Dodatkowe świadczenia a PIT i ZUS

Do wykonywania pracy zdalnej pracownicy mogą używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, w szczególności stanowiących ich własność. Po ich stronie mogą wówczas powstać dodatkowe koszty – np. zakupu biurka, materiałów biurowych, podwyższone opłaty za energię elektryczną czy za zwiększone transfery danych internetowych. Oczekiwania, że firma zrekompensuje przynajmniej część tych wydatków, wydają się uzasadnione.

Choć z punktu widzenia pracodawców tego rodzaju rekompensata to dodatkowy koszt, do którego ponoszenia nie obligują ich przepisy, to wypłaty takich dodatkowych świadczeń są coraz popularniejsze. Niestety, brakuje przepisów wprost regulujących skutki PIT i ZUS takich wypłat.

Lepszy ekwiwalent niż ryczałt

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Analogiczne zwolnienie – od składek ZUS – przewiduje § 2 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1949). Kluczowe jest jednak dookreślenie, co oznacza „ekwiwalent pieniężny".

Czytaj także: Ochrona danych przy pracy zdalnej kuleje

W oparciu o bogate orzecznictwo organów podatkowych oraz sądów administracyjnych i powszechnych można uznać, że zwolnione z PIT i ZUS są ekwiwalenty, które łącznie spełniają następujące warunki:

- zostały wypłacone w pieniądzu,

- ich kwota odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom; tj. zachodzi racjonalny związek między wypłaconą kwotą a wartością używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia,

- narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika i są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Za ekwiwalent pieniężny zwolniony z opodatkowania i oskładkowania nie można zatem uznać np. ryczałtu ustalonego z góry w oderwaniu od rzeczywiście ponoszonych kosztów.

W praktyce orzeczniczej za narzędzie, materiał lub sprzęt, do których można zastosować powyższe zwolnienie, uznawano m.in.:

- biurko i krzesło,

- koszt łącza internetowego w miejscu zamieszkania pracownika,

- materiały biurowe,

- komputer,

- telefon komórkowy,

- koszt rozmów telefonicznych do celów służbowych.

W tym zakresie można się też posiłkować przepisami kodeksu pracy dotyczącymi telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy.

Służbowe narzędzia do służbowych celów

Jeżeli pracownik użytkuje do pracy zdalnej sprzęt zapewniony przez pracodawcę i robi to wyłącznie w celach służbowych, nie generuje to dodatkowego przychodu podlegającego PIT i ZUS. Po stronie pracownika nie powstaje bowiem żadna korzyść majątkowa.

Inaczej jest, gdy pracodawca przekaże pracownikowi sprzęt służbowy na własność lub zezwoli na swobodne jego użytkowanie w celach prywatnych. Wtedy, co do zasady, po stronie pracownika powstaje dodatkowy przychód ze stosunku pracy.

Należy jednak odróżnić sytuację, gdy sprzęt służbowy jest udostępniany pracownikowi do celów prywatnych od takiej, kiedy wykorzystuje on powierzone mienie na własne potrzeby jedynie incydentalnie, często wbrew intencjom pracodawcy lub bez jego wiedzy >patrz ramka.

Dorian Jabłoński jest konsultantem w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Zdaniem autorki

Anna Misiak, doradca podatkowy, partner i szef Zespołu Podatków Osobistych i Doradztwa dla Pracodawców w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy