Zacznę od momentu otrzymania aplikacji – należy niezwłocznie potwierdzić jej odbiór i podziękować za jej przesłanie. Dzięki temu kandydat upewni się, że dokumenty trafiły we właściwe miejsce, co jest istotne w przypadku ochrony danych osobowych.
Analiza aplikacji nigdy nie powinna trwać dłużej niż dwa tygodnie. W tym czasie należy wyselekcjonować grupę kandydatów, z którymi będziemy chcieli się spotkać. Pozostałych należy jak najszybciej poinformować, że ich zgłoszenia nie będą rozpatrywane w danym procesie rekrutacyjnym. Na tym etapie nie musimy szczegółowo informować o powodach odrzucenia CV. Rzadko się też zdarza, aby domagali się tego kandydaci.
Umawiając zaś spotkanie należy tak zaplanować jego termin, aby kandydat nie musiał czekać dłużej niż 15 minut. Miejsce rozmowy też nie powinno krępować, jak np. pomieszczenie niczym poczekalnia z kilkunastoma osobami czekającymi na swoją kolej. Warto e-mailowo potwierdzić termin i miejsce spotkania oraz nazwiska uczestników wraz z ich stanowiskami.
Na samym spotkaniu należy zaś dołożyć starań, aby zachować neutralną postawę i nie dawać kandydatom ani przesadnie negatywnych, ani zbyt entuzjastycznych sygnałów. Ostatnio miałem kilka przypadków, gdy klienci tak pozytywnie podeszli do kandydatów, że ci zawiadomili nas po spotkaniach, że pracę mają już w kieszeni. A wcale tak nie było. Nie będę przytaczał ich komentarzy, gdy prawda wyszła na jaw– z pewnością firmy te zyskały kilku wrogów na rynku. Reakcja w drugą stronę, czyli przyjęcie postawy „złego policjanta" też nie jest właściwa, bo bardzo dobrego kandydata można zrazić do dalszego udziału w projekcie.
Kolejnym ważnym aspektem jest właściwe odwołanie zaplanowanego spotkania. Oczywiście każdemu może coś wypaść. Należy jednak jak najszybciej uprzedzić kandydata, a szczególnie osoby, które mają dojechać z innego miasta. Należy im zapewnić zwrot kosztów kupionego biletu. I trzeba wystąpić z taką inicjatywą już w czasie odwoływania spotkania. Pozwoli to uniknąć rozprzestrzeniania się nieprzyjaznych opowieści na temat firmy. Po spotkaniu nie trzeba e-mailowo za nie dziękować. Należy jednak możliwie szybko poinformować kandydata, czy został zakwalifikowany do dalszego etapu rekrutacji. Jestem zwolennikiem mówienia o tym na samym spotkaniu – nie ma bowiem powodu trzymać kandydata w niepewności. W przypadku negatywnej decyzji warto podać konkretne powody, dzięki czemu poczuje się on, mimo wszystko, doceniony.
