Jak załatwić sprawę w urzędzie przez Internet

PUE, ZBOKU, e-PUAP, NPI, ŹRÓDŁO – to brzmi jak zaszyfrowane kryptonimy rosyjskich rakiet balistycznych. Tymczasem są to skróty działań związanych z wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentów w administracji. Idzie to opornie i nieudolnie. Dodatkowo, w cieniu gigantycznej korupcyjnej infoafery, którą badają teraz odpowiednie służby śledcze, polskie i amerykańskie, m.in. w resorcie spraw wewnętrznych i Ministerstwie Sprawiedliwości.

Każdy system ma swoje zasady

Ogólnie administracja tkwi w okowach różnych resortów, które rywalizują i dzielą między siebie władztwo urzędowe, co widać również podczas cyfryzacji. Podpis cyfrowy dla biznesmenów stworzył resort gospodarki, podpis dla obywatela pilotuje resort administracji i cyfryzacji, najważniejsze dane osobowe są w dyspozycji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. System cyfrowy przygotowany dla urzędów samorządowych właśnie poszedł do kosza i zaczyna się wdrażanie nowego rozwiązania. Ogólna platforma, na której będzie się udostępniać zasoby poszczególnych resortów, nie jest obowiązkowa. Niektóre podmioty publiczne, np. ZUS, tworzą własne, odrębne płaszczyzny cyfrowe. Sądy jeszcze długo nie zaakceptują podpisu elektronicznego.

Cyfrowy klient urzędu

Żeby bez wychodzenia z domu załatwiać różne sprawy urzędowe, potrzeba stworzenia „klienta cyfrowego", z własnym podpisem, a także dokumentów w wersji cyfrowej i na końcu „urzędnika cyfrowego", który dysponuje i potrafi obsługiwać odpowiednie programy komputerowe.

Każdy klient urzędu musi prędzej czy później złożyć swój podpis pod jakimś dokumentem urzędowym. Również klient korzystający z dobrodziejstw komunikacji elektronicznej.

Pierwszy podpis elektroniczny, czyli mała Enigma

Jako pierwszy powstał bezpieczny podpis elektroniczny, którym możemy posługiwać się już od kilku lat. Został on zdefiniowany w ustawie o podpisie elektronicznym z 18 września 2001 roku. Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis cyfrowy, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń oraz jest powiązany z danymi, do których został dołączony. Możemy dzięki niemu podpisywać dokumenty w formacie PDF i Word, a także obrazy i zdjęcia, które przesyłamy do urzędu. Podpis taki nadaje nam tożsamość w wirtualnym świecie.

Jak to działa? Najogólniej mówiąc, musimy posiadać własny zestaw szyfrujący, który pozwoli nam wytworzyć indywidualny certyfikat kwalifikowany, czyli bezpieczny elektroniczny podpis. Zestaw składa się z karty kryptograficznej, czytnika tej karty oraz specjalnego oprogramowania (jest to więc taka mała Enigma, nawiązując do nazwy niemieckiej maszyny szyfrującej z czasów II wojny światowej, którą złamali dopiero polscy kryptolodzy). Utworzony elektroniczny podpis wymaga autoryzacji (uruchomienia) w odpowiednim centrum certyfikacji, czyli biurze, gdzie musimy złożyć własnoręczny podpis w obecności uprawnionego pracownika. Zestaw szyfrujący kosztuje. Opłaty początkowe to minimum 250 złotych, zaś abonament roczny wynosi ok. 100 złotych.

Posiadając podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym, możemy go używać do załatwiania spraw urzędowych oraz w wymianie pomiędzy przedsiębiorstwami (np. do podpisywania faktur elektronicznych) lub we własnym, firmowym obiegu dokumentów. Taki podpis zwykle jest składany za pomocą specjalnej karty procesorowej lub tokena USB.

Bezpieczny podpis elektroniczny – zgodnie z prawem – ma obecnie moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu. Z tym tylko, że bardzo wiele urzędów i podmiotów publicznych nie jest jeszcze przygotowanych do korespondencji cyfrowej, więc musimy się liczyć z tym, że urzędnik zażąda od nas także wersji papierowej, na której będzie nasz odręczny podpis. Dlatego aż się nie chce wierzyć, ale Ministerstwo Gospodarki publikuje dane, z których wynika, że podpisu kwalifikowanego używa już niemal 300 tysięcy podmiotów w Polsce.

