Nie należy zmieniać kolejności numerów faktur

[b]Tak orzekł WSA w Warszawie 22 września 2010 r. (III SA/Wa 514/10).[/b]

Spółka prowadzi działalność w zakresie ubezpieczeń gospodarczych, w dużej części zwolnioną z VAT. Wszystkie dokumenty, w tym faktury, wystawia przy użyciu programu, który rejestruje je automatycznie, w sposób chronologiczny, unikatowy i ciągły, według jednej sekwencji.

W konsekwencji następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji, bowiem pomiędzy nimi zarejestrowane będą inne dokumenty.

Spółka chciała potwierdzenia, że taki system jest prawidłowy w świetle przepisów o VAT, w tym § 5 ust. 1 pkt 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=43D6D79D4C40516B58FA33ECEBB1B99C?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. regulującego zasady fakturowania[/link]. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać numer kolejny dokumentu. Zdaniem spółki przepis nie precyzuje, co należy rozumieć przez „numer kolejny”.

W razie istnienia luki numeracyjnej pomiędzy dwoma fakturami „brakujące” numery zostają automatycznie przypisane innym dokumentom, co uniemożliwia wykorzystanie ich do oznaczenia faktur wystawianych w kolejnych okresach.

Tym samym spełniony jest główny cel numerowania faktur: zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji przy jednoczesnym zachowaniu gwarancji, że w razie weryfikacji uzyska się komplet faktur wystawionych w okresie rozliczeniowym.

Organ podatkowy nie zgodził się z tym. Uznał, że każda kolejna faktura musi mieć nadany numer o jeden większy od poprzedniego, a numeracja nie może uwzględniać innych dokumentów

WSA w całości przychylił się do argumentacji organu. Zwrócił jednocześnie uwagę na [b]wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z 15 lipca 2010 r. (C-368/09)[/b], zgodnie z którym błędna numeracja faktur nie pozbawia prawa do odliczenia VAT.

[i]Autorka jest członkiem Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte[/i]

[ramka][b]Monika Parusińska, konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Gdańsku)[/b]

W ocenie sądu, w świetle § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur, poprawną metodą jest nadawanie kolejnych, następujących po sobie numerów fakturom VAT.

Niewątpliwie jest to stanowisko zgodne z literalnym brzmieniem tego przepisu, które wskazuje, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury oznaczonej jako „faktura VAT”. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami VAT.

Według tej samej numeracji nie mogą więc – zdaniem sądu – być numerowane oprócz faktur VAT również inne dokumenty.

W praktyce to rozstrzygnięcie może dotyczyć wielu przedsiębiorców. Średnie czy duże firmy często wykorzystują do prowadzenia ksiąg zintegrowane systemy typu ERP (Enterprise Resource Planning).

Specyfiką tego typu rozwiązań jest nadawanie unikatowego numeru wszystkim generowanym z systemu dokumentom, zatem w ramach jednej sekwencji numerowane mogą być wystawiane przez danego podatnika faktury VAT, faktury korygujące, a nawet dokumenty dotyczące sprzedaży wykonywanej poza granicami kraju.

W przypadku grup kapitałowych księgi mogą być też prowadzone w jednym systemie, obejmującym wiele podmiotów z grupy kapitałowej i ciągłość numeracji może być zachowana na poziomie grupy, a nie podmiotu. Często odmienne skonfigurowanie tego typu systemu księgowego może być niemożliwe bądź znacząco utrudnione.

Sąd wskazał także na wyrok ETS, z którego wynika, że błędna numeracja faktur nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT. Na razie bez odpowiedzi pozostaje pytanie, czy numerowanie faktur dokumentujących sprzedaż bez zachowania ciągłości numeracji będzie dla organów podatkowych naruszeniem przepisów prawa podatkowego mogącym rodzić negatywne konsekwencje dla firm.