Obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych dotyczy podatników prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).
Jeśli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, to w takim przypadku podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Jeśli natomiast podatnik nie ma takiej kasy rezerwowej, to nie może prowadzić sprzedaży (art. 111 ust. 3 ustawy o VAT).