Każdy plastikowy pieniądz musi być przypisany do konkretnej osoby

Jeśli pracownicy firmy często podróżują służbowo, dobrym pomysłem jest wyposażenie ich w firmowe karty płatnicze. Jest to i wygodniejsze, i bezpieczniejsze niż wożenie ze sobą dużych sum w gotówce. Z wyrobieniem kart do konta firmowego nie będzie problemów. Banki zwykle nie stawiają żadnych ograniczeń ilościowych. Wydają tyle kart, ile przedsiębiorca sobie zażyczy.

Wyjątkiem jest mBank, w którym do jednego rachunku można dostać najwyżej pięć kart. Ale bank ten specjalizuje się w obsłudze najmniejszych firm, którym taka ilość na ogół wystarcza.

Za każdą kartę (lub za każdą powyżej limitu określonego w warunkach prowadzenia konta firmowego) trzeba zapłacić.

Podobną politykę banki stosują przy wydawaniu kart typu charge (obciążeniowych). Ich liczba również nie jest odgórnie limitowana i zależy od decyzji przedsiębiorcy. Wyjątkiem znów jest mBank, który wydaje do pięciu takich kart.

Swobody takiej nie ma przy kartach kredytowych. Większość banków w ogóle nie wydaje ich niewielkim firmom, a te, które proponują taki produkt, często wprowadzają ograniczenia.

ING zastrzega, że do jednego rachunku karty kredytowej może być wydana najwyżej jedna karta dodatkowa. W Lukas Banku kart standardowo może być pięć, ale ostatecznie zależy to od formy organizacyjnej przedsiębiorstwa. Natomiast Pekao SA wydaje maksymalnie cztery karty kredytowe. Ilościowych ograniczeń nie ma w Citi Handlowym, Millennium (karty kredytowe oferowane są tylko w segmencie Biznes, a więc firmom o obrotach do 3,2 mln zł rocznie), MultiBanku, PKO BP, Raiffeisen Banku i Toyota Banku. Inne instytucje nie mają w ofercie kart kredytowych dla małych i średnich firm.

[srodtytul]Elektroniczne portmonetki[/srodtytul]

Jak widać, wyposażenie w karty wszystkich pracowników, którzy ich potrzebują, nie powinno być problemem. Nie ma natomiast możliwości, by tej samej karty w razie potrzeby używali kierowca, zaopatrzeniowiec lub handlowiec. Choć stroną umowy z bankiem jest firma, na każdej karcie oprócz nazwy przedsiębiorstwa musi się znaleźć imię i nazwisko użytkownika. To konsekwencja zapisu w ustawie o elektronicznych instrumentach płatniczych. Zgodnie z nim karta

może być używana wyłącznie przez osobę, której dane identyfikacyjne zostały umieszczone na plastiku. Dlatego niemożliwe jest wydawanie firmom kart na okaziciela. Niektóre banki, np. Pekao SA, pozwalają jedynie zrezygnować z umieszczania na plastiku nazwy firmy.

Wymóg jednoznacznego przy- pisania karty do konkretnej osoby nie dotyczy tzw. instrumentów pieniądza elektronicznego, a więc np. kart przedpłaconych (inaczej: elektroniczne portmonetki). Taki plastik może przechodzić z rąk do rąk. Tyle tylko, że z punktu widzenia firmy takie rozwiązanie jest mało praktyczne.

Po pierwsze, wymaga zamrożenia środków na rachunku powiązanym z kartą. Po drugie, ustawa o elektronicznych instrumentach płatniczych stanowi, że kartę przedpłaconą wolno załadować kwotą nie wyższą niż równowartość 150 euro w złotych. Dodatkowo banki, które wydają takie karty, jeszcze bardziej obniżają limit. Karta służy więc do regulowania raczej drobnych rachunków.

[srodtytul]Oryginalny wizerunek[/srodtytul]

W BZ WBK firmy, które zamawiają więcej niż 20 kart, mogą wybrać indywidualny wzór. Jak zapewnia Agnieszka Nychowska, odpowiedzialna za karty dla firm w tym banku, za umieszczenie na plastiku własnego logo przedsiębiorstwo nie płaci dodatkowo.

– Firma dostarcza nam wzór graficzny karty. Może go przygotować niemal dowolnie. Musi jedynie pamiętać o pozostawieniu miejsca na stałe elementy: mikroprocesor, hologram czy logo organizacji Visa – tłumaczy Nychowska. – Oczywiście wizerunek nie może naruszać ani prawa, ani dobrych obyczajów. Wszystko to musi formalnie zatwierdzić organizacja Visa. To wydłuża czas realizacji zlecenia, m.in. dlatego, że decyzja podejmowana jest w Londynie. Firma musi się więc liczyć z prawie miesięcznym oczekiwaniem. Tyle upływa od momentu złożenia wniosku do otrzymania gotowych kart.

[srodtytul]Zmiana limitów[/srodtytul]

Do kart pozostających w rękach pracowników nie ma sensu przypisywać wysokich limitów wydatków. Ale na przykład podczas dłuższego wyjazdu służbowego może być potrzebna większa kwota. Dlatego najlepiej jest, gdy w razie potrzeby limity na kartach można zmieniać. Idealnie byłoby, gdyby osoba odpowiadająca za finanse firmy siadała przed komputerem, logowała się do banku, ustalała indywidualny limit wypłat (gotówkowych i bezgotówkowych) dla danej karty, a limit ten zaczynałby obowiązywać od razu.

