Japoński ład w polskich firmach

Pracownicy pytani o korzyści z wprowadzenia w ich firmie zasad kaizen często wskazują na porządek, który ułatwia im codzienną pracę. Jednak w fabrykach, magazynach czy biurach działających zgodnie z kaizen nie chodzi tylko o brak bałaganu. Urządzenia, narzędzia i procesy są tam tak zorganizowane, by można było pracować w możliwie komfortowy sposób i jak najefektywniej. Usuwając na bieżąco wszelkie bariery (muda), które utrudniają pracę i są źródłem marnotrawstwa. Wymaga to jednak czasu i samodyscypliny. Co bywa niekiedy trudne.

Kaizen w torbie

Wojciech Smardz, dyrektor Biura Doskonalenia Procesów w PKP Energetyka, który jako szef programu „Krok po kroku" w PKP Energetyka od prawie trzech lat koordynuje proces budowania kultury kaizen w spółce, przyznaje, że zarówno sukcesem, jak i wyzwaniem są... torby monterskie. 3600 tych toreb z narzędziami to warsztat pracy armii elektromonterów spółki, która w całej Polsce odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie sieci trakcyjnej PKP PLK i własnej sieci dystrybucyjnej.

Opracowany z udziałem pracowników standard, który określa zestaw narzędzi, sposób ich ułożenia w torbie, pozwolił w niektórych przypadkach zmniejszyć jej wagę prawie o połowę (z 13 do 6 kg). Jest też częścią praktyki Daily Kaizen 2, czyli organizacji miejsca pracy w oparciu o zasadę 5S – sortowanie, systematykę, sprzątanie, standaryzację oraz samodyscyplinę. Ostatnie S, czyli kluczowa dla sukcesu kaizen samodyscyplina w przestrzeganiu standardów, nie wszystkim przychodziło łatwo. Tym bardziej że duża część załogi PKP Energetyka to pracownicy z 20-, 30-letnim stażem pracy, którzy często mają swoje nawyki. W dodatku firma jest bardzo rozproszona – ma 35 rejonów serwisowych i 61 sekcji trakcyjnych w całej Polsce.

Dlatego też nad utrzymaniem praktyk kaizen czuwa grupa przeszkolonych 14 ambasadorów, którzy regularnie jeżdżą z wizytami wsparcia do wszystkich lokalizacji spółki. Tam z pomocą listy kontrolnej sprawdzają, czy i jak dana praktyka działa, pomagając wprowadzić ewentualne korekty. Jednak nawet najbardziej zaangażowani ambasadorzy nie wystarczą, by skutecznie wdrożyć kaizen. Potrzebne jest zaangażowanie wszystkich pracowników.

– Wprowadzanie kaizen trzeba zacząć od sfery mentalnej i emocjonalnej – od uświadomienia ludziom sensu zmian, szczególnie jeśli ciągłe doskonalenie ma być strategią firmy, nowym podejściem do zarządzania – podkreśla Mariusz Bryke, prezes firmy doradczej Kaizen Institute Poland (KIPL), która wspiera PKP Energetyka we wdrażaniu kultury ciągłego doskonalenia. I przyznaje, że wdrożenie nowej kultury zarządzania w tak rozproszonej firmie to duże wyzwanie.

Codzienna praktyka

PKP Energetyka, która wdraża kaizen od 2017 r., zaczęła projekt od diagnozy sytuacji w największych obszarach działalności operacyjnej. Z pomocą ekspertów KIPL określono tam m.in. główne muda, czyli bariery w pracy, myśląc też o przygotowaniu ludzi do zmian.

Dla 80-osobowej grupy kluczowych pracowników PKP Energetyka zorganizowano wizyty w kilku firmach w kraju, które wdrożyły kaizen. Tam już nie w teorii, ale w praktyce mogli przekonać, co daje standaryzacja procesów i ciągłe usprawnianie pracy. Potem przyszedł czas na działania pilotażowe, sprawdzające, czy diagnoza była trafna. Dopiero wtedy – wykorzystując doświadczenia z pilotażu – spółka zaczęła wprowadzać w większości lokalizacji dwie kluczowe praktyki.

