[srodtytul]2. Jak udokumentować zatrudnienie[/srodtytul]
Udokumentowanie okresów zatrudnienia i zarobków jest istotne w szczególności dla ubiegających się o emerytury na starych zasadach. Teoretycznie występujący o emeryturę na nowych zasadach nie powinni już załączać do wniosku żadnych dokumentów, przynajmniej za okres do 31 grudnia 1998 r., jeżeli wystąpili wcześniej o ustalenie kapitału początkowego.
Jednak zasadą jest dokumentowanie wniosku. Dlatego osoba zainteresowana powinna przedstawić posiadane dowody. Pozwolą one potwierdzić faktyczny przebieg ubezpieczenia.
Dokumentami potwierdzającymi okres zatrudnienia są:
• pisemne zaświadczenie zakładu pracy (wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na podstawie posiadanych akt osobowych, a w przypadku braku następcy prawnego przez jednostkę przechowującą dokumentację zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy, np. organ założycielski, firmę przechowalniczą lub archiwum),
• świadectwo pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy (datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar, pieczątkę zakładu pracy oraz podpis i pieczątkę służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika),
• wydane przez ZUS potwierdzenie, a także
• orzeczenie sądu.
W myśl obowiązujących przepisów w większości wypadków nie trzeba już rozwiązywać stosunku pracy, aby otrzymać emeryturę. Pracownik nie może więc dysponować w takim wypadku świadectwem pracy. Dokumentuje wtedy swój dotychczasowy okres zatrudnienia u aktualnego pracodawcy za pomocą zaświadczenia. Muszą z niego wynikać wszystkie informacje istotne z punktu widzenia uprawnień emerytalnych.
Zdarza się, że zainteresowany zgubi świadectwo pracy. W takim wypadku może wystąpić do swojego byłego pracodawcy o wydanie odpisu. ZUS go zaakceptuje, jeśli dokument taki zawiera informację, że jest odpisem, pieczęć z pełną nazwą firmy, REGON i NIP, podpis wydającego odpis oraz stwierdzenie, że odpis jest zgodny z kopią świadectwa pracy znajdującą się w aktach osobowych pracownika.
Jeśli dana osoba nie ma takich dokumentów, to do potwierdzenia okresów zatrudnienia może wykorzystać dowody pośrednie, takie jak:
• legitymacja służbowa,
• umowy o pracę,
• wpisy w dowodach osobistych,
• pisma kierowane przez zakłady pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnianiu, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.
Nieco inaczej wygląda poświadczanie okresów zatrudnienia w szczególnych warunkach lub charakterze. O tym, jakie dokumenty są wymagane w takim wypadku, piszemy w rozdziale o emeryturach pomostowych.
[srodtytul]Czasem świadkowie[/srodtytul]
Nie zawsze jednak ubezpieczony ma możliwość przedstawić pisemne dowody. Niekiedy można jednak przeprowadzić dowód z zeznań świadków. W takim wypadku należy złożyć oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów, wskazując przyczynę takiego stanu rzeczy i wskazać zeznania dwóch świadków, np. byłych współpracowników.
Muszą oni zaświadczyć, jaką pracę wykonywał zainteresowany (rodzaj, zajmowane stanowisko), w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza, przez ile godzin lub dni wykonywana, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony.
Świadek musi także wskazać, w jakich okresach pracował z zainteresowanym. Zeznania można złożyć w formie pisemnej lub ustnie do protokołu w ZUS.
Trzeba też pamiętać, że ZUS zaakceptuje zeznania świadków tylko co do:
– okresów zatrudnienia przypadających przed 15 listopada 1991 r,
– okresów zatrudnienia pracowników młodocianych przypadające przed 1 stycznia 1975 r,
– okresów pracy przymusowej wykonywanej na rzecz hitlerowskich Niemiec w okresie drugiej wojny światowej – na rozkaz władz alianckich do 31 grudnia 1945 r., a także na obszarze b. ZSRR w okresie od 17 września 1939 r. do 31 grudnia 1956 r.,
– okresów zatrudnienia osób, których dokumenty uległy zniszczeniu na skutek powodzi, która miała miejsce w lipcu 1997 r.
[srodtytul]Szczególne okoliczności[/srodtytul]
Do stażu emerytalnego zalicza się także niektóre okresy, np. takie, w których dana osoba nie była zatrudniona ani nie wykonywała działalności gospodarczej. Dokumenty są w tych wypadkach bardzo różne.
Najczęściej ubezpieczeni udowadniają okres studiów, który można poświadczyć dyplomem ich ukończenia. Okresy służby wojskowej poświadcza się książeczką wojskową lub zaświadczeniem właściwego organu.
