Milczące załatwienie sprawy administracyjnej to stosunkowo nowa instytucja. Obowiązuje od kilku lat, a ponadto nie każdy może mieć świadomość, że taka możliwość istnieje. Tymczasem w katalogu spraw, które można w ten sposób załatwić, znajdują się m.in. takie, z którymi wiąże się obowiązek uzyskania jakiejś zgody, poinformowania o czymś urzędników czy uzyskania stanowiska, ale osoba zainteresowania może nie mieć pewności, czy go już dopełniła. Ustawodawca miał tego świadomość. Dlatego wprowadził obowiązek zamieszczania w aktach sprawy adnotacji o milczącym jej załatwieniu, ze wskazaniem treści rozstrzygnięcia oraz jego podstawy prawnej. Ma to znaczenie dla pewności obrotu, bo pozwala na pozyskanie informacji o załatwieniu sprawy nie tylko przez bezpośrednich zainteresowanych, ale także osoby trzecie.