Przyszli małżonkowie powinni stawić się osobiście w wybranym przez siebie urzędzie stanu cywilnego, mając przy sobie dokumenty potwierdzające tożsamość, czyli dowody osobiste albo paszporty.
Osoby, które chcą zawrzeć związek małżeński, muszą też dostarczyć odpisy skrócone aktów urodzenia - jeżeli urodzili się poza miejscowością, w której biorą ślub.
Gdy jeden z przyszłych małżonków jest rozwodnikiem, trzeba dostarczyć odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie lub wyrok sądu w sprawie rozwodu. Natomiast gdy przyszła żona jest wdową lub mąż wdowcem, to niezbędny będzie odpis aktu zgonu nieżyjącego współmałżonka lub prawomocne orzeczenie sądu stwierdzające zgon.
Coraz częściej jeden z przyszłych małżonków jest obcego pochodzenia. Jeżeli tak, to musi przedstawić: dokument stwierdzający możność zawarcia małżeństwa według prawa ojczystego albo prawomocne postanowienie sądu o zwolnieniu cudzoziemca od obowiązku złożenia takiego dokumentu i paszportu.
Narzeczeni biorący ślub kościelny, konkordatowy, jeżeli chcą, by wywierał on skutki cywilnoprawne, muszą w urzędzie stanu cywilnego załatwić formalności podobne do tych, które załatwiają narzeczeni biorący ślub cywilny. Poza tym powinni złożyć pisemne zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa (może być złożone także przed publicznym notariuszem, a za granicą przed polskim konsulem). Na tej podstawie kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje zaświadczenie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Jest ono ważne trzy miesiące. Musi być dostarczone księdzu, który będzie udzielał ślubu. Po ślubie duchowny w ciągu pięciu dni przekazuje do urzędu stanu cywilnego informację o zawarciu małżeństwa. Na tej podstawie kierownik urzędu sporządza akt małżeństwa.
