Co można uznać za dokument urzędowy

Język urzędowy (kancelaryjny) według „Słownika języka polskiego" (http://sjp.pwn.pl/) to „język właściwy przekazom związanym z działalnością instytucji administracyjnych, prawnych". Analogicznie, styl urzędowy (kancelaryjny) to „styl właściwy przekazom związanym z działalnością instytucji administracyjnych, prawnych".

Opis słownikowy jest wyjątkowo oszczędny w słowach. Ale także definicja prawna zawarta w ustawach jest bardzo ogólna. Nie dlatego, że nasz ustawodawca jest leniwy, ale dlatego, że postanowił tej materii świadomie nie regulować zbyt precyzyjnie, żeby nie przedobrzyć i nie zawęzić pojęcia niepotrzebnymi opisami i paragrafami.

Pisma, decyzje, sprawozdania, wyjaśnienia

Czym jest w ogóle dokument urzędowy? Może być np. pismem, decyzją, sprawozdaniem, wyjaśnieniem, notatką służbową, odmową, sprostowaniem, odwołaniem, reklamówką, zaproszeniem, listem okolicznościowym itd. Za dokument urzędowy uznaje się m.in. akt notarialny, wyrok i postanowienie sądowe, dowód osobisty, paszport, dyplom naukowy, pocztowy dowód doręczenia przesyłki, dowód rejestracyjny samochodu i prawo jazdy, akt stanu cywilnego itd.

Dokumentami nie są natomiast ustawy i rozporządzenia. Także inne znaczenie mają wzory dokumentów i formularzy, przyjmowane przez poszczególne instytucje i organy. Na przykład ustawa o informatyzacji, która obowiązuje od połowy ubiegłego roku, zobowiązała urzędy do tworzenia własnych wzorów dokumentów i formularzy elektronicznych. A zatem jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne muszą przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularzy. Ma to ułatwić obywatelom załatwianie spraw.

Najważniejsze wskazania dotyczące dokumentu urzędowego znajdują się w dwóch kodeksach: postępowania cywilnego oraz postępowania administracyjnego. Zapisy są właściwie takie same. Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego (art. 244 k.p.c.) i kodeksem postępowania administracyjnego (art. 76 k.p.a.) dokumentem urzędowym jest dokument sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania.

Nie ma mowy o kształcie dokumentu, jego wyglądzie, układzie strony, stosowanych czcionkach czy kolorach.

Kodeks postępowania administracyjnego opisuje, w jaki sposób powinna wyglądać decyzja administracyjna. Jednak nadal nie jest to ingerencja w to, jaką formę powinny przyjmować dokumenty, lecz jedynie jest to opis zawartości merytorycznej decyzji.

I tak zgodnie z art. 107. § 1. k.p.a. – decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.

Treść oświadczenia woli lub wiedzy

Na potrzeby ustawy o dostępie do informacji publicznej ustawodawca zdefiniował pojęcie dokumentu urzędowego. W ust. 2 art. 6 wskazano, że „Dokumentem urzędowym jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy".

Również w tym przypadku nie ma mowy o określaniu formy, czyli wyglądu takiego dokumentu.

W rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., czyli instrukcji kancelaryjnej, opisano natomiast, czym jest pismo urzędowe. ,Pismo – wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia".