Firma nie potrąca zaliczki od wypłacanych kwot

[b]Wynika tak z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 12 stycznia 2009 r. (IPPB2/415-1450/08-2/AS).[/b]

Spółka zatrudnia pracowników (część na umowę o pracę, część na zlecenie). Mieszkają w miejscowości, w której położony jest zakład pracy. Spółka wykonuje urządzenia w swojej siedzibie, a następnie montuje je u klientów (w kraju i za granicą). Ponieważ montaże trwają do kilku tygodni, wysyła pracowników w typową podróż służbową celem wykonania określonego zadania.

Pracownicy otrzymują diety. Natomiast koszty noclegu zwracane są im albo w formie ryczałtu, albo pokrywane bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury.

Spółka zastanawiała się, czy ponoszone koszty noclegu w hotelu są dla pracowników przychodem.

[srodtytul]Od zasady są wyjątki [/srodtytul]

Izba skarbowa wyjaśniła, że koszty poniesione przez pracodawcę nie stanowią przychodu pracownika (zarówno zatrudnionego na umowę o pracę, jak i na umowę-zlecenie).

Co prawda, każde świadczenie otrzymane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, bez względu na źródło finansowania, zaliczane jest do jego przychodu ze stosunku pracy. Nie dotyczy to jednak świadczeń zwolnionych z opodatkowania.

Z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

[srodtytul]Diety i inne należności[/srodtytul]

Pracownikowi oraz zatrudnionemu w ramach umowy cywilnoprawnej z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do wysokości określonej w rozporządzeniach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

[ramka][b]GPP>uwaga [/b]

Przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.[/ramka]

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Jest nią każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego.

Osoby świadczące pracę w ramach niepracowniczych form zatrudnienia, np. umowy-zlecenia, nie mogą być uznani za pracowników w rozumieniu kodeksu pracy. Na zasadzie jednak swobody umów strony mogą uzgodnić, że zleceniobiorca w związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów noclegu.

[srodtytul]Tylko uzasadnione przypadki [/srodtytul]

Przy podróży krajowej za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Z kolei przy podróżach zagranicznych w razie nieprzedłużenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit. Jeśli zatem pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, uznając taki przypadek jako uzasadniony, otrzymany zwrot kosztów będzie wolny od podatku dochodowego.

[ramka][b]Kiedy należności są zwolnione[/b]

1. W wypadku pokrycia kosztów noclegu bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury wydatek nie stanowi źródła przychodu pracownika i zleceniobiorcy.

2. W przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów noclegu – w podróży służbowej wykonywanej na obszarze Polski, jest to przychód zwolniony:

- w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym,

- ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

3. W przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów noclegu – w podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski, jest to przychód zwolniony:

- w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,

- w wysokości stwierdzonej rachunkiem, o ile pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, w wysokości przekraczającej limit,