Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru: zalety i niebezpieczeństwa

W określonych okolicznościach sąd jest władny zastosować tzw. doręczenie zastępcze: jeżeli adresat zamieszkuje pod adresem wskazanym w korespondencji i przesyłka sądowa zostanie mu prawidłowo dwukrotnie awizowana w odstępach 7 dniowych. Doręczenia zastępcze (po podwójnym awizie), zapewniają sprawność postępowania ale jak wskazuje praktyka, są często wadliwie dokonywane.

Zasadniczy powód wadliwego doręczenia w tym trybie, to awizowanie przesyłki pod adresem pod którym adresat nie mieszka ani nie przebywa. Operator publiczny kwestii tej po prostu nie weryfikuje W praktyce funkcjonowania  sądu elektronicznego (e-sądu) często się zdarza że powodowie masowi (firmy windykacyjne, fundusze sekurytyzacyjne) wskazują adresy strony pozwanej (dłużnika) które są nieaktualne. Doręczyciel kwestii tej nie weryfikuje, co skutkuje wadliwym przyjęciem korespondencji za skutecznie doręczoną.

Rozwiązaniem problemu może być dodatkowa weryfikacji adresu strony (adresata), przy wydawaniu zarządzenia o pozostawieniu w aktach korespondencji za skutecznie doręczoną (po dokonaniu podwójnego awiza — w trybie art. 139 k.p.c.). Odbywać by się to mogło przez dodatkowe potwierdzenie adresu przez powoda np. w stosownym oświadczeniu albo zaświadczeniu o zameldowaniu), czy weryfikację danych meldunkowych przez sąd w bazie PESEL. Pytanie, czy taka zmiana wymaga nowelizacji przepisów, czy też zmiany praktyki sądów ? Moim zdaniem wystarczyła by zmiana w praktyce stosowania prawa.

Dotychczasowy sposób doręczania korespondencji sądowej w sprawach cywilnych reguluje rozporządzenie Ministra sprawiedliwości z 12 października 2010 r., które określa szczegółowy tryb i sposób doręczenia pism sądowych przeznaczonych dla stron, ich pełnomocników oraz świadków, biegłych i innych osób biorących udział w postępowaniu cywilnym. Przewiduje ono w § 2 ust. 2 formularz potwierdzenia odbioru zwany potocznie zwrotką: kartonowy wzór  zwrotnego potwierdzenia odbioru. Istotą tego rozwiązania jest utrwalenie podpisu adresata korespondencji na zwrotce i daty jego odbioru, ewentualnie potwierdzenie odbioru w sposób zastępczy np. przez dorosłego domownika albo wskutek tzw. podwójnego awiza jak i stwierdzenie braku doręczenia. Tenże kartonik wraca do akt sądowych czasem bardzo długo i na jego podstawie sąd jest władny stwierdzić doręczenie korespondencji sądowej.

Powracająca zwrotka jest jednak przesyłką nieewidencjonowaną co oznacza, że nie są określone jednoznaczne granice odpowiedzialności między sądem a operatorem np. w  przypadku jej zaginięcia.

Jest to sposób anachroniczny od którego regulacje europejskie odeszły. Trwa on długo, co powoduje, że terminy sądowe (np. rozpraw) wyznaczane są z wyprzedzeniem 2- 3 miesięcznym tylko z tego względu.

Projekt elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO)

Uczestniczę w pracach projektowych nad alternatywnym szybszym i efektywniejszym sposobem potwierdzania odbioru korespondencji sądowej tzw. Elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO). Prace pilotażowe odbywają się w e-sądzie i urzędach pocztowych czterech apelacji: wrocławskiej, katowickiej, krakowskiej i lubelskiej. Docelowo rozwiązanie to ma mieć zastosowanie w elektronicznym postępowaniu upominawczym: przez lokowanie zwrotki elektronicznej od razu w aktach sprawy po nadejściu elektronicznie z poczty przed e-sądem,  jak i w postępowaniach konwencjonalnych (tradycyjnych papierowych)  wymagających przeprowadzenia rozprawy, gdzie potwierdzenie odbioru może stwierdzać sędzia z ekranu komputera dyktując tę informacje np. w e-protokole.

Istota rozwiązania sprowadza się do: nowego sposobu stwierdzania i utrwalania doręczenia korespondencji sądowej: elektronicznie albo elektronicznej zwrotki i co za tym idzie do skrócenia obiegu informacji pomiędzy sądem a operatorem publicznym (np. pocztą).

Obieg elektroniczny miałby zastosowanie zarówno w zakresie wysłania  korespondencji sądowej (elektronicznej książki nadawczej, która przekazywana byłaby w formie elektronicznego pliku w jednej sekundzie) jak i informacji zwrotnej elektronicznie  od operatora publicznego do sądu o fakcie doręczenia korespondencji (co trwało by przysłowiową sekundę).

