Decyzję można doręczyć także e-mailem

Zmianę tę wprowadziła [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=343676]ustawa z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 40, poz. 230)[/link].

Zgodnie z nowo obowiązującym brzmieniem art. 14 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FEBF877810A694D887EFA3AF1E7616A4?n=1&id=133093&wid=296180]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] [b]„sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, doręczanego środkami komunikacji elektronicznej”. [/b] Dotyczy to nie tylko wydawania decyzji administracyjnej, ale także postanowień, zaświadczeń czy załatwiania spraw wnoszonych w ramach postępowań wnioskowych i skargowych.

Co istotne, uczestnikiem e-postępowania mogą być nie tylko osoby posługujące się bezpiecznym podpisem elektronicznym, ale również posiadające profil zaufany ePUAP.

Pamiętać jednak należy, że wszelkie dokumenty przesyłane stronie przez urząd muszą być podpisane – dla swojej ważności – bezpiecznym podpisem elektronicznym.

[srodtytul]Wszczęcie e-postępowania[/srodtytul]

Oczywiste jest, że skoro znowelizowane przepisy kodeksu postępowania administracyjnego dopuszczają możliwość prowadzenia postępowania administracyjnego w formie dokumentu elektronicznego, to strona może również w tej formie wszcząć postępowanie. Potwierdza to nowe brzmienie art. 63 § 1 k.p.a. Zgodnie z jego treścią podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej, przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej.

Wymagania, jakie musi spełniać dokument elektroniczny zawierający podanie strony, określa nowo dodany do art. 63 k.p.a. § 3a. Zgodnie z jego treścią dokument taki powinien być uwierzytelniony za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego ePUAP oraz zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania, określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny (art. 63 § 4 k.p.a.).

[srodtytul]Wymiana pism[/srodtytul]

Doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest możliwe w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy strona lub inny uczestnik postępowania wystąpił do organu administracji publicznej z wnioskiem o przesyłanie pism za pomocą poczty elektronicznej. Po drugie, gdy strona (inny uczestnik postępowania) wyraziła zgodę na doręczanie pism w taki sposób (art. 391 k.p.a.).

Obowiązujące od 17 czerwca 2010 r. przepisy doprecyzowały również sposób, w jaki urząd ma doręczać dokumenty elektroniczne uczestnikom postępowania. Zgodnie z treścią nowo dodanych do art. 46 § 4 – 6 k.p.a. organ administracji zobowiązany jest przesłać na e-mail strony informację zawierającą:

- wskazanie, że adresat może odebrać dokument w formie dokumentu elektronicznego,

- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu,

- pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zgodnie z tym ostatnim przepisem strona (uczestnik postępowania) potwierdza odebranie pisma za pomocą bezpiecznego pod-pisu elektronicznego albo korzystając z zaufanego profilu ePUAP.

[srodtytul]Doręczanie rozstrzygnięć[/srodtytul]

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 109 § 1 k.p.a. e-mailem można doręczyć stronie także wydaną w postępowaniu decyzję. Również postanowienie, na które stronie służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, może być w ten sposób doręczone (art. 125 § 1 k.p.a.).