Dodatek zadaniowy w służbie cywilnej - zasady przyznawania

Członek korpusu służby cywilnej może otrzymać dodatek zadaniowy za wykonywanie dodatkowych, powierzonych mu przez pracodawcę zadań na okres wykonywania tych zadań, ze środków przeznaczonych na wynagrodzenia. Tak wynika z art. 88 ustawy o służbie cywilnej (dalej usc).

Czytaj także: Urzędnicy - dodatek do pensji za nadplanowe zadania w służbie cywilnej

Dodatek zadaniowy może być przyznany wszystkim członkom korpusu służby cywilnej, a więc zarówno pracownikom i urzędnikom służby cywilnej jak i osobom powołanym na wyższe stanowiska w tej służbie. Oczywiście, jeśli pracodawca zleci im czasowe wykonywanie dodatkowych zadań. Dodatek ten ma charakter fakultatywny, o jego przyznaniu i wysokości decyduje wyłącznie pracodawca. A zatem nawet w sytuacji, gdy obowiązki danego członka korpusu sc znacząco wzrosną nie ma on roszczenia o przyznanie takiego dodatkowego wynagrodzenia.

Dodatkowe zadania, tak, ale ...

Ustawa nie precyzuje, jaki powinien być rodzaj zadań, za które członek korpusu sc nabywa prawo do takiego dodatku. Wskazuje tylko, że mają to być zadania dodatkowe a więc realizowane obok obowiązków dotychczasowych. W tej kwestii wypowiedział się jednak Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (dalej DSC KPRM) (dsc.kprm.gov.pl), według którego dodatek zadaniowy może być przyznany członkowi korpusu sc za czasowe wykonywanie dodatkowych zadań:

- innych niż zadania stałe, powierzone pracownikowi do realizacji w ramach zajmowanego stanowiska pracy (określone w zakresie obowiązków, opisie stanowiska pracy),

- tożsamych z określonymi w zakresie obowiązków, opisie stanowiska pracy, ale będących zadaniami dodatkowymi dla pracownika z uwagi na ich czasowo zwiększoną liczbę, np. w związku z zastępowaniem nieobecnego pracownika, realizacją zadań przypisanych do innego stanowiska pracy będącego aktualnie wakatem.

Oznacza to, że przyznanie przez dyrektora generalnego urzędu dodatku za realizację zadań, będących w zakresie obowiązków pracownika realizowanych na zajmowanym przez członka korpusu służby cywilnej stanowisku pracy, jest niezgodne z ustawą, ponieważ zadania takie nie mają charakteru zadań nietypowych, a tylko takie uzasadniają przyznanie członkowi korpusu sc takiego dodatku.

...nie dowolne

Możliwość powierzenia członkom korpusu sc zadań odmiennych od ustalonych w opisie zajmowanego stanowiska pracy nie oznacza jednak, że pracodawca ma tu całkowitą swobodę i może powierzyć obowiązki realizowane normalnie na stanowiskach pomocniczych. Jak wskazuje DSC KPRM, dodatkowe zadania, za które przysługiwałby dodatek zadaniowy powinny spełniać przesłankę określoną w art. 2 ustawy o służbie cywilnej, tzn. powinny być to zadania ustalone dla stanowiska o charakterze urzędniczym.

Szef służby cywilnej podpowiada

W wydanych w grudniu 2013 r. przez szefa służby cywilnej rekomendacjach w sprawie zasad przyznawania dodatku zadaniowego, które wobec nie wydania od tego czasu innego podobnego dokumentu i braku zmian ustawowych w tym zakresie należy uznać za nadal aktualne zaleca się sformułowanie, najlepiej w wewnętrznej regulacji określającej zasady przyznawania dodatku zadaniowego w urzędzie (np. zarządzeniu dyrektora generalnego urzędu), katalogu przesłanek i okoliczności, które w szczególności uzasadniają możliwość przyznania dodatku zadaniowego członkom korpusu służby cywilnej.

Taki przykładowy katalog znaleźć można zresztą w cytowanych rekomendacjach. I tak, zgodnie z nimi, okolicznościami uzasadniającymi przyznanie dodatku zadaniowego mogą być:

- realizacja nowych zadań włączonych do kompetencji urzędu, np. w związku z wejściem w życie nowych aktów prawnych, przejęciem realizacji zadań, itp.(należy podkreślić, że dodatek zadaniowy stanowi okresowy składnik wynagrodzenia, w związku z tym, gdy zadanie zyskuje charakter stały powinno być ono uwzględnione w opisie stanowiska pracy),

- realizacja nowych zadań włączonych do kompetencji komórki organizacyjnej w wyniku wewnętrznych zmian organizacyjnych,

- okresowe wykonywanie zadań innego pracownika w związku z długotrwałą usprawiedliwioną nieobecnością spowodowaną: urlopem wychowawczym, urlopem macierzyńskim, urlopem rodzicielskim, zwolnieniem lekarskim w ciąży,