W czasach bankowości internetowej taka opcja powinna być standardem, ale niestety nie jest. Taką możliwość dają jedynie ING, mBank i MultiBank.

Kolejną grupę stanowią banki, w których przez Internet można wydać dyspozycję zmiany limitu, jednak nowe wartości zaczynają obowiązywać z opóźnieniem. Tak skonstruowana jest oferta Fortis Banku (zmiana jest aktywna od następnego dnia roboczego), Lukas Banku (oczekiwanie trwa do dwóch dni roboczych) i Raiffeisen Banku (nowe limity zaczynają działać nie później niż dwa dni robocze po dokonaniu zmiany).

Znacznie więcej instytucji zmienia limity na kartach tylko przez telefon lub w placówce. W BPH i Millennium nowe limity działają zaraz po wydaniu dyspozycji. W PKO BP w natychmiastowym trybie zmieniane są limity tylko dla kart kredytowych. Dla debetowych obniżone lub podwyższone granice wydatków zaczynają obowiązywać w ciągu dwóch dni roboczych. Właśnie jedno- lub dwudniowy termin oczekiwania jest obecnie standardem. Ale na przykład w Citi Handlowym zmiany limitów są aktywne dopiero od kolejnego miesięcznego cyklu rozliczeniowego. Dotyczy to zarówno kart kredytowych, jak i debetowych.

Prosta zazwyczaj operacja zmiany limitów może się skomplikować, gdy dotyczy kart kredytowych i wiąże się z podwyższeniem globalnego limitu przyznanego firmie. Wówczas może być potrzebna dodatkowa analiza zdolności kredytowej. Firma musi się też liczyć z ewentualnością odrzucenia wniosku.

[srodtytul]Kontrola wydatków[/srodtytul]

Kłopotu nie powinno być za to z uzyskaniem informacji o wydatkach zrobionych za pomocą kart. Banki zwykle przygotowują wyciągi uwzględniające oddzielnie poszczególne karty kredytowe czy obciążeniowe należące do danej firmy.

Mniej czytelne mogą być papierowe wyciągi do konta firmowego pokazujące transakcje kartami debetowymi wydanymi do rachunku. Przy kontrolowaniu tych wydatków bardzo pomocny może być internetowy podgląd historii konta. Zdecydowana większość banków pozwala tak przefiltrować transakcje, by na ekranie komputera zostały wyświetlone tylko te, które zostały wykonane wskazaną kartą.

[ramka][srodtytul]Zadziała tylko na stacji benzynowej[/srodtytul]

Gdy pracownicy wydają firmowe pieniądze głównie na stacjach benzynowych, rozsądną alternatywą dla kart bankowych stają się karty paliwowe. Dzięki nim pracownicy dokonują bezgotówkowych zakupów tylko na stacjach benzynowych współpracującej sieci. Ponieważ taka współpraca wiąże się z udzieleniem przedsiębiorcy kredytu kupieckiego (firma cyklicznie otrzymuje zbiorcze faktury za paliwo, które musi uregulować), sieć paliwowa może zażądać od swojego przyszłego klienta dokumentów potwierdzających sytuację finansową firmy – zaświadczeń o braku zaległości wobec ZUS i US czy opinii bankowej.

Karty paliwowe, w odróżnieniu od bankowych, mogą być wydawane nie tylko w wersji imiennej. W zależności od strategii, jaką obierze firma, karta może być przypisana do konkretnej osoby, do pojazdu o określonych numerach rejestracyjnych, a w niektórych programach nawet być wystawiona w wersji na okaziciela. Klient może też zdecydować o zakresie jej funkcjonalności. Karta może upoważniać do dowolnych zakupów na stacji benzynowej albo tylko do bezgotówkowego zatankowania paliwa określonego typu. Możliwe są też warianty pośrednie, gdy np. pracownik bez płacenia tankuje paliwo, kupuje akcesoria samochodowe i korzysta z usług myjni, ale musi sięgnąć po portfel, kupując kawę lub kanapkę w barze należącym do stacji benzynowej. Uzupełnieniem oferty są narzędzia służące kontroli wydatków. To przede wszystkim okresowe zestawienia transakcji, ale też ich bieżący monitoring i powiadamianie klienta o tych, które wydają się podejrzane.

[b]Ile trzeba zapłacić[/b]

Banki z reguły nie limitują liczby kart debetowych wydawanych do rachunków dla firm z segmentu MSP, za to skwapliwie naliczają opłaty za ich wydanie i używanie. Bardzo często obowiązują dwa rodzaje opłat – jednorazowa, za wydanie lub wznowienie plastiku, oraz miesięczna, za jego obsługę.

- BPH wlicza opłatę za karty debetowe w cenę rachunku. Jednak w ograniczonym zakresie – bez dodatkowych opłat firma dostanie od jednej do pięciu kart w zależności od typu używanego rachunku. Za każdy kolejny plastik trzeba zapłacić 30 zł rocznie.

- BPS pobiera za kartę 30 zł raz na dwa lata. Pierwsza karta jest wydawana, a w większości pakietów także wznawiana, bez opłat.

- BZ WBK liczy sobie 25 zł rocznie za każdą kartę. W pierwszym roku użytkowania przedsiębiorca może być zwolniony z tej opłaty – wystarczy, że w ciągu trzech miesięcy posiadacz karty zapłaci nią przynajmniej trzy razy.

- Deutsche Bank raz na dwa lata pobiera 20 zł za wydanie lub wznowienie karty. Jej obsługa kosztuje dodatkowe 2,5 zł miesięcznie.