Internowani w stanie wojennym (na podstawie dekretu z 12 grudnia 1981 r.) muszą przedstawić zaświadczenie właściwego organu wydającego decyzję o internowaniu i o uchyleniu internowania.
[srodtytul]3. Czym udokumentować wysokości wynagrodzeń[/srodtytul]
Ostrzejsze warunki dotyczą przedkładania dokumentacji poświadczającej zarobki. Od niej zależy bowiem, w jakiej wysokości ZUS przyzna emeryturę.
Dokumentacja potwierdzająca wysokość wynagrodzenia za przepracowane lata jest konieczna do ustalenia podstawy wymiaru emerytury liczonej na starych zasadach.
Zainteresowany powinien poświadczyć zarobki z najlepszego okresu aktywności zawodowej. Powinien udowodnić zarobki z tych lat, które wskazał do obliczenia podstawy wymiaru emerytury. Może wskazać zarobki:
• z 10 kolejnych lat kalendarzowych wybranych z ostatniego dwudziestolecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku. Jeżeli więc z wnioskiem o emeryturę dana osoba występuje w 2010 r. – będą to zarobki z dziesięciu kolejnych lat wybranych na przestrzeni lat 1990–2009.
• z 20 lat wybranych z okresu poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku – z całego okresu aktywności zawodowej danej osoby. Nie muszą to być lata kolejne i pełne.
Wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych udowadnia się przy pomocy zaświadczenia wystawianego przez pracodawcę na druku Rp-7 albo legitymacji ubezpieczeniowej, zawierającej odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w nich wynagrodzeniach.
Wynika to z § 20 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=71204]rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (DzU nr 10, poz. 49 ze zm.)[/link].
[srodtytul]Rp-7[/srodtytul]
Pracownicy mają niekiedy kłopoty z uzyskaniem tego zaświadczenia, w szczególności gdy pracodawca już nie istnieje. Do końca 1990 r. zakłady pracy musiały przechowywać dokumentację płacową pracowników przez 12 lat. Potem można ją zniszczyć. Z tego względu nie we wszystkich firmach starsza dokumentacja się zachowała.
Łatwiej znaleźć nowsze dokumenty. Od 1991 r. archiwa państwowe nie wydają zezwoleń na niszczenie dokumentacji płacowej „młodszej” niż 50-letnia.
Z art. 125a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0B2D2FA037D3046999DE8CD7AA9204E4?id=172511]ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych[/link] wynika obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Zasadniczo pracodawca (lub jego następca prawny), wystawiając Rp-7, powinien oprzeć się na dokumentacji płacowej. Jeżeli jednak jej nie ma, to może wydać je w oparciu o akta osobowe pracownika, np. umowy o pracę, pisma o powołaniu i inne, z których wynika wynagrodzenie danej osoby.
Z tym że w takim wypadku wolno uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo i były stałe, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.
Inne, np. premie, nagrody lub dodatki można uwzględnić tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.
Nie można więc zaliczyć składników wynagrodzenia przysługujących warunkowo (np. uzależnionych od wykonania planu) lub uznaniowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach, chyba że są dokumenty potwierdzające ich wypłatę i wysokość.
Gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową, to można przyjąć wynagrodzenia jako podstawę wymiaru świadczenia tylko wówczas, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
[srodtytul]Z archiwum[/srodtytul]
A co wówczas, gdy nie ma pracodawcy ani jego następcy prawnego? W takim wypadku należy poszukać dokumentacji płacowej w archiwach (państwowych i firmach przechowalniczych).
[ramka][b]Uwaga![/b]
Mogą one sporządzać kopie (uwierzytelnione odpisy, wypisy, wyciągi, zaświadczenia) przechowywanych dokumentów, ale nie mogą na ich podstawie wystawiać zainteresowanym zaświadczeń Rp-7.
Na podstawie takich dokumentów do ustalenia podstawy wymiaru ZUS przyjmie te składniki wynagrodzenia, co do których nie ma wątpliwości, że były wypłacone i oskładkowane.[/ramka]
[srodtytul]Legitymacja ubezpieczeniowa[/srodtytul]
Innym dowodem, na podstawie którego można udowodnić zarobki, jest legitymacja ubezpieczeniowa.
Musi zawierać następujące wpisy:
– datę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– rodzaj pracy,
– kwotę wynagrodzenia,
– rok, w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte,
– pieczątkę zakładu pracy,
– podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika (od 1991 r.),
– podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika (od 1991 r.).