- okresowe wykonywanie zadań innego pracownika w związku z długotrwałą usprawiedliwioną nieobecnością pracownika spowodowaną np. długotrwałym zwolnieniem lekarskim, świadczeniem rehabilitacyjnym, czy urlopem bezpłatnym,

- okresowe wykonywanie zadań przypisanych do stanowiska będącego aktualnie wakatem,

- okresowe nasilenie lub spiętrzenie zadań,

- udział w pracach zespołów i komisji (konkursowych, rekrutacyjnych, wartościujących, przetargowych), albo ich obsługa,

- okresowe powierzenie koordynacji zadań lub dodatkowych funkcji (np. pełnomocnika),

- okresowe powierzenie wykonywania zadań na stanowisku związanym z koordynacją pracowników,

- zadania związane z wdrażaniem, koordynowaniem i obsługą projektów informatycznych.

Trzeba jednak pamiętać, iż wykonywanie dodatkowych zadań czy pełnienie funkcji, za które przysługuje wynagrodzenie na podstawie odrębnych przepisów, np. zastępstwo procesowe, powołanie na członka wyższej komisji dyscyplinarnej, itp. nie stanowi podstawy przyznania dodatku zadaniowego.

Pomocne narzędzie

W przypadku, gdy w urzędzie nie ma przepisów wewnętrznych dotyczących zasad przyznawania dodatków zadaniowych, szef sc w swoich rekomendacjach zaleca, aby przygotowano w nim jednolity formularz wniosku o przyznanie takiego dodatku, jako samodzielne narzędzie wspomagające i porządkujące obieg dokumentów i proces decyzyjny przyznawania tego rodzaju gratyfikacji. Formularz taki powinien uwzględniać podstawowe elementy niezbędne do analizy wniosku, w szczególności:

- uzasadnienie wniosku,

- określenie dodatkowych zadań, za które wnioskowane jest przyznanie dodatku zadaniowego,

- odniesienie do opisu stanowiska pracy (zakresu obowiązków) pracownika, któremu ma być przyznany dodatek zadaniowy z tytułu powierzenia dodatkowych zadań; wskazanie, że zadania powierzone pracownikowi do realizacji są zadaniami dodatkowymi, tj. nie są uwzględnione w opisie zajmowanego stanowiska pracy, albo są zadaniami dodatkowymi dla pracownika z uwagi na ich czasowo zwiększoną liczbę, np. w związku z zastępowaniem nieobecnego pracownika, realizacją zadań przypisanych do innego stanowiska pracy będącego aktualnie wakatem, okresowym natężeniem (intensyfikacją) liczby zadań,

- określenie okresu, na który ma być przyznany dodatek zadaniowy,

- propozycję miesięcznej wysokości dodatku zadaniowego wraz z uzasadnieniem i ew. wskazaniem źródła jego finansowania.

Ważne

Przyznanie dodatku zadaniowego konkretnemu członkowi korpusu służby cywilnej powinno być poprzedzone analizą zadań realizowanych w ramach zajmowanego stanowiska pracy w celu ustalenia czy są one dla tego pracownika zadaniami dodatkowymi.

Czas i wysokość określa dyrektor

Ustawa nie określa maksymalnego okresu, na jaki może być przyznany dodatek zadaniowy. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy i jest uzależniona od okresu, w jakim członek korpusu sc obarczony jest zadaniami dodatkowymi. Oznacza to, że w sytuacji podjęcia przez pracodawcę decyzji o przyznaniu pracownikowi dodatku zadaniowego w związku z okresowym powierzeniem do realizacji dodatkowych zadań, przyznanie dodatku zadaniowego oraz ustalenie jego wysokości następuje „z góry" na czas, w którym pracownik będzie wykonywał dodatkowe zadania.

Ustawa milczy też na temat jego wysokości, pozostawiając i w tej kwestii decyzje dyrektorowi generalnemu. Jednak już w swoich rekomendacjach szef sc wskazuje, że jego zdaniem – maksymalna wysokość dodatku zadaniowego – co do zasady – nie powinna przekraczać 50 proc. wynagrodzenia zasadniczego członka korpusu, któremu dodatek jest przyznawany. Przy czym, aby nie narazić się na zarzut faworyzowania jednych czy dyskryminacji innych, pracodawca określając wysokość dodatku dla konkretnego członka korpusu sc powinien czynić to według jednolitych, ustalonych wcześniej kryteriów >patrz ramka. Zalecaną praktyką powinno być też określenie kwotowo minimalnych i maksymalnych wysokości dodatków zadaniowych, przyznawanych za wykonywanie określonych grup/rodzajów dodatkowych zadań. ?

Dobre praktyki rekomendowane przez szefa służby cywilnej

Ogólne kryteria rekomendowane przez szefa sc do uwzględnienia:

- rodzaj i charakter powierzonych do realizacji dodatkowych zadań (w tym m.in. stopień złożoności, zakres odpowiedzialności merytorycznej i finansowej, wymagana samodzielność),

- ilość dodatkowych zadań oraz ich nasilenie (intensywność),

- wysokość dodatków zadaniowych przyznanych w urzędzie z tytułu realizacji takich samych lub porównywalnych zadań,

- wysokość wynagrodzenia pracownika, za zastępowanie, którego przyznawany jest dodatek zadaniowy,

- możliwości finansowe urzędu.

Podstawa prawna: Art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)

Czy dodatek zadaniowy może zostać cofnięty?

Dodatek zadaniowy przyznaje się nie na stałe, ale na czas potrzebny do realizacji określonego zadania. Czy jeśli członek korpusu służby cywilnej, wcześniej niż planowano skończy wykonywanie zleconej mu przez przełożonego dodatkowej pracy, pracodawca może przestać wypłacać mu taki dodatek?

Decyzje o przyznaniu dodatku zadaniowego podejmuje dyrektor generalny urzędu (najczęściej na wniosek kierownika komórki zatrudniającej członka korpusu służby cywilnej, wykonującego zlecone mu dodatkowe zadania). To on, bowiem jest podmiotem odpowiedzialnym za dokonywanie czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w danym urzędzie oraz realizuje politykę personalną (art. 25 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej).

Powinien to zrobić na piśmie. Jak wynika z rekomendacji szefa służby cywilnej w sprawie zasad przyznawania dodatku zadaniowego pismo takie powinno w szczególności wskazywać okres przyznania dodatku zadaniowego, który może być określony poprzez wskazanie początkowej i końcowej daty dziennej. Ale nie tylko, sposobów na określenie okresu, w którym dodatek taki przysługuje jest, bowiem więcej.

Na przykład w uzasadnionych przypadkach koniec tego okresu może być wskazany poprzez określenie okoliczności lub zdarzenia wówczas zapis o przyznaniu dodatku mógłby brzmieć np." dodatek zadaniowy przyznaje się na czas realizacji wymienionych poniżej zadań ..." albo „dodatek zadaniowy wypłacany będzie nie dłużej niż do dnia (...)". Pismo o przyznaniu dodatku powinno także wymieniać dodatkowe zadania, jakie będą powierzone pracownikowi do realizacji, określać miesięczną wysokość dodatku zadaniowego a także zawierać, klauzulę o możliwości wcześniejszego jego cofnięcia.

Jak widać z powyższego, wcześniejsze zaprzestanie wypłaty tego dodatku jest, co do zasady możliwe, choć oczywiście nie z datą wsteczną. I podobnie jak przyznanie dodatku jego cofniecie (decyzja o zaprzestaniu jego wypłaty) też powinno być dokonane na piśmie. Przy czym powodem zaprzestania wypłaty dodatku zadaniowego może być m.in. ustanie przyczyny przyznania dodatku zadaniowego (zakończenie nieobecności, które stanowiła podstawę przyznania dodatku zadaniowego, obsadzenie wakatu, niewykonywanie zadań przez pracownika, któremu powierzono dodatkowe zadania do realizacji, np. z powodu długotrwałej nieobecności pracownika itp.).

Podstawa prawna: Art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)

Czy dodatkowe zadania można realizować po godzinach pracy?

Czy przyznając pracownikowi służby cywilnej dodatkowe zadania i „opłacając ich wykonywanie dodatkiem zadaniowym" pracodawca zgadza się de facto na dłuższą pracę danej osoby? Jeśli tak, to jak to się ma do zasad rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych obowiązujących członków korpusu służby cywilnej?

Wykonywanie dodatkowych powierzonych przez pracodawcę zadań, za które członkowi korpusu służby cywilnej został przyznany dodatek zadaniowy, odbywać się powinno z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy członków korpusu służby cywilnej. Oznacza to, że co do zasady praca nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż osiem tygodni. Tak wynika z cytowanej wcześniej rekomendacji szefa sc.

Zlecenie dodatkowego zadania członkowi korpusu służby cywilnej nie może, więc oznaczać zlecania mu pracy w godzinach nadliczbowych. Gdyby, bowiem dodatkowe, zadania wykonywane miały być na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych zastosowanie musiałyby mieć przepisy art. 97 ust. 6, 7 i 8 ustawy o służbie cywilnej, czyli przepisy o rekompensowaniu takiej pracy. Zgodnie z nimi za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Podobnie urzędnikowi z tym, że jemu czas wolny przysługuje tylko za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej. Ponadto temu ostatniemu za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto – inny dzień wolny. Przy czym na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny przysługujący, jako rekompensata za pracę ponadwymiarowa mogą być udzielone w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Podstawa prawna: Art. 2, art. 88, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)