Maciej Markowski: Dobra kawa w cyfrowej organizacji to za mało

Rzeczpospolita: Jak pan ocenia, jaki procent nowoczesnych biur w Polsce to rzeczywiście biura przyjazne użytkownikom - jeśli chodzi o zagęszczenie, jakość powietrza, meble, warunki pracy etc.

Maciej Markowski, partner, Cushman&Wakefield: W nowoczesnych biurowcach zagęszczenie stanowisk pracy, jakość powietrza czy ergonomia są na odpowiednim poziomie. Rynek pracownika wymusza na pracodawcach zwiększenie wydatków na przestrzeń do pracy. Obszar, w którym nasze biura nie wypadają najlepiej, to funkcjonalność.

Dlaczego?

Rzadko który projekt powstaje po ocenie rzeczywistych potrzeb pracowników. Jak wygląda ich codzienna praca? Jakich przestrzeni potrzebują? Co możemy zrobić, żeby usprawnić wymianę informacji i kreatywnych rozwiązań? Estetyczne meble i dobre oświetlenie nie wystarczą.

Jaka jest optymalna powierzchnia biurowa przypadająca na jednego pracownika w biurze?

Kiedyś oznaczałoby to ok. 10 mkw. na osobę. Dziś wyznacznikiem jest liczba metrów kwadratowych na biurko, ponieważ coraz częściej jedno biurko jest wykorzystywane przez więcej niż jedną osobę w różnym czasie.

Moim zdaniem głównym założeniem projektowania biura powinna być jego właściwa aranżacja, a nie liczba metrów kwadratowych na osobę. Możemy stworzyć funkcjonalne biuro, gdzie na pracownika przypada siedem metrów kwadratowych i wcale nie będziemy czuć, że jest ciasne. Jednocześnie możemy mieć dysfunkcjonalną przestrzeń, gdzie pracownicy są od siebie odseparowani, gabinety są wielkie, a sale spotkań o wiele za duże i wtedy - teoretycznie bardzo komfortowe 20 mkw. na osobę - nie da wysokiej jakości biura.

Komfortowe stanowisko pracy zajmuje ok. 3,5 mkw. Jeśli dodamy do tego szlaki komunikacyjne i odpowiednie przestrzenie wsparcia, osiągniemy od ośmiu do dwunastu metrów na biurko.

Bez jakich pomieszczeń, usług czy wygód dobre biuro nie może się dziś obejść? I nie chodzi tylko o te zewnętrzne usługi - np. kantyna w budynku, ale także udogodnienia na terenie siedziby firmy.

Oprócz dobrej kawy, której jakość pracownicy zawsze docenią, biuro powinno zapewnić swobodną wymianę informacji, a jednocześnie możliwość pracy w skupieniu. Dziś, w erze mobilnych technologii, ważna jest współpraca, dzielenie się wiedzą i tworzenie kreatywnych rozwiązań. Dlatego tak istotne jest uwzględnienie w projekcie przestrzeni do nieformalnych spotkań, pracy w skupieniu, czy relaksu. Bez nich trudno jest mówić o produktywnym biurze.

Mówi pan, że cyfrowej organizacji nie wystarczy wdrożenie nowoczesnych technologii. Trzeba zmienić cały sposób myślenia o funkcjonowaniu firmy. Co ma pan na myśli?

Nawet najlepiej zaprojektowane biuro na świecie, wykorzystujące najnowsze technologie, nie wystarczy do osiągnięcia sukcesu, jeżeli pracownicy nie zrozumieją potrzeby zmiany swoich nawyków i przekonań.

Programy takie jak Slack, Asana, Yammer czy Trello mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki się komunikujemy, jak zarządzamy projektami i dzielimy się wiedzą w organizacji. Ale pracownicy muszą chcieć z nich skorzystać. I tu jest również rola menedżerów, która polega na zachęcaniu pracowników do korzystania z nowych rozwiązań w zakresie przestrzeni i technologii.

Nowoczesna firma jest elastyczna, bardziej płaska w strukturze, otwarta. Pozwala pracownikom być kreatywnymi, wymieniać się wiedzą i wspólnie tworzyć rozwiązania. Biuro i technologia są wspaniałymi narzędziami umożliwiającymi tę transformację.

Pracodawcy z jakich branż twierdzą, że muszą zmienić siedzibę lub urządzić od nowa starą, bo w ten sposób także muszą konkurować o pracowników? Środowisko pracy jest wartością?