ZUS kwestionuje niekiedy legitymacje z uwagi na brak podpisów i stempli odpowiednich osób. Warto pamiętać, że wzór legitymacji wymagający imiennej pieczątki osoby wpisującej wynagrodzenie obowiązuje dopiero od 1991 r. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=71171](wynika z załącznika nr 1 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 16 maja 1991 r. w sprawie wzoru i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych, DzU nr 51, poz. 223)[/link].
Brak takiej pieczątki imiennej w legitymacjach starego typu nie eliminuje wpisu o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeżeli całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności. Często jest w nich tylko pieczątka zakładu oraz odręczny podpis i data dokonania wpisu.
[srodtytul]Wynagrodzenie zastępcze[/srodtytul]
Są ubezpieczeni, którzy przed 1 stycznia 1991 r. pracowali za granicą, za zgodą polskich władz. Okresy takie zalicza się do stażu jako składkowe, z tym że przyjmuje się za ten czas tzw. wynagrodzenie zastępcze. Chodzi o płacę, jaka przysługiwała pracownikowi zatrudnionemu w kraju w takim samym lub podobnym charakterze, w jakim zainteresowany był zatrudniony przed wyjazdem za granicę.
Zaświadczenie o takim wynagrodzeniu może wystawić pracodawca, u którego był on zatrudniony przed wyjazdem, a jeśli jest to niemożliwe – inny zakład o podobnym profilu działalaności zatrudniający pracowników w takim samym charakterze.
[ramka][b]Uwaga![/b]
Wysokości wynagrodzenia, które ma stanowić podstawę wymiaru emerytury (także kapitału początkowego) nie można udowodnić zeznaniami świadków.[/ramka]
[srodtytul]Co potwierdzi ZUS[/srodtytul]
Są też takie okoliczności, o których wiedzę ma sam ZUS.
[b]Oddział właściwy ze względu na siedzibę zakładu pracy, miejsce wykonywania pracy lub zamieszkania ubezpieczonego (jeżeli sam opłacał za siebie składki) – na podstawie dokumentacji własnej – może potwierdzić:[/b]
[b]1. okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i wysokość podstawy ich wymiaru:[/b]
a. osobom, które prowadziły działalność na własny rachunek oraz innym osobom niepozostającym w stosunku pracy, a mianowicie:
– rzemieślnikom (czyli osobom wykonującym rzemiosło na podstawie wymaganego uprawnienia przemysłowego, zezwolenia, karty rzemieślniczej) i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1965 r.),
– właścicielom i współwłaścicielom taksówek (za okres od 1 lipca 1969 r.),
– osobom, które zajmowały się rybołówstwem morskim na własny rachunek oraz uprawiały flisactwo turystyczne na rzece Dunajec i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 marca 1970 r.),
– osobom prowadzącym działalność handlowo-usługową na własny rachunek i osobom z nimi współpracującym (za okres od 25 sierpnia 1973 r.),
– adwokatom, którzy wykonywali zawód indywidualnie, poza zespołem adwokackim (za okres od 27 czerwca 1984 r.),
– twórcom i artystom, którzy byli objęci zaopatrzeniem emerytalnym twórców (za okres od 1 stycznia 1974 r.),
– duchownym (za okres od 1 lipca 1989 r.),
b. osobom, które pozostawały w stosunku pracy, a mianowicie:
– pracownikom zatrudnionym w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych (za okres od 1 lipca 1970 r.),
– pracownikom nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracownikom zakładów pracy zatrudniającym nie więcej niż 20 pracowników.
[b]2. Okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu osobom, które:[/b]
a. na podstawie umowy-zlecenia lub agencyjnej prowadziły zakłady gastronomiczne oraz stacje benzynowe oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 października 1966 r.),
b. prowadziły urządzenia turystyczne i kolektury Państwowego Przedsiębiorstwa Totalizator Sportowy oraz przewodnikom turystycznym, a także osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 sierpnia 1968 r.),
c. na podstawie umowy-zlecenia lub agencyjnej prowadziły uspołecznione sklepy i księgarnie oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 maja 1969 r.),
d. na podstawie umowy agencyjnej prowadziły działalność na rzecz przedsiębiorstw upowszechniania prasy i książki Robotniczej Spółdzielni Wydawniczej Prasa-Książka-Ruch oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1973 r.),
e. wykonywały pracę na podstawie umów-zleceń zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy, zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy, a także osobom współpracującym (za okres od 5 maja 1992 r.).
Możliwość takiego potwierdzenia wynika z tego, że wymienione wyżej dwie grupy osób były zgłaszane do ubezpieczenia społecznego imiennie, przy czym rozliczanie składek odbywało się imiennie (w wypadku wymienionych w pkt 1) lub bezimiennie (pkt 2).
[ramka] [b][link=http://www.rp.pl/temat/418484.html]Zobacz cały poradnik[/link][/b][/ramka]
