Czekająca już tylko na podpis prezydenta ustawa, która wiosną wprowadzi do kodeksu pracy pracę zdalną, określi wreszcie jej zasady, które – przynajmniej na początku – mogą być sporym wyzwaniem dla pracodawców. W tym szczególnie dla firm, które w organizacji pracy poza biurem szły dotychczas na żywioł. Natomiast teraz, chcąc utrzymać pracę zdalną czy hybrydową, powinny jak najszybciej zabrać się do przygotowania zasad jej wykonywania.

Zgodnie z ustawą, która ma wejść w życie dwa miesiące po jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw (czyli pewnie na przełomie marca i kwietnia), te zasady powinny być określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, to w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, których trzeba wybrać w odpowiednim trybie.

Zdalnie zdani na siebie

Jak jednak wynika z obserwacji firm doradczych, największym wyzwaniem dla firm będą kwestie związane z rozliczeniem kosztów pracy zdalnej czy hybrydowej, która stała się najbardziej popularnym modelem pracy w polskich biurach. Na razie według badania Deloitte aż 37 proc. pracowników firm, w których wprowadzono pracę hybrydową, nie otrzymuje żadnego wsparcia od pracodawcy. Pozostali w ramach tego wsparcia najczęściej wskazują możliwość pracy z dowolnego miejsca w kraju (42 proc.). Jedynie 9 proc. badanych ma miesięczne dofinansowanie kosztów home office, w tym np. dopłatę do rachunku za prąd, za internet czy amortyzację własnego sprzętu.

Po wejściu w życie przepisów o pracy zdalnej pracodawcy będą już mieli obowiązek zapewnić zdalnym pracownikom materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne), pokrywając też koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Z kolei pracownikom korzystającym z własnych narzędzi (w tym telefonu, laptopa) przysługuje ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą. Jak wynika z ustawy, obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej można zastąpić ryczałtem, ale niezależnie od sposobu rozliczeń, firmy muszą się przygotować na dodatkowe koszty.

Analizy i kalkulacje

Co prawda można ich uniknąć w przypadku przewidzianej w ustawie okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku kalendarzowym), ale ten wymiar home office nie spełni oczekiwań zwolenników pracy hybrydowej. Iza Gawryjołek, adwokat z kancelarii Deloitte Legal, przyznaje, że dla części firm nowe przepisy mogą mieć charakter odstraszający, zwłaszcza ze względu na wymóg wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu. Jednak decyzja o rezygnacji z wprowadzenia pracy zdalnej musi być dobrze przemyślana przez pracodawców, bo większość pracowników nie wyobraża sobie powrotu do biur na stałe.

Potwierdzają to wyniki badania Deloitte, według którego tylko 2 proc. pracowników biurowych byłoby gotowych do rezygnacji z pracy w domu, z kolei zaś prawie 90 proc. badanych chciałoby mieć możliwość pracy zdalnej przez trzy dni w tygodniu.

Dlatego też – jak ocenia Iza Gawryjołek – w praktyce największym problemem będzie prawidłowe ustalenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu. Przy ich obliczaniu należy bowiem wziąć pod uwagę przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w związku z pracą zdalną, a te mogą zależeć od wielu czynników, np. rodzaju sprzętu wykorzystywanego do pracy zdalnej czy cen energii w danym regionie. W rezultacie pracownicy zatrudniani u tego samego pracodawcy mogą otrzymywać ryczałt w różnej wysokości. Jak zwraca uwagę ekspertka Deloitte Legal, pracodawca będzie też zobowiązany do pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu lub w regulaminie pracy zdalnej.

Nie da się zatem podać jednej, konkretnej wartości ryczałtu czy ekwiwalentu, która będzie odpowiednia i uzasadniona dla wszystkich pracowników. Natomiast w razie kontroli urzędu skarbowego lub ZUS-u pracodawca będzie musiał wykazać, że wszystkie normy i warunki określone przez przepisy zostały wzięte pod uwagę przy kalkulacji świadczeń z tytułu pracy zdalnej.

Nie tylko koszty

– My oszacowaliśmy ten koszt sami na podstawie dostępnych narzędzi – twierdzi Wiktoria Kuc, dyrektor personalna w spółce IT, Symfonia. Przypomina, że pracodawcy mogą ustalać widełki (np. do 10 dni pracy zdalnej w miesiącu – kwota X, do 20 dni w miesiącu – kwota Y) bądź wypłacać ekwiwalent na podstawie rozliczenia dni pracy z domu. Innym rozwiązaniem może być jeden ryczałt obejmujący wszystkich pracowników. Jego wysokość można wyliczyć na podstawie ogólnodostępnych ofert cen usług telekomunikacyjnych i prądu.

Jednak sposób rozliczania ryczałtu warto skonsultować z doradcami podatkowymi, aby uniknąć potraktowania go jako przychód pracownika. – Taka wątpliwość może pojawić się w sytuacji, gdy pracownik pracujący głównie z domu otrzymuje ten sam ryczałt co pracownik pracujący głównie z biura – zaznacza Kuc.

Jak z kolei ocenia Sławomir Paruch, wspólnik i założyciel kancelarii PCS | Littler, ważniejszą kwestią niż rozliczenie kosztów pracy zdalnej, będzie zapewnienie poufności dokumentów i informacji przetwarzanych przez zdalnych pracowników. Ważną kwestią jest również zapewnienie ogólnego nadzoru nad miejscem wykonywania pracy (tak by sytuacjach pilnych lub awaryjnych móc w odpowiednim czasie wezwać pracownika do biura), a także uregulowanie takich kwestii, jak doręczanie korespondencji.

Oszczędności z pracy zdalnej

Praca z domu oznacza nie tylko dodatkowe koszty (energii, internetu czy zużycia mebli), ale też istotne oszczędności dla pracownika. Wśród tych najważniejszych jest czas i koszt dojazdów do pracy. Jak przypominał niedawno Polski Instytut Ekonomiczny, z międzynarodowych badań wynika, że w Polsce praca z domu pozwala pracownikom oszczędzić średnio 54 minuty dziennie. Jest to drugi najniższy wynik wśród 27 przebadanych państw – to o trzy minuty więcej niż w Serbii i jedna minuta mniej niż w USA.

Zaoszczędzone na dojazdach 54 minuty polscy pracownicy przeznaczają w 36 proc. na odpoczynek, na jakąś formę pracy (34 proc.), a także (16 proc.) na obowiązki opiekuńcze, co jest drugim najwyższym wynikiem wśród badanych państw. ∑