Biznes liczy na niźsze koszty

Przedstawiona przed wyborami przez premiera Tuska propozycja powołania Ministerstwa Cyfryzacji to właściwa odpowiedź na zgłaszane przez przedsiębiorców i osoby fizyczne zastrzeżenia do działania szeroko rozumianej e-administracji. Tworzenie podwalin funkcjonowania nowego resortu zajmującego się informatyzacją winno być oparte na sprawdzonych standardach międzynarodowych. W wielu krajach istnieją już takie lub podobne instytucje z bogatymi doświadczeniami, które można by z powodzeniem wykorzystać w Polsce.

Jednym z filarów takiego ministerstwa mogłaby być integracja obowiązków informacyjnych przedsiębiorstw wobec administracji. Takie rozwiązania funkcjonują już w kilku krajach w ramach inicjatywy SBR (Standard Business Reporting). Głównym założeniem SBR jest redukcja obciążenia administracyjnego związanego z procesem raportowania do różnych instytucji publicznych. Cel ten osiągany jest na dwa sposoby, po pierwsze poprzez harmonizację wymiany informacji pomiędzy instytucjami (korzystania wielu instytucji z jednego źródła informacji), po drugie, poprzez redukcję ilości raportowanych informacji (eliminację powtarzających się lub dostosowanie podobnych pozycji).

Wśród najbardziej kosztownych obowiązków firm jest składanie zeznań do celów podatkowych – to 10,5 mld zł rocznie

Motywem przewodnim projektu SBR jest idea „single reporting", czyli uproszczenie procesu raportowania poprzez zastosowanie jednego, kompleksowego raportu na potrzeby wszystkich instytucji publicznych.

Dzięki temu uzyskuje się podwójne korzyści: redukuje się koszty związane z procesem przesyłania sprawozdań oraz upraszcza się komunikację z administracją. Poza tym wdrożenie projektu SBR, dzięki zastosowaniu specjalnego oprogramowania, pozwala na przekazywanie informacji zawartych w raporcie bezpośrednio do instytucji publicznych w czasie rzeczywistym przy całkowitej eliminacji błędów.

Program SBR zakłada umożliwienie złożenia raportu w jedno miejsce na potrzeby wielu instytucji publicznych. Z tego powodu ważne jest, aby w projekcie

uczestniczyła jak największa liczba instytucji, które otrzymują od przedsiębiorców sprawozdania z informacjami dotyczącymi efektów ich działalności.

Przygotowanie jednego sprawozdania finansowego kosztuje firmę 5 tys. zł

Raporty finansowe w Polsce

W listopadzie 2010 roku Ministerstwo Gospodarki opublikowało raport „Pomiar obciążeń administracyjnych w przepisach prawa gospodarczego". Celem raportubyło oszacowanie kosztów przedsiębiorców związanych z wykonywaniem obowiązków wynikających z 482 krajowych aktów prawnych. Pomiar został

wykonany tzw. metodą Modelu Kosztu Standardowego (MKS) i objął 60 proc. najbardziej uciążliwych obowiązków wybranych z 6187 wynikających z aktów prawnych.

Suma kosztów administracyjnych ponoszonych przez przedsiębiorstwa w związku z obowiązkami sprawozdawczości finansowej wynosi obecnie ok. 11 mld zł rocznie. Co więcej, prawie wszystkie obowiązki spośród dziesięciu najbardziej kosztownych dotyczą zobowiązań z zakresu prawa podatkowego oraz rocznych sprawozdań finansowych przedsiębiorstw. Wśród najbardziej kosztownych obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową firm najwyższą pozycję zajmuje składanie zeznań do celów podatkowych (10,5 mld zł rocznie). Na kolejnych miejscach znajdują się raporty dla Centrum Usług Wspólnych (które od 2012 roku mają być zlikwidowane) oraz GUS.

Interesująco przedstawia się rozkład kosztów obciążeń.

