Jak napisać ogłoszenie o naborze na wolne stanowiska urzędnicze

Z ustawy o pracownikach samorządowych wynika, że nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. Cała procedura musi odbywać się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych. Dotyczy to także ogłoszenia o naborze, które rozpoczyna rekrutację.

Krok 1. Określ stanowisko, zadania, warunki

Z ustawy wynika, że w ogłoszeniu o naborze trzeba określić stanowisko, a także wskazać zakres wykonywanych na nim zadań. Niezbędna jest też informacja o warunkach pracy na tym stanowisku, tak by osoba zainteresowana mogła ocenić swoje możliwości, predyspozycje. Należy określić w nim charakter pracy, np. administracyjno-biurowa, oraz wskazać sposób jej wykonywania, np. przy monitorze ekranowym, związana z obsługą interesantów oraz przemieszczaniem się wewnątrz budynku.

Trzeba też podać miejsce pracy, np. w siedzibie urzędu. Jest to szczególnie istotne dla osób niepełnosprawnych. Należy wskazać, czy budynek dostosowany jest do potrzeb takich osób, m.in. czy wejście, windy i ciągi komunikacyjne mają odpowiednią szerokość umożliwiającą poruszanie się wózkiem inwalidzkim.

Krok 2. Podaj wymagania

Wymagania stawiane kandydatom muszą być zgodne z opisem danego stanowiska. Dlatego jeszcze przed formułowaniem treści ogłoszenia trzeba sporządzić albo uaktualnić ten opis.

Zgodnie z wymienioną wyżej ustawą w ogłoszeniu trzeba wskazać, które z wymagań są niezbędne, a które dodatkowe. Niezbędne to takie, które są konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku. Natomiast wymagania dodatkowe to pozostałe pozwalające na optymalne wykonywanie zadań.

Pracodawca musi obowiązkowo podać wymagania wymienione w art. 6 ustawy o pracownikach samorządowych, czyli tzw. rygory selekcyjne. Wskazuje też inne niezbędne dla danego stanowiska, jeśli wynikają z przepisów szczególnych. Przy takich regulacjach powstaje wątpliwość, czy pracodawcy samorządowi mogą w ogłoszeniu o naborze wskazać warunki, które nie wynikają z przepisów lub wewnętrznych regulacji i uznać je za niezbędne, czy też muszą je określić jako dodatkowe.

Z piśmiennictwa wynika, że choć pracodawca ma prawo swobodnego (ale z zachowaniem zasad wolnego i konkurencyjnego naboru) doboru pracowników i wskazywania istotnych dla siebie wymagań od kandydatów, to jednak trzeba mieć na uwadze, że jest to pracodawca samorządowy i że zatrudnienie będzie miało miejsce w podmiotach publicznych. Z tym z kolei wiąże się to, że przy zbyt ostro stawianych kryteriach doboru (wykraczających daleko i swobodnie poza ustawowe minimum), istnieje możliwość posądzenia go o utrudnianie dostępu do zatrudnienia w służbie publicznej.

Jeśli chodzi o określenie wymagań dodatkowych, to trzeba przede wszystkim pamiętać, że obowiązuje zasada zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu wynikająca z art. 113 kodeksu pracy oraz konstytucyjna – gwarantująca równy dostęp do służby publicznej.

Krok 3. Ustal wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Jest to niezbędne, bo elementem treści ogłoszenia o naborze jest informacja, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia ten wskaźnik w jednostce wynosi co najmniej 6 proc. Z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wynika, że wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych oznacza przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Krok 4. Wymień dokumenty

W ogłoszeniu o naborze trzeba wskazać, jakie dokumenty są wymagane od kandydatów. Potwierdzają one przede wszystkim spełnienie tzw. rygorów selekcyjnych. Dlatego kandydat musi złożyć określonej treści oświadczenia, m.in. o posiadanym obywatelstwie, pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych.

Trzeba też określić katalog dokumentów, które poświadczą wykształcenie, staż pracy, doświadczenie zawodowe. Zazwyczaj wymaga się curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej oraz listu motywacyjnego.

Trzeba pamiętać, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać tylko danych osobowych określonych w art. 221 kodeksu pracy. Chodzi o: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Podania innych danych osobowych można wymagać, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów.

Ustalając wykaz dokumentów, uzasadnione jest żądanie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W przypadku kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu z tytułu niepełnosprawności (z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych), konieczne jest złożenie wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

Krok 5. Wyznacz termin

Ogłoszenie o naborze musi określać termin składania wymienionych wyżej dokumentów. Nie może być on krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej. Określając go, należy stosować przepisy kodeksu cywilnego. W jego myśl termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Z art. 111 k.c. wynika jednak, że gdy początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, to dnia, w którym ono nastąpiło, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu. Dlatego wyliczając, do jakiej daty należy złożyć dokumenty, nie uwzględnia się dnia, w którym ogłoszenie o naborze zostało opublikowane w BIP. Jeśli zdarzyłoby się, że koniec 10-dniowego terminu na złożenie dokumentów przypadłby na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, np. niedzielę, to jako ostatni dzień trzeba wskazać dzień następny.

Należy podkreślić, że określony ustawowo 10-dniowy termin na składanie dokumentów jest minimalny. Zatem pracodawca samorządowy może ustalić termin dłuższy.

W ogłoszeniu trzeba wskazać miejsce składania dokumentów. Często regulacje w tym przedmiocie wynikają z regulaminu naboru. Przykładowo: można określić, by dokumenty w zamkniętej kopercie z określoną adnotacją na niej zostały złożone w kancelarii urzędu ze wskazaniem adresu i numeru pokoju albo przesłane pocztą na podany adres. Można też wymagać przesłania dokumentów drogą elektroniczną. Wówczas kandydatom, którzy nie mają możliwości skorzystania z internetu, zapewnia się dostęp, wskazując, gdzie należy się udać, aby złożyć aplikację.

Krok 6. Ogłoś w Biuletynie i na tablicy

Ogłoszenie o naborze umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej. Musi się ono także znaleźć na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest prowadzony nabór. Taki jest wymóg ustawowy.