Branża informatyczna jest obecnie na pewno najbardziej intensywnym polem walki o dobrych pracowników.

Odkąd wróciłem z Londynu, gdzie pracowałem w dziale Workplace strategy, aż 70 proc. projektów przeprowadziliśmy dla firm z tego sektora. Obecnie oprócz wynagrodzenia, pracownicy zwracają coraz większą uwagę na atmosferę pracy i jakość środowiska biurowego: „czy to jest miejsce, gdzie chcę spędzać 40-60 godzin tygodniowo?" .

Praca jest ogromną częścią naszego życia i wykonywanie jej w funkcjonalnym, ergonomicznym biurze ma silny wpływ na naszą jakość życia.

Co zmienią na rynku biur przestrzenie co-workingowe? Wyprą tradycyjne biura? Jak dużo jest takich miejsc w polskich miastach? A jak to wygląda na świecie?

Polski rynek pracy wkracza w erę co-workingową. Mamy już sporo ciekawych przestrzeni tego typu, zwłaszcza w dużych miastach. Niedługo otwiera się HubHub inspirowany przez HB Reavis. Przełomem będzie efektywne wykorzystanie tych przestrzeni przez korporacje.

Firmy na Zachodzie korzystają z nich, by radzić sobie z nagłymi wzrostami zatrudnienia, umieszczać w nich kreatywne i sprzedażowe zespoły, tak by były bliżej startupów i potencjalnych klientów oraz by eksperymentować z nowymi rozwiązaniami. Ilość przestrzeni co-workingowych z pewnością wzrośnie.

Firmy coraz częściej zatrudniają podwykonawców czy freelancerów. Wystarczy spojrzeć na rozwój WeWork, największego na świecie operatora przestrzeni co-workingowych. Obecna wartość tej firmy to ponad 15 miliardów dolarów. Nie sądzę jednak, że tradycyjne biura nie będą potrzebne. Przeciwnie, będziemy mieć do czynienia z synergią funkcji biurowych z co-workingowymi.

Jakie są nowe rozwiązania, pomysły na biuro, których w Polsce jeszcze nie ma?

Dzięki obecności zachodnich korporacji i dużej liczby centrów informatycznych, nowe rozwiązania przestrzenne są w Polsce stosunkowo szybko wdrażane. W tej kwestii prym wiodą Wielka Brytania, Australia i Holandia.

Obszarem, który dynamicznie rozwija się na Zachodzie, są technologie oparte na sensorach, pomagające zarządzać przestrzenią. Przykładem skuteczności najnowszych rozwiązań jest budynek The Edge, siedziba Deloitte w Amsterdamie. Generuje ona więcej energii niż zużywa. Umożliwiają to liczne panele słoneczne, a także wykorzystanie ponad 28 tys. sensorów, kierujących inteligentnym światłem LED, zużywającym minimum elektryczności i automatycznie uzupełniającym ilość światła naturalnego.

Piętnastopiętrowe atrium umożliwia automatyczną, naturalną wentylację, a roboty sprzątające obniżają koszt utrzymania budynku. Co więcej, sztuczna inteligencja budynku przewiduje, kiedy wystąpi mniejsze obłożenie, spowalniając wentylację, a nawet wyłączając całe skrzydło budynku z użytku. Przynosi to duże oszczędności i ułatwia zarządzanie budynkiem.

Elementem, który wyróżnia The Edge od innych biur jest połączenie wymienionych systemów z dostępną dla wszystkich pracowników aplikacją na smartfony. Budynek automatycznie wykrywa, kiedy pracownik pojawi się w biurze i może np. podnieść temperaturę w sali konferencyjnej, czy zamówić kawę i rzutnik.

Najbardziej oryginalne rozwiązania w biurach, o jakich pan słyszał?

Ciekawym rozwiązaniem jest łączenie kontrastujących ze sobą funkcji w jednej przestrzeni. Niektóre przestrzenie co-workingowe mogą być wykorzystywane do pracy w ciągu dnia i rozrywki wieczorem.

Kluczem dobrego biura jest elastyczność przestrzeni. Np. IDEO używa piankowych sześcianów, z których zespoły mogą budować meble i pokoje, a Google tworzy łatwe w konfiguracji tzw. War Roomy.

Najlepsze biura w Polsce - kto ma najnowocześniej urządzoną siedzibę?