pełnomocnikowi. Zazwyczaj pełnomocnictwo jest nieograniczone w czasie i uprawnia do podejmowania w imieniu mocodawcy wszelkich czynności przed sądami i urzędami. Wynika to m.in. z chęci uniknięcia dodatkowych formalności związanych ze składaniem kolejnych wniosków.

[b]Jeżeli zatem takie pełnomocnictwo trafia w oryginale do sądu rejestrowego i dalej do akt rejestrowych, nie ma wątpliwości, że do czasu jego odwołania pełnomocnik w nim wskazany jest uprawniony do reprezentowania swojego mocodawcy wobec tego sądu w postępowaniu rejestrowym.[/b]

W związku z tym nie ma żadnych przeszkód, ani faktycznych, ani prawnych, by uznać, że pełnomocnik, który złożył do akt rejestrowych oryginał pełnomocnictwa wraz z wnioskiem o zarejestrowanie spółki, jest umocowany do podejmowania wszystkich czynności w sprawach rejestrowych dotyczących tego podmiotu, jeśli oczywiście taki zakres czynności pełnomocnika wynika z treści udzielonego mu pełnomocnictwa.

Takie stanowisko zajmował już Sąd Okręgowy w Warszawie, XXIII Wydział Gospodarczy – Odwoławczy, stwierdzając, że wobec treści pełnomocnictwa złożonego przy rejestracji podmiotu niezasadne jest wzywanie do załączania do każdego kolejnego wniosku złożonego później odpisu pełnomocnictwa, którego oryginał znajduje się w aktach.

Praktyka wzywania do uzupełnienia braków poprzez złożenie dokumentu pełnomocnictwa wymusza na wnioskodawcy złożenie odpisu pełnomocnictwa znajdującego się już w aktach albo uzyskanie nowego pełnomocnictwa. Jest to nieracjonalne z każdego punktu widzenia i nie znajduje oparcia w przepisach.

Nie ulega wątpliwości, że w momencie otrzymania wniosku o wpis sąd otrzymuje całe akta rejestrowe, w których znajduje się m.in. oryginał złożonego pełnomocnictwa. Zatem [b]zwrot wniosku z powołaniem się na art. 89 k.p.c. jest sprzeczny nie tylko z przepisami prawa, ale także ze zdrowym rozsądkiem. Tak jak przy składaniu kolejnych pism procesowych do akt sprawy nie ma potrzeby ponownego załączania pełnomocnictwa, tak samo kolejne wnioski składane do akt rejestrowych nie wymagają uzyskiwania nowego umocowania.[/b]

[srodtytul]Szkodliwa praktyka[/srodtytul]

Tworzenie tego typu czysto formalnych barier z pewnością nie przyczynia się do usprawnienia postępowania, ale też buduje negatywny wizerunek sądów. Sądy odwoławcze zmuszane są do rozpoznawania zażaleń na nadmiernie formalistyczne a bezzasadne zarządzenia sądów rejonowych, przez co opóźnia się rozpoznanie innych spraw.