Nadmiar formularzy utrudnia obywatelom załatwianie spraw w urzędzie

Ministerstwo Gospodarki chce ustanowić 80 (na początek) wzorów wniosków, które umożliwią internetowe składanie podań i załatwienie spraw. Co pan sądzi, panie mecenasie, o wprowadzeniu formularzy, w tym elektronicznych, do wszczynania postępowań przed urzędami?

Józef Forystek, adwokat w kancelarii Forystek & Partnerzy – Adwokaci i Radcowie Prawni:

Sama idea uproszczenia niektórych procedur poprzez formularze zasługuje na aprobatę. Powinno to jednak dotyczyć wyłącznie spraw najprostszych (rejestracja samochodu, uzyskanie dowodu osobistego, prawa jazdy itp.), a więc generalnie kwestii rejestrowych, a już nie wszczynania postępowań administracyjnych w bardziej skomplikowanych sprawach, np. o zezwolenie na nabycia nieruchomości przez cudzoziemców, uzyskanie koncesji.

Wzory formularzy opracowane przez urzędników nie dadzą się zastosować do różnorodnych stanów faktycznych, które zwykle są bardziej skomplikowane. Wykładnia przepisów zaś wymaga ukształtowania się orzecznictwa sądów administracyjnych, co – jak pokazuje praktyka – jest bardzo trudne do osiągnięcia.

Formularze są już jednak stosowane szeroko, np. w sądownictwie.

Duża liczba formularzy, zamiast ułatwiać obywatelom załatwianie spraw, niezwykle je utrudnia. Przykładowo: skomplikowane wnioski dotyczące wpisu do ksiąg wieczystych lub do Krajowego Rejestru Sądowego, różne zeznania podatkowe, np. podatku od spadku i darowizn, wielość druków PIT. Zbyt duża liczba formularzy powoduje przerzucenie ciężaru wyboru właściwego na obywatela, który zanim skorzysta z druku musi mieć odpowiednią wiedzę wynikającą z ustawy na temat wyboru określonego formularza.

Już obecnie istnieją formularze dotyczące tych samych wniosków, ale przygotowane na różne daty.

Wybranie nieodpowiedniego wzoru powoduje zwrot wniosku. Profesjonalni prawnicy często mają kłopoty z wyborem właściwego oraz jego prawidłowym wypełnieniem.

Poza tym często konstruowane są one wspólnie z informatykami, a to powoduje, że zarówno same formularze, jak i wypisy z właściwych rejestrów dla przeciętnego obywatela są niezrozumiałe.

Można sobie wyobrazić nie zwrot formularza, ale pouczenie?

Konieczne jest zatem zamieszczenie zakazu zwracania błędnie wypełnionych formularzy i nałożenie na urzędników obowiązku wzywania do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści żądania obywatela w wypadku zamiaru negatywnego załatwienia sprawy lub pozostawienia sprawy bez rozpoznania. W takim wezwaniu do uzupełnienia braków urzędnicy powinni być zobowiązani do szczegółowego wskazania tych braków, a strona z kolei powinna mieć odpowiedni czas na ich uzupełnienie.