fbTrack

VAT

E-faktura - podpis elektroniczny na fakturze

Rzeczpospolita
Niektóre firmy wystawiają dokumenty sprzedaży z podpisem elektronicznym. Czy dają one prawo do odliczenia, jeśli certyfikat umożliwiający jego złożenie wygasł
Do końca ubiegłego roku przepisy wymagały, aby faktury elektroniczne były przesyłane za pomocą tzw. systemu EDI lub opatrzne kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obecnie katalog sposobów elektronicznego fakturowania jest szerszy.
Pojawia się pytanie, czy to oznacza, że kwalifikowany certyfikat musi być ważny do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Certyfikaty nie są bowiem bezterminowe. Może się więc zdarzyć, że w momencie wystawienia faktury np. w 2007 r. był on ważny, ale dziś już nie jest. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym kwalifikowany certyfikat jest ważny nie dłużej niż dwa lata. Warto podkreślić, że nie wynika to ze względów technicznych, tylko z postanowień prawa. Celem takiej regulacji jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu prawnego opartego na wystawianych kwalifikowanych certyfikatach.
Sytuację dodatkowo komplikuje to, że kwalifikowany certyfikat w trakcie swojej ważności może  być albo zawieszany, albo  utracić ważność przed upływem okresu ważności. Może się więc nawet zdarzyć, że kwalifikowany certyfikat jest ważny tylko jeden dzień (jeżeli zostanie od drugiego dnia ważności unieważniony). Przyczyny unieważnienia czy zawieszenia certyfikatu są szczegółowo wymienione w ustawie o podpisie elektronicznym. Część z nich jest całkowicie niezależna od osoby stosującej podpis elektroniczny.

Co mówi przepis

§ 4 poprzedniego rozporządzenia ministra finansów dotyczącego elektronicznych faktur (DzU z 2005 r. nr 133, poz. 1119) mógł wprowadzać w przekonanie, że kwalifikowany certyfikat musi być ważny przez cały okres przechowywania elektronicznej faktury. Przepis ten mówił, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Obecne obowiązujące rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 (DzU nr 249, poz. 1661) może nasuwać podobne wnioski. Zgodnie z § 2 autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, zwłaszcza w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Z kolei § 6 mówi, że faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Istotny moment wystawienia faktury

W interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 8 maja 2008 (IPPP1-443-281/08-8/BS) fiskus potwierdza, że po podpisaniu faktury ważnym kwalifikowanym certyfikatem dalsze jego losy nie mają wpływu na ważne wystawienie dokumentu sprzedaży. Z interpretacji wynika, że przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania wymagają od podatnika jedynie tego, aby martwił się o ważność kwalifikowanego certyfikatu w chwili podpisywania faktury. Inne rozumienie przepisów w sprawie e-faktur byłoby bowiem niespójne z ustawą o podpisie elektronicznym.

Jak zweryfikować

Pozostaje jednak praktyczny problem: jak sprawdzić, czy w momencie wystawienia faktury certyfikat był ważny. Co do zasady służy do tego specjalne oprogramowanie dostarczane przez firmy wystawiające certyfikaty. Cechy takiego oprogramowania zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 sierpnia 2002 w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (DzU nr 128, poz. 1094). § 8 ust. 2 tego rozporządzenia mówi, że oprogramowanie to podaje wynik weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego lub poświadczenia elektronicznego w chwili dokonywania weryfikacji lub w momencie wskazanym przy wywołaniu procesu weryfikacji. Sprawdzający podpis powinien więc móc wskazać datę, kiedy chce go zweryfikować. Niestety, niektóre z dostępnych aplikacji nie mają przewidzianej opcji weryfikacji według podanej przez użytkownika daty. Powstaje zatem pytanie, jak upewnić się, że dokument sprzedaży został wystawiony prawidłowo? W takiej sytuacji w pierwszej kolejności należy sprawdzić, jaka data znajduje się na fakturze i kiedy podpisano ją elektronicznie, a w informacji o certyfikacie – czy był on wtedy ważny. Jeśli mimo to są jeszcze jakieś wątpliwości, to można dodatkowo zwrócić się z pytaniem do podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, czy w okresie ważności kwalifikowanego certyfikatu, a dokładnie w dacie wystawienia elektronicznej faktury, nie był on unieważniony czy zawieszony (dokument podpisany w tym okresie jest nieważny). Podmiot ten musi bowiem mieć listę certyfikatów unieważnionych i zawieszonych i dane te przechowywać przez 20 lat, a zatem znacznie dłużej niż wynosi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Autor jest radcą prawnym Zobacz więcej w serwisie: Dobra Firma » Podatki i księgi » VAT » Faktury VAT » E-faktury
Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL