Informacja o korespondencji gminy tylko po wykazaniu interesu publicznego

Mieszkaniec jednej z gmin na Dolnym Śląsku zwrócił się w połowie listopada 2011 roku o udostępnienie informacji dotyczącej wysłanej przez urząd gminy korespondencji w okresie od 24 do 31 października 2011 r. Na jego życzenie korespondencja miałaby zostać zestawiona w formie tabelki, zawierającej liczbę porządkową, numer pisma urzędowego, decyzji lub postanowienia.

Poprosił również o datę sporządzenia dokumentu, datę jego wysyłki wraz ze stemplem pocztowym. Interesowało go również to, czy jeden z pracowników samorządowych był obecny w pracy we wspomnianym okresie, co miało w ocenie mieszkańca potwierdzić przesłanie odpowiedniego fragmentu listy obecności, potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

Sekretarz gminy, chcąc zaspokoić poznawcze potrzeby mieszkańca poinformował go o całej korespondencji jaką ten prowadził z urzędem oraz dodał, iż informacja dotycząca listy obecności pracownika samorządowego w pracy, nie podlega udostępnieniu z uwagi na prywatność osoby fizycznej. W jego ocenie listy obecności nie są wcale dokumentami urzędowymi - a jedynie wewnętrznymi, zatem informacje, które zawierają nie mają cech informacji publicznej podlegającej udostępnieniu.

Odpowiedź sekretarza okazała się niezadowalająca dla mieszkańca. Wyjaśnił on, że w swoim podaniu zwrócił się z prośbą o udostępnienie informacji dotyczącej całej korespondencji gminy, a nie tylko tej korespondencji, która kierowana była do niego.

Mieszkaniec dowiedział się o przysługującym mu prawie do zapoznania się z aktami sprawy i wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów, a pod koniec 2011 roku otrzymał decyzję odmawiająca udostępnienia informacji publicznej.

Zdaniem wójta, który wydał decyzję realizacja roszczeń mieszkańca wiązałaby się nieuzasadniona obstrukcją urzędu. W jego ocenie wniosek dotyczył sporządzenia wykazu ponad 420 pism ze wszystkich referatów urzędu gminy, a udzielenie takiej informacji wymagałoby zaangażowania znacznych sił ludzkich, środków finansowych, a także czasu.

Sprawa trafiła do Samorządowego Kolegium Odwoławczego we Wrocławiu, które z początkiem 2012 roku uchyliło decyzję wójta i przekazało sprawę do ponownego rozpoznania. Wytknęło wójtowi, że nie dopełnił on obowiązków przewidzianych w ustawie o dostępie do informacji publicznej, w zakresie informacji przetworzonej (art 14 ust. 2 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1). Kolegium wskazało że wójt powinien uzmysłowić mieszkańcowi, że żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej, a co za tym idzie powinien również wykazać dlaczego spełnienie żądania byłoby szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Wójt ponownie rozpatrzył sprawę. Wskazał że sporządzenie tabeli o treści żądanej przez mieszkańca miałoby charakter informacji przetworzonej co na marginesie wiązałoby się z koniecznością nieopisanego wręcz zaangażowania wszystkich komórek urzędu, a warunkiem podjęcia takiej pracy jest konieczność wykazania przez wnioskodawcę interesu publicznego.

Mieszkaniec nie zgadzając się, iż żądana informacja ma znamiona informacji przetworzonej znów odwołał się do SKO. W jego ocenie aby wypełnić tabelkę nie ma potrzeby wykonywania analiz, zestawień, wyciągów czy usuwania danych osobowych. Dodał również, iż jego żądanie jest tożsame z „głosem społeczności lokalnych" które chce mieć wpływ na funkcjonowanie instytucji państwa i mieć wkład w usprawnienie funkcjonowania jego organów, ich terminowość.

SKO utrzymało w mocy decyzję wójta, twierdząc, iż interes publiczny w tej sprawie nie został wykazany, natomiast kontroli terminowości załatwiania spraw administracyjnych służy np. zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie lub na przewlekłe prowadzenie postępowania, a w przypadkach nienależytego wykonywania zadań przez właściwe organy w formach pozaproceduralnych, instytucja skargi powszechnej.

Mieszkaniec poskarżył się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, jednak WSA w wyroku z 18 września 2012 roku (sygn. IV SA/Wr 440/12 ) oddalił jego zarzuty.