USC: Źródło działa wolno i wciąż się psuje – wskazują gminy

Od 1 marca rejestracja stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) odbywa się w całej Polsce na nowych zasadach. „Rzeczpospolita" sprawdza, jak urzędy oceniają dostarczone im przez rząd narzędzie do wykonywania tych czynności, czyli aplikację Źródło.

Długo i z błędami

– Źródło działa bardzo, bardzo wolno – mówi Marta Sowa, zastępca kierownika USC w Gdańsku. – Nie dość, że urzędnik, rejestrując urodzenie czy zgon, musi wykonać więcej czynności niż poprzednio, to jeszcze sam zapis danych trwa za długo.

Pracę utrudniają również nieustannie pojawiające się błędy systemu.

– Niektóre można obejść, ale urzędnik musi wylogować się z aplikacji i zalogować ponownie – mówi Andrzej Marciniak, kierownik USC w Lublinie.

– Źródło ciągle się zawiesza – narzeka Tomasz Brzózka, kierownik USC w Zielonej Górze. – Często po wprowadzeniu wszelkich niezbędnych danych do utworzenia aktu urodzenia czy zgonu pojawia się w nim informacja, że czas na dokonanie rejestracji został przekroczony albo że wystąpił błąd niweczący całą wykonaną pracę. W konsekwencji całą procedurę trzeba rozpoczynać od początku.

– Najczęściej system zawiesza się przy wydrukach – mówi Barbara Subaczewska, kierownik USC w Olsztynie. – Wówczas np. protokół uznania ojcostwa musimy sporządzać, posiłkując się starym systemem, a petent musi czekać.

– Najwięcej jest problemów z akceptacją poszczególnych, wykonanych przez urzędników czynności przez kierownika USC, czyli z autoryzacją podpisu elektronicznego – mówi Tomasz Demiańczuk z biura prasowego Urzędu m.st. Warszawy. – W takich sytuacjach przechodzimy na stary sposób rejestracji urodzeń czy zgonów, aby zapewnić sprawną obsługę mieszkańców.

Niektórzy rezygnują

Problemy ze Źródłem spowodowały, że Zielona Góra bieżącej rejestracji stanu cywilnego w tym programie nie prowadzi. Podobnie postąpił Wrocław.

– Podjęliśmy 2 marca decyzję, że pracujemy tylko w Źródle – opowiada Małgorzata Stygar, kierownik USC we Wrocławiu. – Jednak ze względu na powolność systemu oraz liczbę błędów przerywających pracę postanowiliśmy wrócić do pracy na aktach papierowych – wyjaśnia. Urząd używa Źródła jedynie do migrowania aktów do rejestru centralnego.

W Krakowie postanowiono, że bieżąca rejestracja będzie prowadzona wyłącznie w Źródle. – Stajemy na głowie, ale i tak nie zdołamy w ciągu dnia obsłużyć wszystkich interesantów – podkreśla Edmund Olczak, kierownik USC. – Problemem jest głównie rejestracja noworodków i część rodziców muszę zapraszać na następny dzień. Tłumaczę im, że co prawda sama rejestracja trwa dłużej, za to zostaną obsłużeni bardziej kompleksowo. Wyjdą z urzędu nie tylko z aktem urodzenia, ale i z meldunkiem.

Bieżącą rejestrację urodzeń, małżeństw i zgonów wyłącznie w Źródle prowadzi też Kołobrzeg. – Z tym zadaniem większych problemów nie mamy, chociaż wszystko trwa o wiele dłużej i oznacza pracę po godzinach – przekonuje Elżbieta Ulrich, kierownik USC w Kołobrzegu. – Natomiast dokonywanie w Źródle drobnych korekt, np. poprawa literówki w nazwisku matki w akcie urodzenia, powoduje unieważnienie dowodu osobistego. W poprzednim systemie to się nie zdarzało.

Również Lublin rejestrację urodzeń i zgonów prowadzi w Źródle. – Odpisy akt stanu cywilnego wydajemy, stosując stare procedury – mówi Andrzej Marciniak. – I nie wiem, co będzie, gdy skończą nam się stare druki. Tak prosta czynność w Źródle zajmuje bardzo dużo czasu.

Warszawa, Olsztyn i Gdańsk co do zasady bieżącą rejestrację prowadzą w Źródle, a gdy system odmawia współpracy, rejestracja odbywa się na dotychczasowych zasadach.

Zbędna biurokracja

Kierownicy USC zwracają także uwagę, że nowy system rejestracji zmusza ich do wykonywania wielu dodatkowych czynności. – W poprzednim systemie kierownik USC akceptował sporządzony przez urzędnika np. akt urodzenia na końcu – mówi Małgorzata Sowa. – Teraz musimy akceptować poszczególne zakończone przez urzędnika czynności jeszcze w trakcie jego sporządzania. Bez tego praca nie idzie dalej – wyjaśnia.

Do tego wszystkie odpisy wydawane są na drukach ścisłego zarachowania. Do obowiązków pracowników dochodzi zatem prowadzenie całej związanej z tym buchalterii.

– Każdy urzędnik ma zeszyt, do którego obowiązkowo wpisuje, ile i jakich druków pobrał, ile zużył, ile i dlaczego zostało wykorzystanych nieprawidłowo – opowiada Edmund Olczak. – Te ostatnie muszą być ponadto komisyjnie niszczone.

Te czynności pochłaniają czas, który urzędnicy mogliby wykorzystać lepiej: na obsługę mieszkańców czy na migrację aktów stanu cywilnego do centralnego rejestru.