Papierowe faktury można przechowywać elektronicznie

[b]Tak orzekł WSA we Wrocławiu 27 lipca 2010 r. (I SA/ Wr 592/10).[/b]

Spółka we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów wskazała, że wystawia swoim kontrahentom faktury w formie papierowej. Jednak przechowywanie dużej liczby papierowych kopii faktur staje się dla niej utrudnieniem, wiąże się bowiem ze wzrostem kosztów drukowania i przechowywania dokumentów. Pytała, czy ma prawo przechowywać kopie tych faktur w formie elektronicznej.

Podkreśliła, że przepisy nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej ani nie wymagają przechowywania ich w formie papierowej. Wobec tego dopuszczalne jest przenoszenie kopii faktur na nośniki elektroniczne pozwalające trwale zachować wymagane przez przepisy dane.

Organ podatkowy, nie zgadzając się ze stanowiskiem spółki, wskazał, że nie jest możliwe przechowywanie kopii faktur tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeśli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną. W skardze do WSA spółka zarzuciła mu błędną interpretację przepisów związanych z dokumentacją faktur (art. 106 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link]) i błędną wykładnię art. 246 i 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE, dotyczących obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur.

Uchylając zaskarżoną interpretację, sąd orzekł, że dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur w innej formie niż ta, w jakiej zostały pierwotnie wystawione. Spółka ma zatem prawo do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, z zachowaniem ich oryginalnej treści i umożliwieniem swobodnego wydrukowania.

[i]Autor jest członkiem Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte[/i]

[ramka][b]Komentuje Krzysztof Rutkowski, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Warszawie):[/b]

Wobec niejednoznaczności polskich przepisów sąd zasadnie oparł się na treści i celu odpowiednich regulacji wspólnotowych.

Rozstrzygnięcie potwierdza, że skoro polskie przepisy nie wskazują wprost, w jakiej formie powinny być przechowywane kopie wystawianych przez podatnika faktur, należy odwołać się do regulacji dyrektywy 2006/112 [b](tak też NSA w wyrokach z 3 listopada 2009 r., I FSK 1169/08, i z 20 maja 2010 r., I FSK 1444/09). [/b]

Zgodnie z dyrektywą Polska była uprawniona do wprowadzenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub wystawione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (art. 247 ust. 2 zd. I). Z opcji tej jednak ustawodawca nie skorzystał, co skłania do wniosku, że w krajowym porządku prawnym nie ma wymogu, aby kopie faktur były przechowywane w takiej samej postaci jak oryginał „przesłany lub udostępniony” kontrahentowi.

Należy mieć również na uwadze, że podstawowym celem obowiązku posiadania przez wystawcę kopii wystawianych faktur jest kontrola. Ma to umożliwić organom skarbowym weryfikację, czy kopie są zgodne z oryginałami i czy ich wystawca poprawnie rozliczył wynikający z nich podatek należny.