Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynął szereg skarg obywateli dotyczących trudności z uzyskaniem z archiwów ich dokumentacji ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Bez tych dokumentów osoby nie uzyskają od ZUS wyższego świadczenia emerytalnego.
W przypadku, gdy zainteresowany nie przedłoży dokumentów do wyliczenia wysokości emerytury, Zakład przyjmuje za podstawę wymiaru składek kwotę minimalnego wynagrodzenia. Skarżący podnoszą również długi czas oczekiwania na rozpatrzenie ich wniosków o wydanie dokumentacji - jedna z kobiet czeka na swoją dokumentację płacową od ponad dwóch lat.
Biuro RPO zwróciło się z tą sprawą do do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka oraz marszałka województwa pomorskiego Mieczysława Struka – jako organ nadzorujący podmioty gospodarcze prowadzące działalność przechowalniczą.
Na ten problem w latach poprzednich zwracała uwagę również Najwyższa Izba Kontroli - w ocenie NIK system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.
Zarówno NIK jak i Rzecznik podkreśla, że problem ten bardzo często dotyczy osób z problemami zdrowotnymi, które powinny móc liczyć na państwo w realizacji przysługujących im praw i świadczeń oraz zapewni im jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę. Brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ocenie RPO w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych.W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa.
