Jak zorganizować walne zgromadzenie w spółdzielni mieszkaniowej

Zgodnie z przepisami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych walne zgromadzenie, jako najwyższy organ spółdzielni składający się z jej członków, zwoływane jest co najmniej raz w roku. Postanowienia statutów, wskazując termin zwoływania walnego zgromadzenia, zasadniczo powtarzają regulację ustawową, zgodnie z którą odbywa się ono w terminie sześciu miesięcy od dnia zakończenia roku obrachunkowego.

Przyjmując, że rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy, roczne (zwyczajne) walne zgromadzenie odbywa się najpóźniej 30 czerwca. Ponadto, z  uwagi na  doniosłość tego organu dla funkcjonowania spółdzielni mieszkaniowych, ustawodawca przewidział możliwość zwoływania tzw. nadzwyczajnego walnego zgromadzenia >patrz ramka.

Prawo głosu

Ustawa Prawo spółdzielcze stanowi, że każdy członek spółdzielni, bez względu na ilość posiadanych udziałów, ma prawo do uczestnictwa i oddania głosu podczas obrad walnego zgromadzenia. W razie braku możliwości osobistego stawiennictwa (np. wyjazd, choroba) członek spółdzielni może ustanowić w tym celu pełnomocnika.

Udział pełnomocnika w walnym zgromadzeniu dotyczy również członków spółdzielni będących osobami prawnymi. W takim wypadku pełnomocnictwo powinno być udzielone przez członka na piśmie i dołączone do protokołu walnego zgromadzenia. Członek spółdzielni ma również prawo korzystać, podczas obrad walnego zgromadzenia, z pomocy eksperta (np. prawnika, ten jednak nie ma prawa oddania głosu).

Poważne zadanie organizacyjne

Wszystko to powoduje, że organizacja obrad walnego zgromadzenia, szczególnie w dużych spółdzielniach mieszkaniowych, jest dużym przedsięwzięciem organizacyjnym. Pomocną instytucją w tym zakresie jest organizacja obrad walnego zgromadzenia w tzw. częściach.

Przewiduje ją znowelizowana w 2007 r. ustawa o  spółdzielniach mieszkaniowych, która wprowadziła możliwość dokonania podziału walnego zgromadzenia na części, w przypadku gdy liczba członków spółdzielni przekracza 500 i statut przewiduje odbywanie walnego zgromadzenia w częściach.

Podział walnego zgromadzenia na części uzależniony jest od postanowień statutu. Najczęstszym rozwiązaniem jest podział według nieruchomości budynkowych spółdzielni czy też wydzielonych organizacyjnie osiedli. Ważne, aby sposób podziału przewidywał możliwość uczestnictwa i głosowania każdego członka spółdzielni.

Organizacja obrad walnego w częściach ma istotne znaczenie w zakresie podejmowania uchwał. Kwestia ta, z uwagi na liczne w ostatnim czasie orzecznictwo sądów, wymaga przedstawienia.

Waga porządku obrad

Przede wszystkim należy wskazać, że walne zgromadzenie spółdzielni może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, podanym do wiadomości członkom spółdzielni w terminach i w sposób określony w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych oraz statucie.

Wyjątkiem od tej zasady jest podejmowanie uchwały o odwołaniu członka zarządu. Uchwała taka, zazwyczaj jako skutek braku udzielenia członkowi zarządu absolutorium, może być podjęta przez walne zgromadzenie pomimo nieobjęcia jej porządkiem obrad.

Zasadą jest również, że w przypadku gdy walne zgromadzenie nie jest podzielone na części, możliwe jest skreślenie podczas obrad poszczególnych spraw z porządku obrad (formalnie: podjęcie uchwały o skreśleniu z porządku obrad danej sprawy) bądź też dokonanie zmiany kolejności ich rozpatrywania, odroczenie ich rozpatrzenia do następnego walnego zgromadzenia. Te dwie ostatnie czynności – z uwagi na ich formalny charakter – należy wykonać na wstępie obrad walnego.

