E-podpisu zażądał wójt gminy Gietrzwałd w woj. warmińsko-mazurskim od Dariusza Z. (dane zmienione). Ten zwrócił się drogą elektroniczną o przesłanie na adres e-mailowy lub pocztą dokumentacji ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Gietrzwałd. Był to załącznik do zarządzenia wójta.
W myśl ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: ustawa) informacja taka powinna być udostępniona w terminie 14 dni albo wydana decyzja odmowna. Tymczasem Dariusz Z. otrzymał z Urzędu Gminy e-mail, że żądany dokument jest przeznaczony wyłącznie do użytku wewnętrznego. Zawiera informacje o wykorzystywanych systemach informatycznych, loginach ich użytkowników oraz o zasadach organizacyjnych i postępowaniu w razie naruszeń bezpieczeństwa.
Dariusz Z. wystąpił do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie o zobowiązanie wójta do udzielenia żądanej informacji oraz o wymierzenie mu grzywny za bezczynność.
Wójt przekonywał w sądzie, że postąpił właściwie, gdyż podanie, wniesione w formie elektronicznej, powinno być uwierzytelnione podpisem elektronicznym. Jego brak spowodował, że wiadomości przesłanej e-mailem nie potraktowano jako podania w myśl przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Żądana dokumentacja nie jest zresztą informacją publiczną, lecz dokumentem wewnętrznym objętym tajemnicą służbową. Zgodnie z art. 5 ustawy udostępnianie takich dokumentów może zostać ograniczone ze względu na ochronę informacji niejawnych lub innych chronionych tajemnic.
WSA uznał, że żądany dokument ma charakter informacji publicznej, bo dotyczy podmiotu wykonującego zadania publiczne. Nawet jeśli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego, dotyczy materii publicznej, czyli dokumentacji ochrony danych osobowych w urzędzie gminy. Jako załącznik do zarządzenia wójta jest dokumentem oficjalnym. Błędne jest też stanowisko, że podanie w formie elektronicznej powinno być uwierzytelnione e-podpisem.
