Defańska-Czujko, Borówka: Digitalizacja w HR a prawo pracy

Pandemia Covid-19 drastycznie zmieniła oblicze rynku pracy i nic nie wskazuje, by w najbliższym czasie pracodawcy i pracownicy, szczególnie zatrudnieni w sektorze usług, mieli wrócić do stanu sprzed marca 2020 r. Jak wynika z danych GUS, w II kwartale 2021 r. co dziewiąta osoba pracowała zdalnie i dla większości taki stan rzeczy bezpośrednio wynikał z pandemii. Coraz częściej obserwuje się jednak, że dla pracowników możliwość wykonywania pracy zdalnej stale lub hybrydowo (kilka dni w tygodniu z biura, a kilka kolejnych z domu) jest istotnym benefitem, który wpływa na decyzję o podjęciu zatrudnienia.

W interesie pracodawcy

Pracodawcy na zdalnym prowadzeniu biznesu mogą skorzystać, choćby finansowo. Rezygnując z części powierzchni biurowej na rzecz tzw. hot deskingu (personel nie ma wówczas jednego, przypisanego miejsca pracy, przychodząc do biura zajmuje wolną powierzchnię), w długotrwałej perspektywie sporo oszczędzają (np. na wynajmie). Z drugiej strony praca zdalna eliminuje bariery wynikające z lokalizacji miejsca pracy. Coraz mniej problematyczne jest zatrudnienie przez spółkę pracownika o unikalnych umiejętnościach, który pracuje z innego miasta, a nawet kraju, o ile tylko pozwala na to charakter powierzonych mu zadań.

Tu pojawiają się pytania o możliwość digitalizacji pracy zespołów kadrowych i przeniesienie procesów HR do rzeczywistości wirtualnej. Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami za pośrednictwem MS Teams, Zooma lub Skype'a to już w zasadzie norma. Co z pozostałymi obszarami pracy działów personalnych? Czy możliwa jest realizacja procesów kadrowych bez papieru? Czy można pracować w zespole kadr i płac i nie spotkać się z pracownikiem w cztery oczy? Okazuje się, że można, pod pewnymi warunkami.

Korzyści z e-akt

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Od 2019 r. Kodeks pracy wskazuje wprost, że jest to możliwe także w formie elektronicznej. W takim wypadku trzeba pamiętać, że dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Musi też ona być chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowywana przez odpowiedni okres, który wynosi, poza pewnymi wyjątkami, dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W praktyce: pracodawcy, którzy posiadają odpowiedni system informatyczny spełniający te wymagania, mają otwartą drogę do przeniesienia kadr i płac w przestrzeń wirtualną.

Wielu coraz częściej dochodzi do – skądinąd słusznego – wniosku, że zastąpienie papierowych teczek e-aktami osobowymi ma wiele korzyści. Dobrze przygotowany system informatyczny nie tylko zwiększa bezpieczeństwo danych (do systemu dostęp najczęściej mogą mieć tylko wyznaczone osoby, e-akt nie sposób przecież zgubić), ale też sprzyja usprawnieniu procesów, czego dobrym przykładem są rozwiązania informatyczne, które po wprowadzeniu danych kandydata i ustalonych z pracodawcą warunków generują gotowe umowy o pracę. Oszczędność czasu i papieru w jednym.

Co więcej, od 2019 r., w związku z wprowadzeniem zmian do rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej, jasne jest, jakie wymogi należy spełnić, aby uznać, że dokumentacja prowadzona jest w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Jednym z istotnych elementów jest m.in. opracowanie i stosowanie odpowiednich procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania. Elektronizacja dokumentacji to wyzwanie, ale dzięki regulacjom funkcjonującym od niemal trzech lat wiadomo już, jak ją przeprowadzić.