Nieco inaczej przedstawia się kwestia podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie, gdy zostało ono podzielone na części. Określona część walnego zgromadzenia nie może bowiem zmienić ustalonego porządku obrad, a w szczególności nie może usunąć z porządku obrad oznaczonej sprawy. W przypadku usunięcia przez daną część walnego zgromadzenia oznaczonej sprawy z porządku obrad uznaje się, że powyższa część walnego zgromadzenia nie wzięła udziału w głosowaniu w danej sprawie.

W takiej sytuacji uchwała jest podjęta, gdy opowiedziała się za nią wymagana w ustawie lub statucie większość ogólnej liczby członków przy uwzględnieniu głosowań na pozostałych częściach walnego zgromadzenia. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 6 maja 2011 (II CSK 545/10) oraz uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 29 kwietnia  2011 (III CZP 111/10).

Przykład

W przypadku gdy dana część walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej usunęła z porządku obrad oznaczoną sprawę, np. uchwałę w sprawie zmiany statutu, wówczas uznaje się, że ta część walnego zgromadzenia nie wzięła udziału w głosowaniu w tej sprawie.

Uchwałę tę uznaje się za podjętą, gdy opowiedziało się za nią dwie trzecie ogólnej liczby członków spółdzielni w pozostałych częściach walnego zgromadzenia.

Uchwała nie istnieje

Ponadto w każdej części walnego zgromadzenia muszą zostać poddane pod głosowanie uchwały objęte porządkiem obrad innych części walnego zgromadzenia, co więcej uchwały te muszą być tożsamej treści. Gdy nie spełniono tego warunku, tj. w przypadku gdy nie poddano uchwały o tożsamej treści pod  głosowanie na wszystkich częściach walnego zgromadzenia, należy uznać, że uchwała nie została podjęta. Wówczas mamy do czynienia z tzw. uchwałą nieistniejącą.

Podjęcie uchwały wiąże się bowiem z aktem głosowania nad nią. Głosowanie polega na złożeniu głosów (wyrażenie woli) adresowanych do komisji skrutacyjnej, która oblicza głosy i stwierdza, czy zostały spełnione przesłanki wymagane do  dojścia uchwały do skutku. Suma oświadczeń woli głosujących składa się na oświadczenie woli kolektywnego organu korporacyjnej osoby prawnej.

Dopiero wówczas uchwała jest podjęta. Brak poddania pod  głosowanie uchwały o tożsamej treści wszystkim częściom walnego zgromadzenia jest zatem przełamaniem powyższej zasady i skutkuje niepodjęciem danej uchwały (tzw. uchwała nieistniejąca). Stanowisko takie przedstawił Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 22 października  2009, I ACa 387/ 09.

Przykład

Walne zgromadzenie odbywa się w trzech częściach. Podczas jednej z trzech części walnego zgromadzenia poddano pod głosowanie uchwałę, która w swej treści odbiegała od uchwał poddanych pod głosowanie podczas pozostałych dwóch części. W takim wypadku uznaje się, że uchwała nie została podjęta.

Jedna z części walnego zgromadzenia składała bowiem oświadczenie woli – poprzez głosownie nad uchwałą o innej treści niż ta, która została przedstawiona pozostałym częściom walnego zgromadzenia.

Sposób podziału walnego musi przewidywać możliwość uczestnictwa oraz głosowania każdego członka spółdzielni

Anna Terlecka wspólnik w Terlecki & Wspólnicy Kancelaria Prawna

Komentuje

Anna Terlecka, wspólnik w Terlecki & Wspólnicy Kancelaria Prawna

Należy wskazać, że walne zgromadzenie, co do zasady, jest ważne i zdolne do podejmowania uchwał niezależnie od liczby obecnych na nim członków. Przepisy ustawowe – dla podjęcia niektórych uchwał – wymagają tzw. kworum, np. w sprawie podjęcia uchwały o podziale spółdzielni konieczny jest udział co najmniej jednej drugiej ogólnej liczby uprawnionych do głosowania członków.