Drugi podpis elektroniczny, czyli profil zaufany

Niedługo po uruchomieniu podpisu kwalifikowanego (certyfikowanego, bezpiecznego) powstał także tak zwany profil zaufany. Umożliwia on składanie pism do urzędów drogą elektroniczną, tak jakby się je składało osobiście z użyciem odręcznego podpisu lub za pomocą wcześniej powstałego elektronicznego podpisu, czyli tego, który wymaga maszyny szyfrującej i opłaty abonamentowej.

Profil zaufany stał się więc bezpłatną alternatywą dla odpłatnych kwalifikowanych certyfikatów, których używają biznesmeni. Jak to działa?

Żeby stworzyć własny profil zaufany, należy się zarejestrować na płaszczyźnie ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), inaczej mówiąc, na specjalnie utworzonej stronie internetowej (www.epuap.gov.pl), Tam trzeba wypełnić wniosek o nadanie profilu zaufanego i następnie udać się do jednego z urzędów, gdzie upoważniony pracownik w bezpośrednim kontakcie przyzna nam taki profil. Urzędnik dokona procesu zaufania lub nam zaufa, jak zwał tak zwał. Aby korzystać z profilu zaufanego, wymagane są: login i hasło do konta ePUAP oraz adres e-mailowy, na który przesyłane będą jednorazowe kody autoryzacyjne.

Funkcjonalność profilu zaufanego ePUAP określa ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, natomiast zasady jej funkcjonowania doprecyzowane zostały w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej.

Nie wszystko da się załatwić

Czy wszystkie sprawy urzędowe da się załatwić w sposób elektroniczny? Nie. Profil zaufany nie zastąpi bezpiecznego podpisu (tego z Enigmy) np. przy podpisywaniu umów cywilno-prawnych lub w innych sytuacjach, w których przepis szczegółowy wymaga innego sposobu uwierzytelnienia.

Posiadając profil zaufany, można załatwić tylko te sprawy, które urząd udostępni klientom w postaci elektronicznej. A więc nie wszystkie. Trzeba na bieżąco przeglądać stronę ePUAP, tym bardziej że obecność w portalu nie jest obligatoryjna dla podmiotów publicznych. To zależy od dobrej woli urzędów. Nawet Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji nie ma możliwości dyscyplinowania poszczególnych podmiotów publicznych.

„Podmioty publiczne nie są zobowiązane do posiadania konta na platformie ePUAP" – poinformował RP Artur Koziołek, rzecznik prasowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. „To autonomiczna decyzja każdego z podmiotów, czy wykorzystuje ePUAP do celów komunikacji z obywatelami, przedsiębiorcami czy innymi podmiotami publicznymi, czy też wybiera inny system teleinformatyczny. Niemniej jednak Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji podejmuje aktywne działania celem rozpowszechniania wykorzystywania ePUAP przez podmioty publiczne do realizacji ich zadań".

Rzecznik zwrócił natomiast uwagę na inne obowiązki związane z cyfryzacją administracji: „Warto przy tym również wskazać na wynikające dla podmiotów publicznych objętych zakresem obowiązywania ustawy o informatyzacji inne obowiązki związane z platformą ePUAP, wprowadzone do porządku prawnego w drodze nowelizacji ustawy o informatyzacji z tego roku. Stosownie do przyjętych regulacji prawnych każdy organ wskazany jako właściwy do określenia jakiegoś wzoru dokumentu zobowiązany jest do przekazania do ministra właściwego ds. informatyzacji celem zamieszczenia w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP wzór dokumentu elektronicznego, a także opis usługi możliwej do realizacji przy wykorzystaniu tego wzoru dokumentu elektronicznego celem zamieszczenia go w katalogu usług na ePUAP. Tym samym zakłada się, że poprzez katalog usług na ePUAP zapewniony będzie dostęp do wszystkich e-usług publicznych udostępnionych przez administrację publiczną" – dodał Koziołek.

Własna droga ZUS

Wiele podmiotów publicznych wykazuje się jedynie minimalną aktywnością związaną z ePUAP-em. Niektóre ograniczają się jedynie do zaprezentowania reklamówki swoich usług cyfrowych, bez możliwości wymiany dokumentów. Trudno to zrozumieć, skoro zgodnie z art. 63 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego złożenie podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych.

