Język urzędowy (kancelaryjny) według „Słownika języka polskiego" (http://sjp.pwn.pl/) to „język właściwy przekazom związanym z działalnością instytucji administracyjnych, prawnych". Analogicznie, styl urzędowy (kancelaryjny) to „styl właściwy przekazom związanym z działalnością instytucji administracyjnych, prawnych".
Opis słownikowy jest wyjątkowo oszczędny w słowach. Ale także definicja prawna zawarta w ustawach jest bardzo ogólna. Nie dlatego, że nasz ustawodawca jest leniwy, ale dlatego, że postanowił tej materii świadomie nie regulować zbyt precyzyjnie, żeby nie przedobrzyć i nie zawęzić pojęcia niepotrzebnymi opisami i paragrafami.
Pisma, decyzje, sprawozdania, wyjaśnienia
Czym jest w ogóle dokument urzędowy? Może być np. pismem, decyzją, sprawozdaniem, wyjaśnieniem, notatką służbową, odmową, sprostowaniem, odwołaniem, reklamówką, zaproszeniem, listem okolicznościowym itd. Za dokument urzędowy uznaje się m.in. akt notarialny, wyrok i postanowienie sądowe, dowód osobisty, paszport, dyplom naukowy, pocztowy dowód doręczenia przesyłki, dowód rejestracyjny samochodu i prawo jazdy, akt stanu cywilnego itd.
Dokumentami nie są natomiast ustawy i rozporządzenia. Także inne znaczenie mają wzory dokumentów i formularzy, przyjmowane przez poszczególne instytucje i organy. Na przykład ustawa o informatyzacji, która obowiązuje od połowy ubiegłego roku, zobowiązała urzędy do tworzenia własnych wzorów dokumentów i formularzy elektronicznych. A zatem jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne muszą przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularzy. Ma to ułatwić obywatelom załatwianie spraw.
Najważniejsze wskazania dotyczące dokumentu urzędowego znajdują się w dwóch kodeksach: postępowania cywilnego oraz postępowania administracyjnego. Zapisy są właściwie takie same. Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego (art. 244 k.p.c.) i kodeksem postępowania administracyjnego (art. 76 k.p.a.) dokumentem urzędowym jest dokument sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania.
