Materiał powstał we współpracy z HB Reavis

Jaki wpływ na kształtowanie przestrzeni biurowej ma trwająca już ponad 1,5 roku pandemia?

Od lat śledzimy trendy na rynku i to, co dzieje się obecnie, nie jest rewolucją – pandemia po prostu przyspieszyła to, co obserwowaliśmy na przestrzeni ostatniej dekady. Identyfikujemy cztery obszary wokół których widzimy szczególne zmiany. To elastyczność – myślę, że to słowo-klucz w kontekście zarówno tego, w jaki sposób pracujemy, jak i jak zorganizowana jest sama przestrzeń.

Po drugie, kwestia mocno powiązana z tą pierwszą – hybrydowość. Trzeci obszar to technologia, proptech. Czwarty – well-being, czyli dobrostan użytkowników biur. Wszystkie te zagadnienia funkcjonowały już w kontekście przestrzeni biurowej na długo przed pandemią, ona zadziałała jak katalizator.

Zacznijmy od elastyczności...

Jak wspomniałam, patrzymy na to w dwóch aspektach. Pierwszy to perspektywa pracownika: możliwość wyboru miejsca pracy i decyzji tego, skąd będzie praca świadczona. Nie mówimy tu tylko o prostym podziale biuro – dom. Możliwości jest teraz więcej, można pracować z dowolnego miejsca na świecie – jeśli pracodawca i technologia nam to umożliwią. Drugi kontekst elastyczności dotyczy samej przestrzeni.

Widać, że dziś dużym kłopotem najemców jest to, by biuro było jak najlepiej dopasowane – nie było ani za duże, ani za małe przy zmieniających się okolicznościach. Nie jest tak, że zależy nam na wynajmowaniu jak największych przestrzeni na jak najdłużej. Wspieramy najemców w tym, by ich przestrzeń była racjonalnie dopasowana.

Stąd przestrzenie, których funkcje można łatwo i szybko dostosować do bieżących potrzeb, stąd popularność przestrzeni otwartych lub półotwartych, które łatwo jest przearanżować w razie potrzeby. W naszych biurowcach są przestrzenie coworkingowe i biura serwisowane, co zapewnia najemcom elastyczność i możliwość zwiększenia zajmowanej powierzchni na krótki okres. Śledzimy trendy światowe i np. w Londynie całe budynki funkcjonują w tym trybie. Myślę, że ten trend się wzmocni.

HB Reavis wierzy w biurowce, ale niewątpliwie praca hybrydowa zostanie z nami dłużej.

Można powiedzieć, że odcieni pracy hybrydowej jest cała paleta. Często mylnie jest ona utożsamiana z pracą z domu. Wszystko zależy od tego, jak firma funkcjonuje, z jakiej jest branży, jaką ma kulturę organizacyjną, w jakim stopniu opiera swój kapitał na wiedzy i na wymianie wiedzy, jakimi technologiami się posługuje.

Jest jeszcze pytanie o gotowość pracowników i pracodawców do działania w takim trybie. To wszystko powinno być brane pod uwagę przy dopasowaniu systemu hybrydowego. Jesteśmy w stanie, rozmawiając z pracodawcami i pracownikami, dopasować i zbudować taki system pracy hybrydowej, który naprawdę będzie służył firmie, bez uszczerbku dla współpracy, myślenia kreatywnego – słowem, efektywności.

Proptech przed pandemią służył wygodzie, oszczędnościom, był też w pewnym stopniu gadżetem. Jaka jest rola technologii w czasie pandemii?

Zastosowań jest mnóstwo, począwszy od systemu rezerwacji biurek, co pozwala pilnować zachowywania dystansu społecznego przez pracowników. Znaczenia nabiera wszelka bezdotykowość, dostęp do wejść czy wind z poziomu aplikacji mobilnej, czy wręcz dzięki systemowi rozpoznawania twarzy. Kolejna kluczowa kwestia to aplikacje i specjalne pomieszczenia służące komunikacji zdalnej, zapewniające wysokiej jakości, stabilne połączenia.

Czwarty element to dobrostan. To również trend, który widoczny był przed pandemią, np. przez wzrost popularności certyfikatów koncentrujących się na użytkownikach, a nie budynkach.

Tak, certyfikat WELL zyskuje popularność, po wybuchu pandemii zyskał on „nakładkę", czyli można uzyskać certyfikat zaświadczający o tym, że użytkownicy mogą czuć się bezpiecznie w kontekście Covid-19. Badane są wszystkie obszary, które mają sprawić, że z budynku można korzystać bez obaw. Certyfikaty to jedno, a drugie to generalnie dbanie o dobrostan pracowników. Badania pokazują, jak mocno negatywnie pandemia wpłynęła na zdrowie psychiczne ludzi. Komfort psychiczny menadżerów został również bardzo mocno nadszarpnięty, bo to oni muszą uczyć się nowej sytuacji zarządzania rozproszonymi zespołami w zupełnie nowej sytuacji izolacji. Pomocą są tu aplikacje, czy usługi firm zajmujących się well-being. Tu wracamy do proptechu – bezdotykowe korzystanie z biura, jonizowanie powietrza itp. również spełniają funkcję – poza ochroną zdrowia – poprawy samopoczucia.

Załóżmy, że jestem przedstawicielem firmy, która szuka nowej siedziby – uważam, że część personelu może pracować zdalnie, część wolałbym mieć na oku. Jak wygląda wasze wsparcie w takim procesie?

Jeśli chodzi o stworzenie systemu pracy hybrydowej, prowadzimy szeroko zakrojone działania. Po pierwsze, chcemy poznać specyfikę pracy danej organizacji, to wieloetapowy proces, począwszy od ankiety wśród pracowników – na temat stylu pracy, niezbędnego poziomu współpracy. Przyglądamy się dotychczas stosowanym rozwiązaniom i pytamy, z jakich aspektów funkcjonowania w tym biurze pracownicy są zadowoleni, czego im brakuje. Następnie wyniki tej ankiety zderzamy z liderami organizacji.

Prowadzimy indywidualne wywiady z szefami działów, rozmawiamy z członkami zarządu. Często zdarza się, że wizje i oczekiwania każdej z tych grup są odmienne. Dyskutujemy, pokazujemy, jak funkcjonują inne organizacje. Ustalamy tym samym kwestie kluczowe, wokół których możemy się poruszać, na co możemy sobie pozwolić. To tu zaczyna się najciekawsza część pracy – znalezienie kompromisu z pożytkiem dla całej organizacji. Drugi aspekt to samo urządzanie biura, by było bezpieczne i dobrze dostosowane do modelu pracy. Wspieramy też najemców w zarządzaniu zmianą i związaną z tym komunikacją wewnętrzną, dbając o dobrostan wszystkich pracowników.

—rozm. ar

Materiał powstał we współpracy z HB Reavis