Ewidencja czasu pracy dowodem na nadgodziny

Dla celów prowadzenia postępowania w sądzie cywilnym czy też sądzie pracy ważny jest art. 6 kodeksu cywilnego. Stanowi on, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Czyli jeśli chce się coś uzyskać od drugiej strony, należy wykazać dowodami fakty, na których opiera się swoje roszczenie. Jeśli powód nie zdoła tego uczynić, musi liczyć się z tym, że jego powództwo zostanie oddalone.

W praktyce często pojawiają się jednak wątpliwości, kto i co powinien udowadniać.

Sposoby na brak ewidencji

Do Sądu Najwyższego regularnie trafiają sprawy o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, w sytuacji gdy pracodawca albo w ogóle nie prowadził ewidencji czasu pracy, albo prowadził ją nierzetelnie.

Mając na uwadze to, że ten dokument w zasadzie powinien być podstawowym dowodem na to, jak długo pracowała dana osoba, sąd musi się głowić, co zrobić, kiedy ewidencji de facto brak i jakie ma to skutki dla postępowania dowodowego.

I tak w opinii wyrażonej w wyroku SN z 27 kwietnia 2009 (I PK 213/08) w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 i 232 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 6 k.c.).

Z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia za pomocą innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy (osobowe środki dowodowe, domniemania faktyczne).

Czyli co to oznacza? Pracownik może wnioskować o dopuszczenie wszelkich dowodów, którymi wykaże, ile i kiedy pracował w godzinach nadliczbowych. Nie jest jednak tak, że sam  brak ewidencji czasu pracy sprawia, że ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę i to on musi wykazywać, że jego podwładny mija się z prawdą.

Przykład 1

Pracodawca zarzucił sądowi, że dopuszcza dowody z przesłuchania świadków na okoliczności, które były stwierdzone w dokumencie prywatnym, jakim jest ewidencja czasu pracy.

Szef powinien jednak pamiętać, że jeśli zostanie wykazane, że sam unikał ewidencjonowania godzin nadliczbowych twierdząc, że nie mają one prawa występować w jego firmie, naraża się tym samym na przegranie sprawy.

Skutecznie podważona przez podwładnego ewidencja nie będzie miała wielkiego waloru dowodowego.

Inicjatywa po każdej stronie

W kolejnym z orzeczeń SN nieco inaczej ujął reguły rządzące postępowaniem dowodowym w tego typu sprawach.

Stwierdził mianowicie, że ciężar dowodu w zakresie czasu wykonywania pracy spoczywa zarówno na pracowniku, który dochodzi roszczeń z tego tytułu (art. 6 k.c. w związku z art. 300 k.p.), jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy (wyrok z 23 listopada 2001, I PKN 678/00).

Idąc tym tropem, trzeba po prostu stwierdzić, że na wszelki wypadek każda ze stron powinna wykazywać się inicjatywą dowodową. Podwładny będzie przedstawiał dowody na to, że pracował ponad obowiązujące go normy czasu pracy, a przełożony – że takie okoliczności nie miały miejsca w jego firmie.

Nic na skróty

Dobrodziejstwo art. 322 k.p.c. nie może być jednak stosowane w nazbyt uproszczony sposób. SN musiał niedawno przypomnieć, że zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy nie uprawnia przyjęcia domniemania faktycznego albo prawnego (art. 231 k.p.c.) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika (wyrok SN z 2  czerwca 2010, II PK 369/09).

W ocenie SN brak ewidencji czasu pracy nie oznacza, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez podwładnego. To, czy stanowi ona odzwierciedlenie rzeczywistego czasu pracy, podlega w razie sporu ocenie w postępowaniu dowodowym.

W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu i twierdzenie, że w takiej sytuacji (wobec braku formalnej ewidencji czasu pracy) wiarygodna jest wersja podawana przez pracownika, chyba że pracodawca wykaże, że podwładny nie pracował w takim rozmiarze, w jakim twierdzi.

Przykład 2

Pani Karolina wniosła o przyznanie jej wynagrodzenia za 500 godzin nadliczbowych przepracowanych od maja 2008 do listopada 2010.

Gdy okazało się, że szef pani Karoliny nie prowadził w ogóle ewidencji czasu pracy, sąd uznał, że nie wykazał on, że pracownica w określonym przez siebie czasie nie pracowała, a więc powództwo w całości podlega uwzględnieniu.

W kontekście przywołanego wyroku SN trzeba stwierdzić, że sąd poszedł na skróty i postępując prawidłowo powinien przeprowadzić jak najdokładniejsze postępowanie dowodowe na okoliczności podnoszone w pozwie.

Pokwitowanie to za mało

Pracownik, który procesuje się ze swoim, zwykle byłym, szefem, powinien uważać na szczególne zasady postępowania z dokumentami przedstawionymi w sprawie.

SN przypomina, że zaprzeczenie prawdziwości dokumentu prywatnego złożonego przez jedną ze stron procesu przenosi na tę drugą (zaprzeczającą) ciężar wykazania, że przedstawiony dokument prywatny nie jest prawdziwy (art. 253 k.p.c.).

Jeżeli w procesie o wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę pozwany pracodawca kwestionuje prawdziwość przedstawionej przez pracownika będącego powodem umowy o pracę jako dokumentu prywatnego, to na nim spoczywa ciężar udowodnienia jej nieprawdziwości (wyrok z 4 września 2007, I PK 112/07).

Nie ma wątpliwości, że braki w dokumentacji w zakładzie pracy mogą mieć różnorodne negatywne dla szefostwa skutki. Ewidencja czasu pracy to tylko jeden z takich dokumentów. Są jednak i inne.

W sytuacji gdy pracodawca narusza obowiązek prawidłowego prowadzenia dokumentacji w zakresie wynagrodzenia za pracę w stopniu uniemożliwiającym lub poważnie utrudniającym pracownikowi kontrolę prawidłowości dokonanej zapłaty, pokwitowanie przez pracownika tej zapłaty nie zwalnia pracodawcy od obowiązku wykazania, że wynagrodzenie lub inne świadczenie zostało wypłacone w należnej wysokości (wyrok SN z 20 listopada 2007, II PK 81/07).

Pracodawca, który ma poważne braki w swoich papierach, nie może tego  wykorzystywać przeciwko podwładnym. SN zaznaczył, że pokwitowanie odebrania pieniędzy nie jest żadnym oświadczeniem woli zwolnienia szefa z długu, a tylko ma stanowić pomoc w dowiedzeniu, że pieniądze zostały wypłacone.

Przykład 3

Pracodawca dawał podwładnym co miesiąc do podpisu skomplikowane rozliczenia ich pensji wraz z dodatkami, jednak nie wypłacał całych należności.

Nie będzie mógł się zatem bronić w procesie tym, że skoro pracownicy pokwitowali odbiór pieniędzy, to wszystko jest w porządku.

Zatrudnieni będą mogli wykazywać wszelkimi środkami dowodowymi, że rzeczywistość była inna niż ujawniona w pokwitowanych dokumentach.