Przeważająca część przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na najem powierzchni biurowych, zamiast inwestować we własne biuro, które wymagałoby zaangażowania sporego kapitału. Koszty związane z opłatami eksploatacyjnymi stanowią największą część ogólnych kosztów prowadzenia działalności.

Jak zoptymalizować koszty najmu biura?

Według najnowszego raportu Z perspektywy najemcy. Opłaty eksploatacyjne opublikowanego przez firmę Cushmann & Wakefield największy udział w kosztach eksploatacyjnych mają opłaty za media (28%). Kolejne pozycje to podatki (24%) oraz konserwacja i bieżące naprawy (20%); 11% ogółu opłat wiąże się z ochroną, natomiast koszty ubezpieczenia nieruchomości, utrzymania czystości oraz wynagrodzenia zarządcy wynoszą kilka procent całości kosztów eksploatacyjnych.

Aby zoptymalizować koszty związane z najmem powierzchni biurowych, należy już na etapie wyboru konkretnej lokalizacji i negocjacji warunków umowy zwrócić szczególną uwagę na zakres opłat eksploatacyjnych. Przede wszystkim warto szukać powierzchni usytuowanych w nowoczesnych budynkach, których zarządcy są nastawieni na racjonalne gospodarowanie energią. Wyznacznikami pozwalającymi ocenić nieruchomość będą, na przykład, zdobyte certyfikaty ekologiczne. Dobrze również sprawdzić udział powierzchni wspólnych w budynku i efektywność ich wykorzystania – im będzie on mniejszy, tym niższych kosztów może spodziewać się najemca. Przed podpisaniem umowy najmu trzeba także precyzyjnie wyszczególnić zakres oraz sposób rozliczania opłat eksploatacyjnych. Najemcy nie zaskoczą wówczas żadne nieprzewidziane zobowiązania i będzie mógł wkalkulować ich wysokość w ogólne koszty funkcjonowania firmy.

Energooszczędność kluczem do optymalizacji kosztów

Jednym z najważniejszych aspektów optymalizacji kosztów jest nastawienie na szeroko pojętą energooszczędność. Głównie chodzi tu o racjonalne gospodarowanie energią elektryczną, cieplną lub wodną. W przypadku energii elektrycznej w pierwszej kolejności należy ocenić, czy taryfa energetyczna jest dostosowana do potrzeb biura. Sprawdzonym sposobem ograniczenia opłat jest wymiana oświetlenia na energooszczędne ledowe, większe wykorzystanie oświetlenia naturalnego oraz zastosowanie inteligentnych systemów, regulujących natężenie oświetlenia albo automatycznie wyłączających go w pustych pomieszczeniach.

Optymalizacji powinny ulec także wszelkiego rodzaju urządzenia biurowe, a w szczególności drukarki. Niemal wszystkie firmy, niezależnie od profilu ich działalności, korzystają – w mniejszym lub większym stopniu – z papierowych wydruków. Największy udział mają w tym biura księgowe (37,5%), administracyjne (25,7%) oraz marketingowe (14,5%). Mimo że wciąż najpowszechniej stosuje się drukarki laserowe, godne uwagi staje się także zastosowanie najnowszej generacji urządzeń atramentowych. – Przy wyborze drukarki do biura uwzględniajmy nie tylko koszt samego urządzenia, ale również jego eksploatacji i konserwacji – radzi Łukasz Rosa z firmy Hewlett-Packard, producenta między innymi urządzeń HP PageWide. – W urządzeniach laserowych konieczna jest systematyczna wymiana bębna, pasa transferowego, nagrzewnicy, pojemnika na zużyty toner; mają one również więcej ruchomych części podatnych na uszkodzenia. Tymczasem, w nowoczesnych drukarkach atramentowych montuje się nieruchomą, wytrzymałą głowicę, pozwalającą wydrukować nawet 12 tysięcy stron miesięcznie. Co ważne, użytkowanie tego typu urządzeń przynosi realne oszczędności w eksploatacji sięgające 50% kosztów w porównaniu do podobnej klasy urządzeń laserowymi.

Jak ograniczyć koszty związane z rozliczeniami księgowo-finansowymi?

Racjonalne zarządzanie kosztami prowadzenia firmy wymaga przyjrzenia się wydatkom związanymi z rozliczeniami finansowymi. Może się okazać, że oddzielny etat dla osoby prowadzącej księgowość stanowi nadmierne obciążenie dla przedsiębiorstwa. Lepszym rozwiązaniem będzie niekiedy wykorzystanie zewnętrznej instytucji, która poprowadzi tego typu usługi profesjonalnie i – co istotne – na podstawie najnowszych przepisów. Z Raportu Usługi księgowe w Polsce Fundacji Rozwoju Biznesu „Starter” wynika, że aż 62,77% przedsiębiorstw korzysta z usług biur rachunkowych, a jedynie co dziesiąte zatrudnia księgowego. Tego typu rozliczenia 18,25% firm prowadzi przy użyciu specjalistycznego oprogramowania, natomiast 5,11% – ręcznie, posługując się arkuszami kalkulacyjnymi. Minimalizacja kosztów prowadzi nie tylko do rozliczeń możliwie najtańszych, lecz także prawidłowych, opierających się na obowiązujących zapisach prawnych.

Optymalizację kosztów funkcjonowania biura można prowadzić na różnych płaszczyznach: szacowania wydatków związanych z najmem lokalu, prowadzeniem księgowości, poborem energii czy eksploatacją urządzeń. Ich wnikliwa analiza umożliwi wybór takich rozwiązań, które mogą przynieść wymierne korzyści w postaci regularnych oszczędności.