Kiedy gmina zatrzyma wadium

Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający, a więc np. gmina, może zażądać zabezpieczenia prawidłowości i sprawności przetargu. W tym celu gmina może zobowiązać firmy ubiegające się o zamówienie publiczne do wniesienia wadium. Jeżeli jednak wartość zamówienia jest co najmniej równa progom wskazującym na konieczność stosowania w postępowaniu procedur unijnych (od początku tego roku wynoszą one: 5 mln 186 tys. euro, 207 tys. euro, 414 tys. euro – w zależności od rodzaju zamówienia i rodzaju zamawiającego), to  gmina ma obowiązek zażądania od firm wniesienia wadium.

Jaka kwota

Wprowadzając obowiązek wniesienia wadium zamawiająca gmina ma obowiązek określenia jego kwoty. Nie może być ona jednak większa niż 3 proc. wartości zamówienia. Jeżeli gmina dopuści możliwość składania ofert częściowych lub udzieli zamówienia w częściach, to wówczas określa kwotę wadium dla każdej z części.

Wybór formy, w jakiej wadium zostanie wniesione, należy do firmy startującej w przetargu. Może ono zostać wniesione w: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach SKOK, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach udzielanych przez podmioty wskazane w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Wadium wniesione w pieniądzach musi zostać wpłacone na rachunek bankowy wskazany przez gminę.

Potwierdzenie przelewu to za mało

Jeżeli zamawiająca gmina zażąda wniesienia wadium, to firmy powinny to uczynić przed upływem terminu składania ofert. W praktyce często pojawia się problem, jak należy rozumieć ten termin. W przypadku wadium wniesionego w pieniądzach, skuteczne będzie jego wniesienie, gdy uznanie na rachunku bankowym zamawiającego nastąpi przed upływem terminu składania ofert. Potwierdziła to Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 30 grudnia 2009 r., wskazując, że wykonanie dyspozycji przelewu, czego dowodem jest potwierdzenie przelewu, nie jest wystarczające do uznania wniesienia wadium.  Dopóki gmina nie może dysponować żądaną kwotą, nie można uznać, że wadium w formie pieniężnej zostało wniesione. Zdaniem Izby w przypadku wadium wnoszonego w formie pieniądza jest ono wniesione w chwili uznania rachunku zamawiającego odpowiednią kwotą. Natomiast w przypadku pozostałych – niepieniężnych form wnoszenia wadium, mogą one być wnoszone na dwa sposoby: albo deponowane przed upływem terminu składania ofert w kasie gminy, albo załączone do ofert i składane w jednej kopercie z ofertą. Obie metody są prawidłowe i szeroko stosowane.

Komu i kiedy ?trzeba zwrócić

Po wyborze najkorzystniejszej oferty lub po unieważnieniu postępowania, zamawiająca gmina ma obowiązek zwrócić wniesione wadium wszystkim wykonawcom, poza tym, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Przepisy nie wskazują precyzyjnego terminu, w którym powinno to nastąpić. Wskazuje jedynie, że zamawiający musi zwrócić niezwłocznie. Również niezwłocznie zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana.  Jednak w tym przypadku termin ten liczy się od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy – jeżeli tego zażądała gmina. Zamawiający niezwłocznie zwraca wadium także wykonawcy, który wycofał swoją ofertę przed upływem terminu ich składania. W tym przypadku wykonawca musi jednak złożyć wniosek do  gminy.

W niektórych  przypadkach zamawiająca gmina ma prawo zatrzymania wadium wniesionego przez firmę. Może to nastąpić, gdy wykonawca – w odpowiedzi na wezwanie o uzupełnienie lub poprawienie złożonych dokumentów i pełnomocnictw, nie złoży ich w wyznaczonym terminie. W takiej sytuacji zatrzymanie wadium nie będzie jednak możliwe, gdy firma udowodni, że niedotrzymanie zakreślonego jej terminu nie wynikało z jej winy. Jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w opinii prawnej z 2 stycznia 2014 r. w sprawie zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy – Prawo zamówień publicznych obowiązek zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a Prawa zamówień publicznych będzie zachodził jedynie w przypadku zawinionego zaniechania złożenia żądanych dokumentów przez wezwanego wykonawcę, gdy to zaniechanie wykonawcy zmierza do obejścia prawa, w szczególności przez stworzenie warunków ku temu, by zamówienie zostało udzielone wykonawcy, który zaoferował najwyższą cenę. Zdaniem UZP w związku z tym obowiązek zatrzymania wadium nie aktualizuje się w stosunku do tych wykonawców, którzy złożyli oferty, pomimo że nie spełniali warunków udziału w postępowaniu, jak też pomimo że oferowane przez nich usługi, dostawy lub roboty budowlane nie spełniały wymagań określonych przez zamawiającego.

W niektórych przypadkach zamawiająca gmina może też zatrzymać wadium wniesione przez firmę, której oferta została wybrana. Tak będzie szczególnie wówczas, gdy wybrana firma odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie albo też nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Do zatrzymania wadium dojdzie także wówczas, gdy zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Podstawa prawna: art. 45-46 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. DzU z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

Dopuszczalne zabezpieczenia

Wadium w postępowaniu może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:

- pieniądzu,

- poręczeniach bankowych,