Kwalifikowany podpis

Wśród pracowników i części pracodawców pokutuje przekonanie, że umowa o pracę koniecznie musi mieć formę papierową. Tymczasem z punktu widzenia przepisów taka umowa winna być zawarta na piśmie. Wbrew pozorom nie znaczy to jednak, że trzeba wydrukować papierowy egzemplarz, a pracodawca i pracownik muszą złożyć odręczny podpis. W 2016 r., na podstawie nowelizacji dokonanej wówczas w Kodeksie cywilnym, stało się jasne, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza opatrzenie dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Złożenie oświadczenia woli w ten sposób równoważne jest z zachowaniem formy pisemnej. Mówiąc inaczej – podpisanie umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia przewidziany w Kodeksie pracy wymóg formy pisemnej oraz jest ważne i skuteczne.

Należy jednak mieć na uwadze, że nie każdy podpis elektroniczny jest równy formie pisemnej – jest to częsty błąd tak pracodawców, jak i pracowników. Aby podpis elektroniczny zastępował formę pisemną, konieczne jest bowiem, żeby był kwalifikowany, tzn. nabyty od dostawców znajdujących się na liście sporządzonej przez Narodowe Centrum Certyfikacji (ewentualnie możliwe jest też nabycie go od certyfikowanych dostawców z innych krajów UE). W praktyce pracodawcy, którzy nie planują spotkać się z pracownikiem osobiście, powinni pamiętać o kwalifikowanym podpisie elektronicznym we wszystkich sytuacjach, w których przepisy wymagają formy pisemnej. Jest to szczególnie istotne w przypadku umowy o zakazie konkurencji, z uwagi na to, że Kodeks pracy przewiduje sankcję nieważności za niedochowanie przy jej zawieraniu formy pisemnej. Podobnie jest np. w przypadku umowy o współodpowiedzialności materialnej, zawieranej przez pracowników z pracodawcą.

A co z rozwiązywaniem umów o pracę? Tutaj zasada jest analogiczna, jak przy ich zawieraniu. Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę musi być sporządzone na piśmie, co oznacza, że wystarczające będzie, jeśli pracodawca złoży na oświadczeniu kwalifikowany podpis elektroniczny, a następnie dostarczy taki dokument pracownikowi. Należy przy tym upewnić się, że oświadczenie faktycznie dotarło do pracownika – w tym celu najlepiej jest wysłać je na adres służbowy lub z opcją potwierdzenia odbioru.

Nie tylko akta osobowe mogą być elektroniczne

Digitalizacja kadr nie kończy się na możliwościach zawarcia i rozwiązania umowy o pracę za pośrednictwem internetu, ale dotyczy także innego rodzaju dokumentacji, za którą odpowiada pion HR. Przykładowo, regulaminy pracy i wynagradzania, a także zmiany do nich, aby mogłyby wejść w życie, muszą na dwa tygodnie wcześniej zostać podane do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W pełni dopuszczalne, i w praktyce najczęściej praktykowane, szczególnie w sektorze usług, jest to, żeby takie dokumenty przesyłać drogą elektroniczną lub umieszczać na wewnątrzfirmowym intranecie. Nie ma też przeszkód, aby inne kwestie związane z organizacją pracy były opracowane w formie elektronicznej, np. rozkład czasu pracy może być przygotowany w arkuszu programu Excel, a obecność pracowników potwierdzana poprzez zalogowanie się do systemu pracodawcy lub wysłanie maila do przełożonego. Wielu pracodawców łączy już ewidencję czasu pracy z systemem umożliwiającym wstęp do zakładu pracy, czy zastępuje listy obecności czasem logowania się pracowników do komputerów.

Czekając na nowe

Wszystkie powyższe zasady postępowania w obszarze HR wynikają z aktualnie obowiązujących regulacji, funkcjonujących jeszcze zanim konieczność radzenia sobie z implikacjami pandemii Covid-19 stała się elementem naszej codzienności. Nie wszystkie problemy związane z digitalizacją pracy działów personalnych są jednak łatwe do rozwiązania. Jednym z kluczowych tematów, który w ciągu ostatniego roku zdominował dyskusje pomiędzy HR-owcami a prawnikami, jest praca zdalna. Kodeks pracy nie zawiera przepisów regulujących to zagadnienie wprost, a zasady rządzące tzw. telepracą, ze względu na bardzo małą elastyczność, nie przystają do realiów dnia dzisiejszego.