Znów problemy z KSeF. Tym razem grożą nam puste półki sklepowe

Firma podkreśla, że problem ma charakter systemowy i głównie dotyczy większych sieci, gdzie przez lata zostały wypracowane zautomatyzowane systemy obrotu dokumentowego pomiędzy współpracującymi podmiotami.

Czytaj więcej:

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Można szybciej odliczyć VAT. KSeF już nie przeszkodzi

KSeF wyklucza antydatowanie, ale nie...

Pro

Problem pojawia się, gdy duża sieć odbierała faktury elektroniczne od swoich dostawców w formatach EDI, gdzie dodatkowa informacja dotycząca np. numerów zamówień, docelowych sklepów lub zamówień internetowych zapisana była w ustrukturyzowanej formie w uzgodnionych miejscach dotychczasowych formatów plików faktur. Po wprowadzeniu KSeF, część dostawców przestawiło swoje systemy na emisję faktur w nowym obowiązującym formacie i pominęło te istotne z punktu widzenia dużego retailera informacje. – Powodów jest wiele. Od braku uzgodnień pomiędzy podmiotami, poprzez systemy informatyczne sprzedażowe dostawców, które zostały dostosowane do KSeF, ale nie przeniosły już informacji z poprzednich formatów EDI. Obecnie u naszych klientów widzimy głównie perturbacje w tym obszarze – mówi Witold Miśniakiewicz. – W ciągu kilku tygodni problemy znikną, gdyż aktualny format faktury ustrukturyzowanej ma wiele miejsc, gdzie lokalne, branżowe uzgodnienia mogą znaleźć swoje miejsce i przejść pomiędzy dostawcą a odbiorcą towaru i faktury. Jednak obecnie te utrudnienia – choć przejściowe – są dla dużych retailerów znaczące– dodaje.

Problem na kilka tygodni 

Jednym z głównych założeń Krajowego Systemu e-Faktur jest standaryzacja dokumentów. Jeszcze przed 1 lutego przedsiębiorcy zwracali uwagę na fakt, że kwestia ta wprawdzie może ograniczyć błędy ludzkie, jednak dla wielu firm stała się sporym wyzwaniem organizacyjnym. Faktura ustrukturyzowana nie jest bowiem dostosowana do specyfiki i standardów w poszczególnych branżach. Najczęściej wymienianym przykładem potwierdzającym tę tezę jest brak możliwości przesłania do KSeF załączników w formacie PDF. O utrudnieniu tym przedsiębiorcy wiedzieli jednak wcześniej, dzięki czemu mogli się do niego przygotować. To tylko jedno z wyzwań, z jakimi muszą się teraz zmagać firmy handlowe. 

Okazuje się, że emisja dokumentów w obrębie platformy rzadko sprawia przedsiębiorcom problemy. Jeśli już, to wynikają one z błędów formalnych, takich jak pominięcie pól obowiązkowych lub ich nieprawidłowe wypełnienie.

Problem z brakującymi informacjami na fakturze czasami wynika również z faktu, przed którym przestrzegało wielu specjalistów. Mowa o braku współpracy partnerów biznesowych podczas przygotowań do wdrożenia KSeF. Pominięcie wspólnych testów sprawiło, że część przedsiębiorców nie miała okazji sprawdzić, jak wygląda realizacja dotychczasowych procesów w nowej rzeczywistości.