Kluczowa komunikacja

Rz: Firmy przyzwyczaiły się już do audytów finansowych, a ostatnio także energetycznych. Teraz proponujecie im państwo także audyt personalny. Co on daje działom HR ? Tomasz Ślęzak

: Od kilku lat HR przekształca się z typowego działu kadr, czyli płac, urlopów, zatrudniania czy szkoleń, w dział wsparcia biznesu, który dostaje bardzo określone zadania od zarządów. Często chodzi tu o znalezienie oszczędności albo rozwiązań, które przełożą się na większą efektywność pracy.

Do niedawna naturalną odpowiedzią na takie polecenie były zwolnienia pracowników albo cięcia płac. Po jakie rozwiązania mogą dziś sięgnąć firmy?

Jednym z nich są powszechnie dziś stosowane elastyczne firmy zatrudnienia. Jednak nie jako doraźne rozwiązanie, lecz jako element polityki kadrowej firmy, która powinna określać,  ile osób trzeba  zatrudniać na stałe, jakie zasoby powinniśmy mieć w elastycznej formule outsourcingu, a jakie w postaci pracy tymczasowej. Tym bardziej że tym, czego dziś wszyscy doświadczamy, jest absolutna zmienność popytu.

Co jeszcze prześwietla audyt poza strukturą zatrudnienia?

Skupiamy się w firmie na działach, które zatrudniają najwięcej osób, generując największe koszty personalne. Badamy nie tylko to, czy model zatrudnienia jest dostosowany do zmienności rynku, ale także, czy nie występują tam pewne nieprawidłowości. Firmom trudno to ustalić na własną rękę, gdyż nie mają punktów odniesienia w branży. Nie wiedzą,  w jaki sposób inne firmy zarządzają np. absencjami chorobowymi. To istotny składnik kosztów, skoro za zwolnienia do 30 dni płaci pracodawca.

Gdzie polskie firmy najczęściej mogą szukać oszczędności?

Przede wszystkim są to cztery obszary. Pierwszy to efektywne wykorzystanie elastycznych form zatrudnienia, drugi jest związany ze zwolnieniami lekarskimi, trzeci z rotacją pracowników, w tym procesem rekrutacji, selekcji i wprowadzania na stanowisko pracy. Czwarty obszar to składki publiczno-prawne, choćby na PFRON. My jednak nie koncentrujemy się na sprzedaży usługi audytowej – oferujemy ją bezpłatnie – zależy nam, by w wyniku audytu wspólnie z klientem wypracować i wprowadzić rozwiązania pozwalające uzyskać oszczędności, którymi się podzielimy.

Pracownicy mogą się obawiać, że sprowadzą się one do zastąpienia ich tymczasowymi pracownikami...

Akurat teraz mamy rynek, na którym następuje ożywienie. Bardziej więc chodzi o zwiększenie zatrudnienia, gdzie zamiast typowej formuły, czyli przyjęcia dodatkowych ludzi, firmy mogą wykorzystać zewnętrzną agencję. Nasze prawo stwarza też możliwości tego, by część zobowiązań pracodawcy wobec pracownika rozliczać według innej formuły niż umowa o pracę. Można się posiłkować np. umową-zleceniem.

W wielu firmach ludzie to większość kosztów. O ile można je zmniejszyć bez prostych cięć zatrudnienia, które zresztą już wiele firm ma za sobą?

Koszty osobowe stanowią średnio ok. 60–65 proc. łącznych kosztów firmy. My zwykle jesteśmy w stanie zmniejszyć je o 10 punktów procentowych bez zwolnień i obniżki wynagrodzeń. Jeśli np. mamy średnio 6-proc. wskaźnik absencji chorobowych, to ograniczając go do 1–2 proc., możemy uzyskać spore oszczędności.

Co jest kluczowe, by taki program przeprowadzić bez demotywowania załogi?

Bardzo dużo czasu poświęcamy na komunikację. Np. w programie zarządzania zwolnieniami chorobowymi tłumaczymy ludziom, co się dzieje, gdy naginają prawo, jak to się odbija na firmie i na nich samych. Nie chodzi o to, by chory pracownik chodził do pracy, ale nadal powtarzają się praktyki brania zwolnień na zbieranie szparagów w Niemczech czy na grzybobranie. Kluczowa jest więc dobra komunikacja z ludźmi – zarówno z tymi, którzy już pracują, jak i tymi, którzy przychodzą w ramach outsourcingu albo jako pracownicy tymczasowi. Wielką sztuką jest też sprawienie, by oni wszyscy utożsamiali się z firmą. W grę wchodzą różne emocje, nie brakuje wątpliwości – mamy więc specjalną komórkę, która prowadzi całą komunikację wewnętrzną w porozumieniu ze związkami zawodowymi i działem kadr.

Na czym jeszcze, poza zwolnieniami chorobowymi, mogą firmy zaoszczędzić?

Istotnym obszarem jest rekrutacja, selekcja i wdrożenie nowego pracownika. Tu dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces doboru kandydata pozwala oszczędzić co najmniej 3-, 4-krotność wynagrodzenia na danym stanowisku. Kolejnym przykładem jest outsourcing procesów kadrowo-płacowych, które my bardzo efektywnie obsługujemy. Szczególnie w firmach o skomplikowanej strukturze może to przynieść spore oszczędności. W wielu firmach możliwa jest też optymalizacja składki PFRON;  pracodawca niekiedy nie wie, że ma niepełnosprawnych pracowników, którzy ukrywali to w obawie przed zwolnieniem.

Mniej typowe audyty i inne nowe rozwiązania kojarzą się zwykle ze spółkami korporacji. Czy sięgają też po nie krajowe firmy?