Firmy nie muszą trzymać papierowych kopii faktur

Znamy już uzasadnienie precedensowego [b]orzeczenia NSA z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)[/b] dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur .

To dobra wiadomość dla firm, które wystawiają po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy faktur rocznie i muszą ponosić dodatkowe koszty związane z przechowywaniem ich papierowych kopii. To wymaga wynajmowania magazynów, w których dokumenty te są przechowywane przez pięć lat, by fiskus w każdej chwili mógł do nich zajrzeć przy okazji kontroli.

[srodtytul]Nowa era, stare nawyki[/srodtytul]

– To bardzo korzystny dla podatników wyrok, bo oznacza odejście od dotychczasowej interpretacji przepisów. Gdy ta linia orzecznicza się utrzyma, to nawet jeśli polskie przepisy dotyczące przechowywania faktur się nie zmienią, będzie ona oznaczała koniec archiwizacji dokumentów w wersji papierowej – uważa Przemysław Skorupa, doradca podatkowy w kancelarii Baker & McKenzie.

Chodziło o interpretację przepisów o podatku od towarów i usług, a dokładnie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=177843]rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania faktur i ich przechowywania (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.)[/link] (rozporządzenie już nie obowiązuje, zastąpiło je inne - z 28 listopada 2008 r.)

[srodtytul]Obowiązku brak[/srodtytul]

Sędziowie NSA nie mieli wątpliwości, że wykładnia językowa tych przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy firma, która zajmuje się np. wywozem śmieci z posesji zwykłego Kowalskiego, może przechowywać kopie faktur w wersji elektronicznej (tj. w systemie księgowym, w którym te dokumenty zostały wystawione).

Uznali też, że problemu nie da się rozwiązać bez odwołania do przepisów unijnych, czyli dyrektywy 2006/112/WE. Ta natomiast nie zawiera bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Można z niej co najwyżej wywnioskować, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej.

Żaden przepis rozporządzenia nie mówi o drukowanej kopii faktury. Minister finansów nie zastrzegł więc formy papierowej jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro tak, to – zdaniem NSA – nie ma przeciwwskazań do systemu mieszanego, który pozwala oryginały faktur wysyłać do klienta (np. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) w formie papierowej, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej, gotowe do wydrukowania na każde żądanie fiskusa. W ocenie sądu za taką wykładnią przemawiają też względy celowościowe, takie jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Według sędziów punkt widzenia na formę przechowywania faktur ukształtował się na gruncie ustawy z 1993 r., w innych realiach technicznych. Obecne rozumienie przepisów może więc wynikać z przyzwyczajeń nabytych jeszcze za starej ustawy.

[b]Zdaniem NSA to podatnik powinien decydować o tym, w jakiej formie przechowuje kopie faktur. Ważne tylko, by mógł je udostępnić organom podatkowym czy skarbowym w żądanej przez nich formie. Dlatego obowiązek przechowywania kopii faktur w wersji papierowej NSA uznał za nadmiernie dolegliwy, naruszający zasadę proporcjonalności.[/b]