Chorąży miał przekazać załodze komunikat o pogodzie, ale tego nie zrobił. Dlaczego? Nie potrafił powiedzieć. Pułkownik, który powinien koordynować prezydenckie loty, spóźnił się na lotnisko o ponad godzinę i nie bardzo się orientował w sytuacji. Kontroler z lotniska wojskowego w Warszawie dowiedział się, że w Smoleńsku jest mgła, ale nie przekazał tej informacji dalej. Wiadomość doszła gdzie trzeba, gdy wrak prezydenckiego samolotu dopalał się pod Smoleńskiem.
Wszystko to wynika z raportu Millera i ostatnio opublikowanych protokołów i załączników. Dzięki tym dokumentom można dokładniej odtworzyć, co się działo, zanim doszło do katastrofy 10 kwietnia.
6 rano, przed wylotem
Na Okęciu pogoda idealna. Depesza METAR z godziny szóstej mówi o wysokiej jak na kwietniowy poranek temperaturze (5 stopni) i niewielkim wietrze. W rubryce dotyczącej widzialności meteorolog wpisał CAVOK – ulubione słowo lotników. Ten skrót od angielskiego wyrażenia „ceiling and visibility OK" oznacza, że widać na ponad 10 tysięcy metrów, na niebie nie ma chmur albo wiszą wysoko nad ziemią.
Poranek 9 kwietnia
Odprawa w gabinecie dowódcy 1. eskadry lotniczej 36. pułku. Celem jest wyznaczenie załogi na jutrzejszy lot z prezydentem do Smoleńska. Dowódca i drugi pilot wiedzą od dawna, że lecą z Lechem Kaczyńskim. Nie ma problemu z technikiem pokładowym. Pojawia się przy wyborze nawigatora.
Sekcja nawigacji w 36. pułku została zlikwidowana. Został tylko jeden etatowy nawigator. To jego dowódca eskadry chce wyznaczyć na lot do Smoleńska. W trakcie odprawy zmienia zdanie – wyszło, że etatowy nawigator ma niebawem lecieć do USA i Kanady, musi więc mieć czas, żeby się przygotować. Na jego miejsce wskazał pilota jaka. Okazało się jednak, że ten nie ma rosyjskiej wizy. Szukano dalej i trafiło na innego pilota, Artura Ziętka, który wizę rosyjską miał. Tyle że Ziętka nie było jeszcze w jednostce. Dowódca każe go pilnie powiadomić przez telefon, że nazajutrz o świcie leci do Smoleńska. Ziętek musi być zdziwiony: nie zna rosyjskiego, ostatni raz był nawigatorem na tupolewie w styczniu 2010 roku, a na dodatek 9 kwietnia miał inny lot – do Gdańska. Przyjął jednak polecenie.
Dlaczego wyznaczono właśnie Ziętka do tak trudnego zadania, jakim była wyprawa na lotnisko wojskowe w Rosji?
Według ustaleń komisji Millera „dowódca eskadry uważał, że wylot do Smoleńska jest stosunkowo prostym lotem, z którym powinna poradzić sobie każda załoga".
Skład zatwierdzono w rozkazie dziennym dowódcy pułku. Dziś wiadomo, że tylko technik miał wymagane uprawnienia, i dopuszczenie, a więc wyznaczenie takiej załogi, było złamaniem instrukcji Head (dotyczącej lotów z najważniejszymi osobami w państwie). Dowódcy eskadry i pułku prokuratorzy postawili zarzuty niedopełnienia obowiązków służbowych.
9 kwietnia, 9 rano
Artur Ziętek dociera do jednostki. Natychmiast idzie do etatowego nawigatora pułku. Dostaje od niego kserokopie kart podejścia na lotnisko Siewiernyj w Smoleńsku. To stara dokumentacja, wyciągnięta z archiwum polskiej ambasady w Moskwie, przesłana do Polski faksem. Pułk chciał aktualnych kart podejścia, ale ich nie dostał. Dlaczego? Zdecydowała o tym rozmowa dwóch dyplomatów: pracownika polskiej ambasady i rosyjskiego MSZ. Kiedy Polak pytał o dane lotniska, Rosjanin odpowiedział mu, że od zeszłego roku nic się nie zmieniło. Potem się okazało, że to nieprawda – zapisane na nich dane różniły się od stanu aktualnego. Karty nie miały daty publikacji ani numerów strony. Na dobrą sprawę lotnicy powinni wyrzucić papiery do kosza.
Ziętek nie ma jednak czasu na rozmyślania. Za kilka godzin wylatuje do Gdańska – musi ekspresowo przygotować się do dwóch lotów. Wpisuje dane lotu do komputera i programu nawigacyjnego. Zdaniem komisji zwyczajnie kopiuje dane z wcześniejszego wylotu z 7 kwietnia. Mechanicznie przekleja jako lotnisko zapasowe Witebsk, które w dni wolne od pracy nie działa.
Nikt nie zauważa tej pomyłki – choć według procedur wyznaczeni ludzie powinni tego pilnować. Na przykład starszy dyżurny operacyjny Centrum Operacji Powietrznych ma znać status lotnisk zapasowych – o czym mówi instrukcja Head. Komisja doszła do wniosku, że Centrum Operacji nie wiedziało o lotniskach zapasowych, nie miało pojęcia, jakie są minima do lądowania w Smoleńsku i jakie minima ma kapitan prezydenckiego samolotu.