Organizacje pracujące na rzecz innych (tzw. wolontariaty) w związku ze swoją działalnością przetwarzają ogromne ilości danych osobowych. Przetwarzają bowiem dane nie tylko wolontariuszy, innych osób z którymi współpracują, ale przede wszystkim - tych, którym udzielają pomocy. Często są to dane wymagające szczególnej ochrony, których pozyskiwanie wiąże się ze zwiększonymi ryzykami naruszenia praw i wolności osób, których one dotyczą. Chodzi m.in. o informacje o rasie, pochodzeniu etnicznym, stanie zdrowia.
Tym bardziej takie organizacje muszą zadbać o ochronę danych osobowych, aby nie narazić się na utratę zaufania, które jest bardzo ważne w takiej działalności. Dane klientów, użytkowników, darczyńców i wolontariuszy powinny być zabezpieczone przed przypadkowym nawet ujawnieniem. UODO zaznacza, że stosowanie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, aby temu zapobiec należy do obowiązków każdej organizacji prowadzącej taką działalność. Urząd publikuje listę wskazówek, o których muszą pamiętać organizacje zajmujące się pomocą potrzebującym.
1. Określ jasne i skuteczne zasady polityki poufności i zobowiąż każdego pracownika i wolontariusza do ich przestrzegania.
2. Zrób szkolenie dla nowych pracowników i wolontariuszy. Zapoznaj ich z polityką poufności oraz zasadami przetwarzania danych osobowych. W jasny i prosty sposób przedstaw obowiązki każdemu, kto będzie miał dostęp do danych osobowych.
3. Rób szkolenia przypominające o tych zasadach.