Jedna to Daily Kaizen 1, czyli organizacja zespołu. Jej podstawą są codzienne 12-minutowe spotkania zespołów (prowadzone według ustalonej agendy), podczas których pracownicy omawiają plan działań, realizację KPI i mogą zgłaszać pomysły na usprawnienie pracy.

Druga to Daily Kaizen 2, czyli organizacja miejsca pracy – w tym toreb monterskich w PKP Energetyka. Jak wyjaśnia Wojciech Smardz, spółka w listopadzie zakończy wdrożenie DK 2, a do tego czasu według metody kaizen wypracowuje standardy pracy. Stąd też nazwa całego projektu: „Krok po kroku", bo filozofia kaizen, określana często jako metoda małych kroków, nie polega na szybkich, spektakularnych efektach.

Projekt na lata

Masaaki Imai, założyciel Kaizen Institute, podkreślał w rozmowie z „Rzeczpospolitą", że największym błędem we wdrażaniu kultury kaizen jest brak cierpliwości i oczekiwanie na szybkie rezultaty. Tymczasem zmiana sposobu prowadzenia biznesu, działania firmy wiąże się ze zmianę zachowań ludzkich. Wymaga więc czasu; niekiedy pięciu, a czasem dziesięciu lat. – Jednak tak naprawdę jest to ciągły proces zmiany. Nie da się stwierdzić, że już doszliśmy do doskonałości. Zawsze sposób, w jaki coś robimy, może być ulepszony – zaznaczał Masaaki Imai.

Dlatego też Wojciech Smardz na pytanie, kiedy PKP Energetyka zakończy standaryzację pracy, odpowiada, że ten proces nigdy się nie kończy. Wdrożone standardy podlegają rewizji i ciągłemu udoskonalaniu, a kolejne proponowane przez pracowników usprawnienia stają się nowymi standardami... Przyznaje, że w PKP Energetyka, gdzie działa sto jednostek, które przez lata wypracowały własne praktyki, sporym wyzwaniem jest zebranie i wybór najlepszych z nich, które staną się akceptowanym przez pracowników standardem. Pomaga to, że pracownicy od początku są włączani w zmianę; np. elektromonterzy sami decydowali, co i jak powinno być umieszczone w ich torbie.

– Widzimy, że ludzie są dumni z tego, że sami wypracowali standardy, według których pracują – mówi Wojciech Smardz. To zaś przekłada się na motywację i zaangażowanie pracowników, które w ubiegłorocznym badaniu wzrosło do 55 proc. (z 46 proc. w 2015 r.). Poukładane procesy przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa. – Rośnie też efektywność, bo każdy członek brygady dokładnie wie, co powinien zrobić i czego oczekują od niego koledzy. To wzmacnia wzajemne zaufanie, poprawia komunikację i sprzyja integracji zespołu – dodaje Wojciech Smardz.

Spółka wylicza, że dzięki lepszej organizacji miejsc pracy i jej standaryzacji każdy z 4 tys. zaangażowanych w projekt pracowników oszczędza ok. 24 minuty dziennie, czyli ok. 12 dni w roku. Część tego czasu spółka przeznacza na szkolenia. A efekty kaizen w PKP Energetyka są na tyle dobre, że spółka będzie reprezentować Polskę w konkursie Global Kaizen Award.

Bez lidera ani rusz

Jak zaznacza Mariusz Bryke, w kaizen kluczowe jest zorientowanie na proces; dopiero trwała poprawa procesów przekłada się na trwały efekt – szczupłą (lean) efektywną organizację. Dlatego też najważniejsze, ale i najtrudniejsze, jest przekonanie do kaizen menedżerów. Bo to oni mają czuwać nad wdrażaniem i utrzymaniem praktyk kaizen. – Transformacja w kierunku kultury ciągłego doskonalenia musi zostać zainicjowana z poziomu zarządzania i przywództwa. I nie da się jej w żaden sposób delegować – zaznacza szef KIPL.

Dodaje, że wiele firm – słysząc o biznesowych efektach kaizen – wprowadza jej różne narzędzia, nie tworząc jednak trwałych warunków do stałego doskonalenia. Efekt? Według globalnych badań Kaizen Institute jedynie w 5 proc. firm udaje się w dłuższej perspektywie zbudować trwałą kulturę ciągłego doskonalenia i utrzymać większość wdrożonych praktyk. – Podejście kaizen polega na tym, by wszyscy codziennie i wszędzie dbali o działania usprawniające w firmie. Trudno o sukces, jeśli dbają o to tylko niektórzy, czasem i w niektórych miejscach – wyjaśnia Bryke.

Pozostało 92% artykułu

Biznes

Polska kupiła kolejne nowoczesne bezzałogowce w USA i... sprzedaje bezzałogowce bojowe Malezji

Ministerstwo obrony za 1,2 mld zł kupi bezzałogowce rozpoznawcze MQ-9B Sky Guardian. – Utworzenie wojsk dronowych staje się faktem – zapowiedział Władysław Kosiniak Kamysz. Także w czwartek Grupa WB poinformowała o tym, że sprzedaje bezzałogowce Malezji.

Materiał Promocyjny

Nowe pełne energii BMW serii 1. Stworzone z myślą o Tobie. Zapytaj o ofertę

Biznes

Stare telefony działają cuda! Dołącz do akcji T-Mobile i Szlachetnej Paczki

Czy stary, nieużywany już telefon da się jeszcze jakoś wykorzystać? I czy może on przyczynić się do pomocy najbardziej potrzebującym osobom? Okazuje się, że tak! Już drugi rok T-Mobile i Szlachetna Paczka prowadzą akcję “Stare telefony działają cuda”. W sklepach operatora można oddać do oddać do recyklingu stary – także zepsuty - sprzęt, który często zalega w naszych szafach. AIm więcej telefonów przyniesiemy do recyklingu, tym większą pomoc finansową operator przekaże Szlachetnej Paczce. Gra jest warta świeczki, bo operator może przekazać na szczytny cel nawet 1 000 000 złotych!

Biznes

Podcast „Twój Biznes”: Polski rynek akcji – optymistyczne prognozy na 2025 rok

Jest czwartek, 12 grudnia, a w dzisiejszym odcinku „Twój Biznes” Bartłomiej Kawałek analizuje kluczowe tematy gospodarcze.

Zestaw przeciwlotniczy Piorun, który produkuje wchodzące w skład Polskiej Grupy Zbrojeniowej Mesko

Biznes

Eksport polskiego uzbrojenia ma być prostszy

W najbliższych miesiącach ma być wprowadzona zmiana w prawie, która umożliwi MON kupno uzbrojenia polskich producentów dla innych rządów. Mechanizm ma działać podobnie jak amerykański FMS.

Materiał Promocyjny

Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite

Bank wspiera rozwój pasji, dlatego miał już w swojej ofercie konto gamingowe, atrakcyjne wizerunki kart płatniczych oraz skórek w aplikacji nawiązujących do gier. Teraz, chcąc dotrzeć do młodych, stworzył w ramach trybu kreatywnego swoją mapę symulacyjną w Fortnite, łącząc innowacyjną rozgrywkę z edukacją finansową i udostępniając graczom możliwość stworzenia w wirtualnym świecie własnego banku.

Uczestnicy webinaru rozmawiali o rynku i sposobach przeciwdziałania nieuczciwym praktykom

Biznes

Jak skutecznie chronić rynek Unii Europejskiej

Konkurowanie na rynku jest naturalne i napędza rozwój. Jednak problem zaczyna się, gdy ktoś dla zbudowania swojej pozycji stosuje nieuczciwe praktyki. Wtedy państwa powinny reagować w celu ochrony firm czy nawet całych sektorów gospodarki.

Materiał Promocyjny

Jaecoo J7 w leasingu od 1670 zł/mies.

