Kopie faktur można przechowywać w formie elektronicznej

Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej jest nadmiernie dolegliwy i prowadzi do naruszenia zasady proporcjonalności

Aktualizacja: 10.05.2010 04:46 Publikacja: 10.05.2010 03:00

Kopie faktur można przechowywać w formie elektronicznej

Foto: www.sxc.hu

Red

[b]Tak wynika z wyroku WSA w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. (III SA/Wa 396/10).[/b]

Spółka wystawiająca swoim klientom około 15 tys. faktur miesięcznie zwróciła się do organów podatkowych z wnioskiem o interpretację przepisów. Wskazała, że przechowywanie kopii faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża ją znacznymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. Zapytała, czy po wystawieniu faktury i wydrukowaniu jej oryginału dla kontrahenta dopuszczalne jest przechowywanie kopii jedynie w systemie księgowym.

Organ podatkowy nie zaaprobował tej metody. W jego ocenie polskie przepisy nie przewidują możliwości przechowywania faktur w innej postaci niż ta, w której zostały one wystawione. W formie elektronicznej mogą być przechowywane jedynie e-faktury.

Sprawa trafiła na drogę sądową. WSA w Warszawie oddalił skargę spółki, jednak w następstwie złożonej przez nią skargi kasacyjnej NSA nakazał sądowi pierwszej instancji ponowne rozpatrzenie sprawy.

Ostatecznie WSA stwierdził, że [b]nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu zaproponowanego przez spółkę, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu[/b]. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, ekologiczne czy ekonomiczne.

Zdaniem sądu przyjęcie odmiennego poglądu prowadziłoby do naruszenia zasady proporcjonalności, wyrażonej w art. 5 ust. 3 traktatu Wspólnot Europejskich a następnie doprecyzowanej przez [b]Europejski Trybunał Sprawiedliwości m.in. w sprawach C-446/03 i C-361/96[/b].

Wynika z niej, że państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę.

[i]Autor jest członkiem Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte[/i]

[ramka][b]Komentuje Agnieszka Urbaniak, starsza konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Warszawie):[/b]

Komentowany wyrok zapadł w konsekwencji precedensowego [b]wyroku NSA z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)[/b]. Rozstrzygniecie sprawy jest zasadniczo zbieżne z poprzedzającym je wyrokiem NSA.

Jest ono bardzo korzystne przede wszystkim z perspektywy podatników, którzy wystawiają dużą liczbę faktur i nie mogą bądź nie chcą przejść na fakturowanie w formie elektronicznej.

Organy podatkowe [b](zob. m.in. interpretacje Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 lutego 2010r., ITPP3/443-195/09/JK, i Izby Skarbowej Poznaniu z 17 października 2008 r., ILPP2/443-623/08-2/ISN)[/b] oraz sądy administracyjne dotychczas restrykcyjnie wymagały wydrukowania kopii tych faktur i przechowywania ich w formie papierowej.

Wiązało się to nie tylko z kosztami administracyjnymi, lecz również z nierzadko wysokimi kosztami magazynowania tych dokumentów, bo [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawa o VAT[/link] nakłada na podatników obowiązek ich przechowywania do czasu upływu pięcioletniego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tymczasem NSA w wyroku z 3 listopada 2009 r. i WSA w komentowanym orzeczeniu uznały, że kluczowym kryterium poprawności archiwizacji wystawionych faktur jest zachowanie autentyczności i integralności treści wykazanych na fakturach, również spełnienie ogólnych formalnych wymogów stawianych fakturom VAT, nakładanych przez przepisy krajowe.

Omawiane rozstrzygnięcie zapadło jednak w konkretnej sprawie, a jego przedmiotem było jedynie przechowywanie kopii faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które nie są podatnikami w rozumieniu ustawy o VAT.

Dlatego też przed wprowadzeniem działań mających na celu optymalizację kosztów związanych z wystawianiem i przechowywaniem faktur warto zabezpieczyć pozycję podatkową np. w formie indywidualnej interpretacji. Pozwoli to uniknąć zakwestionowania poprawności rozliczeń z tytułu VAT i negatywnych konsekwencji karnoskarbowych.[/ramka]

[b]Tak wynika z wyroku WSA w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. (III SA/Wa 396/10).[/b]

Spółka wystawiająca swoim klientom około 15 tys. faktur miesięcznie zwróciła się do organów podatkowych z wnioskiem o interpretację przepisów. Wskazała, że przechowywanie kopii faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża ją znacznymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. Zapytała, czy po wystawieniu faktury i wydrukowaniu jej oryginału dla kontrahenta dopuszczalne jest przechowywanie kopii jedynie w systemie księgowym.

Pozostało 87% artykułu
Konsumenci
Pozew grupowy oszukanych na pompy ciepła. Sąd wydał zabezpieczenie
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Sądy i trybunały
Dr Tomasz Zalasiński: W Trybunale Konstytucyjnym gorzej już nie będzie
Konsumenci
TSUE wydał ważny wyrok dla frankowiczów. To pokłosie sprawy Getin Banku
Nieruchomości
Właściciele starych budynków mogą mieć problem. Wygasają ważne przepisy
Materiał Promocyjny
Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite
Prawo rodzinne
Przy rozwodzie z żoną trzeba się też rozstać z częścią krów