Za pokój w luksusowym hotelu nad morzem, kosztujący kilkaset złotych za dobę, organizator większej konferencji płaci czasami poza sezonem tylko 35–45 proc. normalnej ceny. W sumie kilkudniowe szkolenie, w zależności od pory roku, standardu zakwaterowania czy regionu kraju, można zorganizować nierzadko nawet za jedną trzecią standardowych kosztów. Zatem przy odrobinie szczęścia, wybierając z głową miejsce, hotel i firmy oferujące usługi dodatkowe, można pokusić się o zorganizowanie firmowego eventu, którego nie powstydziłaby się międzynarodowa korporacja.
Przewidywania, że z powodu ekspansji Internetu tradycyjne konferencje i szkolenia wkrótce staną się zbędne, na razie się nie sprawdzają. Z doświadczeń krajów Europy Zachodniej wynika, że e-learning nie może w pełni zastąpić kontaktu z wykładowcami czy wymiany poglądów w gronie fachowców. Tradycyjne szkolenia i konferencje mają dodatkowo tę zaletę, że pozwalają się skupić na danym zagadnieniu z dala od domu, miejsca pracy i zwykłych obowiązków.
W czasach spowolnienia gospodarczego i wymuszonych oszczędności firmy muszą jednak zwracać uwagę na koszty. Chodzi przede wszystkim o wybór hotelu, bo wydatki na noclegi i wyżywienie są główną pozycją w budżecie każdego organizatora szkolenia czy wyjazdowego eventu.
Tysiąc hoteli do wyboru
Spośród około 1900 hoteli w Polsce 1000–1200 oferuje organizację szkoleń i konferencji, z czego około 800 aktywnie poszukuje klientów. Do tego trzeba doliczyć kilkaset większych pensjonatów i ośrodków wypoczynkowych.
Jednak z danych statystycznych wynika, że w stosunku do liczby mieszkańców w Polsce jest dwa razy mniej miejsc w ośrodkach konferencyjnych i centrach kongresowych niż w Czechach. W porównaniu z Niemcami czy innymi krajami Europy Zachodniej tych miejsc jest aż pięć–sześć razy mniej.
