W pismach urzędowych powinniśmy unikać długich zdań

W długich tekstach administracyjnych albo prawniczych, opisujących warunki jakiegoś zdarzenia, wyjątki od jakiejś zasady albo kolejne kroki jakiegoś procesu, idealnym narzędziem są listy wypunktowane lub numerowane. Lista taka:

- ?ułatwia lekturę,

- ?zwiększa przejrzystość tekstu (również dzięki pozostawieniu tzw. światła na stronie),

- ?wskazuje kolejność działań,

- ?pokazuje hierarchię ważności (zwłaszcza jeśli jest to lista wielopoziomowa),

- przyciąga uwagę.

Przy tworzeniu list warto jednak przestrzegać kilku zasad. Tradycyjnie najważniejsza jest spójność. Dotyczy ona strony graficznej, gramatycznej ?i logicznej.

Spójność graficzna

W całym dokumencie należy stosować listy jednego rodzaju, czyli zaczynające się od cyfr (arabskich lub rzymskich) albo liter (małych lub wielkich). Zasada ta jest szczególnie ważna, jeśli tworzymy listy wielopoziomowe. Karygodnym błędem jest oznaczanie punktów i podpunktów w jednej części tekstu np. cyframi rzymskimi i małymi literami (punkt I, podpunkt a), a w dalszej części tego samego tekstu – np. wielkimi literami i cyframi arabskimi (punkt A, podpunkt 1).

Spójność dotyczy też punktorów, czyli symboli graficznych używanych w listach. W całym dokumencie należy stosować punktory jednego rodzaju. Edytory tekstu oferują punktory najróżniejszych kolorów i kształtów, ale nie należy wybierać tych nazbyt wymyślnych. Lista wypunktowana to nie jest miejsce, by popisywać się kreatywnością.

Spójność graficzna to również wielkość liter na początku punktów i znaki interpunkcyjne na końcu punktów.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli cała lista stanowi jedno zdanie, punkty powinny się zaczynać małą literą, a jeśli elementami wyliczenia są całe zdania, powinny się zaczynać wielką literą i kończyć kropką. W obrębie listy stanowiącej jedno zdanie poszczególne punkty:

- ?kończymy przecinkiem, jeśli są ?w miarę krótkie,

- ??kończymy średnikiem, jeśli punkty są bardzo rozbudowane i same w sobie zawierają wiele przecinków,

- ??pozostawiamy bez żadnego znaku interpunkcyjnego, jeśli punkty są w miarę krótkie i poprzedzone punktorem.

Ważne jest jednak to, żeby w obrębie jednej listy (a najlepiej całego dokumentu) stosować spójne zakończenia punktów i żeby ostatni z punktów zamknąć kropką.

Spójność gramatyczna

Lista powinna być także spójna pod względem gramatycznym. Przykładem absolutnie fatalnej listy jest na przykład taka:

- ??kupić pieczywo,

- ??odbiór butów od szewca,

- ??podręczniki,

- ??jutro przychodzi Wojtek.

Oczywiście do celów prywatnych możemy sporządzić taką listę, ale?w oficjalnym dokumencie zawrzeć jej nie sposób – choć właśnie takie wpadki, może odrobinę mniej spektakularne, piszącym się zdarzają.

Nasza przykładowa lista składa się z czterech elementów, z których pierwsze dwa są równoważnikami zdań, trzeci jest rzeczownikiem w mianowniku, ?a czwarty zdaniem. Na tym przykładzie widać, że należy się zdecydować na którąś możliwość i stosować ją spójnie w całej liście.

Listę warto też poprzedzić zdaniem bądź wyrażeniem wprowadzającym, żeby było jasne, co właściwie jest wyliczane. Jeśli zdecydujemy się na wyliczanie wyrażeń rzeczownikowych, trzeba dopilnować, żeby były one w tym samym przypadku gramatycznym (najlepiej oczywiście w mianowniku, co wymaga odpowiedniego zredagowania zdania wprowadzającego).

Spójność logiczna

Spójność gramatyczna i graficzna na niewiele się zda, jeśli poszczególne punkty będą niespójne logicznie, na przykład jeśli pierwsze dwa będą przedstawiać warunki jakiegoś zdarzenia, a trzeci będzie określał sposób postępowania w przypadku niespełnienia tych warunków. Listy pozwalają ustrukturyzować dokument, ale mogą też obnażać braki strukturalne i logiczne.

A może jednak bez listy

Tak jak we wszystkim, w używaniu list należy zachować umiar. Ich nadmiar bardziej męczy, niż ułatwia lekturę. Jeżeli wyliczamy dwa–trzy elementy, czasem wystarczy je zawrzeć w zdaniu. Warto wiedzieć, że przy dwóch–trzech elementach można się obejść bez dwukropka („Kupił masło, ser i ziemniaki").

Jeśli wyliczamy elementy w zdaniu, dobrą zasadą jest rozpoczynanie wyliczenia od elementu najkrótszego, a kończenie go elementem najdłuższym (chyba że kolejność w zdaniu ma odzwierciedlać rangę elementów albo chronologiczną kolejność zdarzeń). Takie wyliczenie ułatwia lekturę i pozwala uniknąć wieloznaczności wynikającej z niezamierzonych związków składniowych. Czytając zdanie: „Spółka przeprowadzi badania preferencji konsumentów i rynku", można dojść do wniosku, że badane mają być preferencje konsumentów i preferencje rynku. Tymczasem w zamierzeniu piszącego spółka miała przeprowadzić „badania rynku i preferencji konsumentów".

Oczywiście nawet przy wyliczeniu dwóch elementów lepsza może się okazać lista wypunktowana, jeśli elementy te (np. warunki zwolnienia od podatku) są bardzo długie. Dzięki zastosowaniu listy czytelnik łatwiej się zorientuje, ile jest elementów i gdzie jest granica między nimi. A może w ogóle zrezygnować z listy i przedstawić dane zagadnienie na schemacie albo w postaci infografiki? Ale to już zupełnie inna historia.