Niektóre urzędy, np. ZUS, wybierają własną drogę. ZUS mianowicie postanowił po swojemu umożliwiać załatwianie spraw drogą cyfrową. Żeby przekazywać pisma do ZUS w formie dokumentów elektronicznych, trzeba wejść na internetową skrzynkę podawczą, czyli Nowy Portal Informacyjny (NPI). W celu skorzystania z niej, tj. złożenia lub odbioru pisma w formie elektronicznej, niezbędne jest założenie wcześniej indywidualnego konta w portalu PUE (Platforma Usług Elektronicznych, która właśnie zastępuje dotychczas stosowany e-Inspektorat, który przestaje działać). Trzeba jednak posiadać bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu (czyli z wykorzystaniem systemu szyfrującego) lub profil zaufany ePUAP.

Natomiast sądy jeszcze długo w ogóle nie będą akceptowały pism podpisywanych elektronicznie. W uchwale z 12 maja 2014 roku (sygnatura akt: I OPS 10/13) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że w aktualnym stanie prawnym w postępowaniu sądowo-administracyjnym nie jest dopuszczalne wniesienie do sądu pisma opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, w tym także za pośrednictwem organu administracji publicznej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dopiero od dnia wejścia w życie nowelizacji ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, a więc od 11 lutego 2017 roku, ta czynność będzie miała podstawę prawną, również z użyciem profilu zaufanego ePUAP.

System Rejestrów Państwowych

System Rejestrów Państwowych (SRP) to nowy system informatyczny i nowe procesy przepływu informacji wokół rejestru PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego. Zmiany będą obowiązywały od 1 stycznia 2015 roku. Wkrótce będziemy mogli złożyć wniosek o nowy dowód osobisty, nie wychodząc z domu lub zarezerwować termin planowanego ślubu w urzędzie stanu cywilnego. Również w sposób automatyczny zaktualizują się dane zawarte w czyimś numerze PESEL, w momencie gdy kierownik USC zarejestruje... akt zgonu danej osoby. Brzmi to jak czarny dowcip, choć jest to jeden z podawanych atutów nowego systemu.

Programy operacyjne ZMOKU i ŹRÓDŁO

Każdy system elektroniczny działa w oparciu o infrastrukturę cyfrową, musi więc zostać wdrożony system operacyjny obsługiwany przez specjalistów w urzędach i podmiotach publicznych. Właśnie trwają intensywne prace nad uruchomieniem systemu operacyjnego, który nazywa się ŹRÓDŁO. Jest to aplikacja przygotowywana do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych. ŹRÓDŁO jest obecnie udostępniane bezpłatnie wszystkim podmiotom mającym korzystać od przyszłego roku z SRP. Prace przygotowawcze spotykają się jednak z żywą reakcją informatyków, szczególnie z urzędów samorządowych, którzy mają do niej dużo uwag. Tym bardziej że ŹRÓDŁO zastępuje właśnie poprzedni system operacyjny o nazwie ZMOKU, czyli Zintegrowany Moduł Obsługi Końcowego Użytkownika. ZMOKU nie wypalił i nigdy nie wszedł do użytku, dlatego nie dziwi, że jego następca jest traktowany nieufnie.

Urzędnicy są nieprzygotowani

Kolejny program, o którym trzeba w tym momencie wspomnieć, ma nazwę Program pl.ID. Dzięki niemu ma nastąpić modernizacja systemów informatycznych, w których prowadzone są rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego. W programie zawarta jest także konieczność przygotowania urzędników do obsługi nowych systemów. Miało się tak stać do końca 2013 roku. Nic z tego. Teraz Program pl.ID tak się reklamuje na swojej stronie internetowej: „Wprowadzenie Systemu Rejestrów Państwowych to ogromna zmiana w sposobie pracy administracji. Trzeba się do niej solidnie przygotować. Wiemy o tym i dlatego stworzyliśmy rozbudowany program szkolenia i wsparcia dla wszystkich pracowników wydziałów ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędów stanu cywilnego. Dzięki trwającym pięć miesięcy szkoleniom każdy urzędnik będzie mógł od stycznia 2015 roku bez obaw wykonywać wszystkie nowe zadania".