Ścieżka postępowania, w takiej sytuacji  to wydrukowanie i zakopertowanie korespondencji przez sąd (na początku pilotaż będzie obejmował korespondencję z e-sądu, i wprowadzenie korespondencji do elektronicznej książki nadawczej, która będzie przekazywana  (eksportowana) do operatora publicznego elektronicznie). Operator publiczny potwierdzi fakt nadania korespondencji co zostanie odnotowane zwrotnie w sądzie  elektronicznie (data nadania korespondencji, numer poszczególnych przesyłek). Same przesyłki będą przekazywane do placówek oddawczych, w których poprzez skanowanie numerów nadawczych „R", zostaną tworzone zbiorcze listy odbioru, na których u doręczycieli adresaci będą własnoręcznym podpisem potwierdzali fakt i datę odbioru korespondencji.

Alternatywnym sposobem potwierdzania w postaci papierowej własnoręcznym podpisem odbioru korespondencji będzie składanie na tablecie –doręczycielowi - własnoręcznego podpisu adresata, który to podpis od razu będzie utrwalany  i przechowywany w wersji elektronicznej. Informacja o doręczeniu może być w takiej sytuacji sprawniej przesyłana (i bez zwłoki) do sądów. W przypadku potwierdzenia papierowego faktu odbioru korespondencji, doręczyciel oddaje karty potwierdzeń pracownikowi Poczty, który fakt doręczenia (braku doręczenia) odnotowuje w systemie epo. Dane te elektronicznie przekazywane są do sądu. W e-sądzie lokowały by się od razu w aktach. EPO zawierałoby także informacje o podstawach do stwierdzenia doręczenia (braku podstaw) do stwierdzenia doręczenia po dwukrotnym awizie.

Zaproszenie do dyskusji

Projekt elektronicznego odbioru nie może oczywiście naruszyć procesowych praw stron. Przykładowo należy zastanowić się nad sposobem przechowywania potwierdzeń odbioru jeżeli miałyby one mieć postać papierową. Czy powinien przechowywać je operator publiczny, by sąd mógł wyjątkowo zażądać  wglądu do nich ? Czy dalej należy je przechowywać, czy np. przez rok, czy wystarczyłoby je zdigitalizować niszcząc wersję papierową albo od razu utrwalać i archiwizować podpis odbiorcy w postaci elektronicznej ? Elektroniczny dokument jest tani, praktycznie niezniszczalny (możliwość  sporządzenia kopii zapasowych), nie zajmuje miejsca.

Jeżeli potwierdzenia odbioru miałyby być przechowywane papierowo, to kto ma to robić, według jakiego kryterium, jak długo? Duża ilość doręczeń, oprócz elektronicznego postępowania upominawczego, występuje w sprawach wieczystoksięgowych i rejestrowych (KRS, Rejestr Zastawów), gdzie  fakt doręczenia mógłby być także lokowany  od razu w systemie sądowym. Kwestie te należy wziąć pod uwagę przy strategii budowania modelu elektronicznego potwierdzenia odbioru.

Lista zalet elektronicznego potwierdzenia odbioru jest jednak długa: informację o doręczeniu łatwo przesłać i bardzo szybko uzyskać; zmniejsza się liczba wadliwie doręczonej korespondencji, w efekcie skraca czasu rozpoznawania spraw. Nie trzeba przechowywać i archiwizować papierowych zwrotek: w  e-sądzie jest to ponad 3 miliony dokumentów, a w całym sądownictwie dziesięciokrotnie więcej rocznie.  Zmniejszają się koszty obrotu korespondencji, koszty materiałowe i osobowych–pracy (podkładanie zwrotek), zmniejsza się objętości akt, zużycia papieru.

Wady i niebezpieczeństwa:

Nie da się jednak do końca uniknąć wad i pomyłek, jeśli stwierdzenia doręczenia  nie można potwierdzić na podstawie dokumentów z akt sprawy, co wymaga uzyskania np. skanów kart odbioru korespondencji od operatora publicznego. Zabezpieczeniem może być silny system kontroli (automatycznej) danych wprowadzanych do EPO, który np. uniemożliwia odnotowania wystawienia II awizo bądź zwrotu przed upływem 7 dni.

- W zależności od użytego nośnika (papierowego lub elektronicznego -tablet), nie będzie można badać głębokości linii reliefowych pisma ręcznego przy ewentualnej  ekspertyzie biegłego  grafologa przy zarzucie np. podrobienia podpisu adresata. Oczywiście należałoby statystycznie zbadać liczbę  takich ekspertyz i przy istniejącej przeszkodzie  zbadać możliwości potwierdzenia autentyczności podpisu.

Dodajmy jednak, że obecny system przed takimi sytuacjami nie zabezpiecza (nad czym przechodzi się do porządku dziennego) .