Samo przygotowanie jednego sprawozdania finansowego kosztuje przedsiębiorstwo przeciętnie 5 tys. zł, do tego należy dodać koszt sporządzenia sprawozdania finansowego do celów podatkowych (3 tys. zł) oraz koszt skonsolidowanego sprawozdania finansowego (9,4 tys. zł, tylko przedsiębiorstwa działające w formie grup kapitałowych). W sumie daje to kwotę 17,4 tys. zł rocznie. Doliczając do tego inne koszty (np. przekazania raportów do instytucji publicznych), otrzymujemy rocznie kwotę 22 tys. zł, a dla spółek notowanych na giełdzie poziom ten rośnie do 39 tys. zł.

Warto dodać, że pojawiają się i inne uciążliwości. Trzeba brać także pod uwagę czas pracy na przygotowanie sprawozdań, ich weryfikację, dostarczenie do księgowego, ale także złożenie podpisanych wydruków w urzędzie i odstanie swego w kolejce.

Koszty w Australii

Projekty, które miały na celu agregację kilku raportów w jeden, przy jednoczesnym ograniczeniu informacji raportowanych, zostały z sukcesem wdrożone w ostatnich latach w kilku krajach na świecie, m.in. w Australii, Holandii i Nowej Zelandii. Jednym z najbardziej spektakularnych już wdrożonych rozwiązań jest, przywołany we wstępie, program SBR.

Obecnie w Polsce mamy do czynienia z obowiązkiem raportowania różnorodnych danych do licznej grupy instytucji publicznych

Realizacja programu w Australii przebiegała w kilku etapach. Krytyczny okazał się etap pierwszy, obejmował on bowiem diagnozę sytuacji z naciskiem na identyfikację obszarów, które mogą być ze sobą zintegrowane w świetle tworzenia dedykowanego modelu informacyjnego. Do udziału w tym procesie zaproszono przedstawicieli 12 instytucji publicznych reprezentujących takie obszary sprawozdawczości jak nadzór

finansowy, urzędy skarbowe czy urzędy statystyczne. Podczas tych prac stwierdzono, że wypełnienie obowiązków informacyjnych dla wszystkich tych instytucji wymaga stworzenia raportu składającego się z 9648 pozycji. Jednak po przeprowadzeniu analiz zredukowano ostateczną wersję modelu do 2838 pozycji (!). Oznacza to ograniczenie do niespełna 30 proc. pozycji w zintegrowanym raporcie, aby wypełnić obowiązki informacyjne wobec wszystkich 12 instytucji. Kolejne etapy to stworzenie dedykowanego portalu sprawozdawczego, przeszkolenie przedsiębiorstw oraz instytucji administracji publicznej i wdrożenie programu pilotażowego.

Od uruchomienia programu w czerwcu 2010 roku uczestniczy w nim 130 tys. przedsiębiorstw (na 2,1 mln wszystkich zarejestrowanych w Australii), a zgodnie z założeniami twórców programu po czterech latach ma on obejmować 60 proc. firm. Według szacunków roczne oszczędności firm wyniosą 800 mln dolarów australijskich (około 2,3 mld zł). Już teraz wiele przedsiębiorców zauważa istotne zalety programu: znacznie zmniejszył się czas tworzenia raportów, a dostarczenie ich do instytucji publicznych oraz korekta błędnie podanych danych następują automatycznie.

Jedno okienko, a może także jeden raport?

Obecnie w Polsce mamy do czynienia z obowiązkiem raportowania różnorodnych danych do licznej grupy instytucji publicznych. Przy czym instytucje potrzebują danych do celów związanych ze swoim obszarem działalności, np. GUS do prowadzonej statystyki, urzędy skarbowe do celów podatkowych czy kontrolnych. Warto jednak zauważyć, iż często wymagane są te same lub bardzo podobne informacje dla każdego organu administracyjnego oddzielnie.

GUS w niewielkim stopniu wykorzystuje tzw. rejestry

administracyjne jako źródło danych statystycznych. Przykładowo, statystyka wynagrodzeń z powodzeniem mogłaby być= realizowana na podstawie informacji, które gromadzi ZUS, a nie na podstawie formularzy statystycznych, które w dużej części dublują dane przekazywane do ZUS. Na przeszkodzie stoją przepisy, a także niewłaściwie pojmowana niezależność organów administracji.