Biznes

Jak skutecznie chronić rynek Unii Europejskiej

Walka o klimat

Trzeba zadbać o to, by recyklat został w Polsce

Polski recyklat jest pożądany na rynku europejskim – mówi Paweł Lesiak, wiceprezes firmy Interzero.

Nowa Energia

Korolec: Konkurencyjna Europa? Już nie stać nas na czekanie

Technologicznie nie nadążamy za innymi krajami, bo w Europie wcześniej nie nastąpiły odpowiednie inwestycje. Stąd konieczność pożyczenia i wydania dużych pieniędzy, które powinny przełożyć się na obniżkę kosztów produkcji produktów cleantech na naszym kontynencie - uważa Marcin Korolec, były minister środowiska, prezes Fundacji Promocji Pojazdów Elektrycznych oraz Instytutu Zielonej Gospodarki.

Materiał Partnera

2024: intensywny rok dla PreZero

Rok ten przyniósł wyjątkową dynamikę wydarzeń w PreZero, a także w kluczowych obszarach dla branży gospodarki odpadami w Polsce.

Przemysł Obronny

Nasze produkty są wszędzie, gdzie wykorzystuje się hydraulikę

Szybko reagujemy na potrzeby klienta. Potrafimy sprawnie dostosować do nich nasze rozwiązania. Dzięki temu jesteśmy rozpoznawalnym producentem na świecie i monopolistą w Polsce – mówi Rafał Worek, wiceprezes Ponaru Wadowice.

Materiał Promocyjny

Jak bezpiecznie sprzedawać w Internecie?

Planujesz sprzedać niepotrzebne rzeczy przez Internet? Robisz porządki w szafie? Znalazłeś nieużywane ubrania albo rzeczy, które tylko zbierają kurz? To świetnie się składa! Sprzedaż online to doskonały sposób na to, aby dać przedmiotom „drugie życie”, a do tego zasilić domowy budżet dodatkowym zarobkiem. Niestety, nie wszyscy kupujący mają uczciwe zamiary. Jak handlować w sieci bezpiecznie i bez stresu? Dzisiaj odpowiadamy na te pytania! Internet to świetne miejsce do sprzedaży. Tysiące ludzi codziennie szuka okazji i używanych rzeczy w dobrym stanie. Chętnie przygarną nieużywane przez Ciebie rzeczy, dając im nowe życie. Pomyśl tylko – te spodnie, które są już za małe, buty kupione w złym rozmiarze czy nieużywany tablet – wszystko to może znaleźć nowego właściciela i pomóc zasilić Twój domowy budżet! Na przykład, komplet ubrań z zeszłego sezonu może dać Ci nawet kilkaset złotych ekstra. Rower treningowy czy stary telefon komórkowy, który stoi i zbiera kurz może znaleźć nabywcę nawet w ciągu kilku dni i za naprawdę niezłą kwotę. Niekiedy jednak proces sprzedaży może być bardzo frustrujący. Jak uniknąć nieporozumień i przeprowadzić wszystko jak najsprawniej, a po drodze nie nadziać się na oszustów? Podpowiadamy!

Styl życia

Do 300 zł na święta dla rodziców i dzieci od Banku Pekao S.A.

Bank zachęca rodziców do wprowadzenia swoich dzieci w świat finansów. W prezencie można otrzymać 200 zł dla dziecka oraz voucher na 100 zł dla siebie.

Startupy

Econverse Cup 2024 – Jak Młodzi Polacy Budują Startupy

Już 13 grudnia 2024 r. w Google for Startups w Warszawie odbędzie się Wielki Finał Econverse Cup 2024 – kulminacyjny punkt największej symulacji tworzenia biznesu dla młodych w Polsce. Po raz trzeci młodzi Polacy z pięciu miast będą mieli niepowtarzalną okazję zmierzyć się w rywalizacji, prezentując swoje pomysły na biznes przed jury, w skład którego wejdą inwestorzy, mentorzy oraz aniołowie biznesu. W tym roku wydarzenie uświetni wystąpienie Sebastiana Kulczyka.