Oczywiście wydatki możemy rozliczać, jeśli jesteśmy opodatkowani według skali lub stawką liniową. Nie ma tej możliwości przy ryczałcie i karcie podatkowej.

Koszty uzyskania przychodów wpisujemy do zeznania rocznego na podstawie danych z podatkowej księgi przychodów i rozchodów (albo ksiąg rachunkowych).

Zalicza się do nich koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania i zabezpieczenia jego źródła. Mówiąc prościej – odliczymy wydatki na działalność gospodarczą, zarówno takie, które bezpośrednio przyczyniają się do zawarcia transakcji, jak i związane z codziennym funkcjonowaniem firmy.

Trzeba też pamiętać o art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Tam znajduje się tzw. negatywny katalog kosztów, czyli wydatków, których nie odliczymy.

Jakie wydatki zaliczymy do podatkowych kosztów? Przede wszystkim na podstawową działalność, czyli zakup towarów, którymi handlujemy oraz związane z usługami, które świadczymy. Ale każda firma ponosi też szereg kosztów ogólnych. Są to najczęściej:

- opłaty związane z siedzibą firmy (także wtedy, gdy jest w domu albo mieszkaniu),

- faktury za służbowe rozmowy telefoniczne i za dostęp do Internetu,

- koszty eksploatacji służbowego samochodu (mogą to być wydatki na paliwo, wymianę opon, remonty),

- zakupy wyposażenia, np. telefonu, biurka, krzeseł, regałów na dokumenty,

- amortyzacja firmowego majątku lokalu, samochodu, komputera,

- wynagrodzenia pracowników,

- opłaty za prowadzenie firmowego rachunku bankowego,

- nakłady na reklamę,

- wydatki na wyjazdy służbowe,

- zakup materiałów biurowych (segregatory, zszywacze, papier, koperty).

Oczywiście każdy wydatek musi być udokumentowany. Przedsiębiorca musi więc gromadzić dowody księgowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne) potwierdzające zakupy.

Przykład:

Pan Kowalski jest właścicielem firmy doradczej. Na potrzeby działalności wykorzystuje pokój w swoim mieszkaniu. Powierzchnia pokoju wynosi 14 m2, natomiast całego mieszkania 70 m2.

Pan Kowalski płaci co miesiąc czynsz w wysokości 400 zł. Do kosztów podatkowych może zaliczyć 80 zł miesięcznie. Wynika to z wyliczenia:

14 m2 x 100 : 70 m2 = 20 proc.

400 zł x 20 proc. = 80 zł

Urząd może sprawdzić

Fiskus chętnie kontroluje rozliczenia przedsiębiorców i weryfikuje czy zasadnie pomniejszyli swój przychód o różnego rodzaju wydatki.

Urzędnicy mogą np. złożyć wizytę w mieszkaniu, w którym jest zarejestrowana firma i sprawdzić czy faktycznie jest w nim prowadzona działalność i czy wydatki na czynsz i media (oraz amortyzacja lokalu) mogą być podatkowym kosztem.

Mają też prawo przeprowadzić kontrolę krzyżową, czyli sprawdzić czy dokumenty księgowe kontrahenta pokrywają się z naszymi. -