Do wykonywania pracy zdalnej pracownicy mogą używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, w szczególności stanowiących ich własność. Po ich stronie mogą wówczas powstać dodatkowe koszty – np. zakupu biurka, materiałów biurowych, podwyższone opłaty za energię elektryczną czy za zwiększone transfery danych internetowych. Oczekiwania, że firma zrekompensuje przynajmniej część tych wydatków, wydają się uzasadnione.
Choć z punktu widzenia pracodawców tego rodzaju rekompensata to dodatkowy koszt, do którego ponoszenia nie obligują ich przepisy, to wypłaty takich dodatkowych świadczeń są coraz popularniejsze. Niestety, brakuje przepisów wprost regulujących skutki PIT i ZUS takich wypłat.
Lepszy ekwiwalent niż ryczałt
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Analogiczne zwolnienie – od składek ZUS – przewiduje § 2 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1949). Kluczowe jest jednak dookreślenie, co oznacza „ekwiwalent pieniężny".
Czytaj także: Ochrona danych przy pracy zdalnej kuleje
W oparciu o bogate orzecznictwo organów podatkowych oraz sądów administracyjnych i powszechnych można uznać, że zwolnione z PIT i ZUS są ekwiwalenty, które łącznie spełniają następujące warunki:
