Strona postępowania administracyjnego jest zdania, że z dokonanej czynności organ powinien był sporządzić protokół, a nie notatkę służbową, gdyż ta czynność była istotna dla rozstrzygnięcia sprawy. Czy sporządzenie notatki zamiast protokołu powoduje, że organ powinien pominąć treść notatki przy załatwianiu sprawy?
Nie.
Czytaj także: Protokół przesłuchania świadka jako dowód w innej sprawie
Zgodnie z art. 67 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ ma obowiązek sporządzić zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dana czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. W szczególności trzeba sporządzić protokół: przyjęcia wniesionego ustnie podania, przesłuchania strony, świadka i biegłego, oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu, rozprawy oraz ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.
Wyliczenie to ma jednak tylko przykładowy charakter. W myśl art. 72 k.p.a. czynności organu, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. Adnotacja może być sporządzona w formie dokumentu elektronicznego. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 czerwca 1982 r. (sygn. I SA 258/82, ONSA 1982/1/54) zwrócono uwagę, że chodzi tu o bieżące adnotacje, wprawdzie pomocne przy rozpatrywaniu sprawy, ale nie obejmujące ustaleń, od których zależy lub może zależeć rozstrzygnięcie sprawy. Przeprowadzenie dowodu powinno nastąpić na zasadach określonych w art. 10 § 1 i art. 79 k.p.a., z zapewnieniem stronie prawa do udziału w czynnościach dowodowych i możliwości wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów (wyrok NSA w Warszawie z 5 grudnia 1985 r., sygn. II SA 1139/85, LEX nr 1687534).
