Elektroniczne biuro podawcze, nowe formy czynności prawnych, np. umowa zawarta przez SMS, możliwość nagrywania i transmitowania rozpraw oraz wezwania świadka e-mailem lub przez telefon – to kolejne ważne kroki w modernizacji postępowania cywilnego i zwiększenia wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technicznych w procesie sądowym. Choć znowelizowane przepisy wchodzą w życie 8 września, na prawdziwą cyfrową rewolucję w pracy uczestników postępowania sądowego poczekamy jeszcze kilka lat.

Jedną z istotniejszych zmian w kodeksie postępowania cywilnego jest wprowadzenie tzw. elektronicznego biura podawczego, które zapewni możliwość wnoszenia oraz odbierania pism sądowych z załącznikami poprzez system teleinformatyczny. Dotychczas taka możliwość istniała jedynie w elektronicznym postępowaniu upominawczym, czyli tzw. e-sądzie.

Elektroniczne biuro podawcze nie wyeliminuje jednak tradycyjnych przesyłek pocztowych. Strony postępowania i ich pełnomocnicy będą miały możliwość wyboru, czy pisma procesowe wnosić drogą elektroniczną, czy w sposób tradycyjny. Decyzja jednej ze stron będzie wiążąca tylko dla niej. Oznacza to, że strona, która wniesie pismo drogą elektroniczną, od drugiej strony może otrzymywać je pocztą i na odwrót. Co więcej, korzystanie z systemu teleinformatycznego będzie możliwe tylko po założeniu konta na sądowym portalu i zaopatrzeniu się w podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP.

Mimo to wprowadzenie elektronicznych biur podawczych należy ocenić pozytywnie. Z pewnością ułatwi ono pracę pełnomocnikom procesowym i usprawni kontakt z sądem, przyczyni się do oszczędności czasu i kosztów postępowania. Możliwość wniesienia pisma procesowego zza własnego biurka, przy użyciu komputera zapewni komfort, w szczególności w ostatnim dniu terminu na jego wniesienie.

Tyle teoria. Jak system sprawdzi się w praktyce? Czy będzie przejrzysty, funkcjonalny i niezawodny? Ustawodawca już dzisiaj przewidział pewne rozwiązania na wypadek awarii systemu. Jeśli z przyczyn technicznych leżących po stronie sądu nie będzie możliwe wniesienie pisma drogą elektroniczną w terminie, zastosowanie znajdą przepisy o przywróceniu terminu. Oznacza to, że strona będzie zobowiązana do sporządzenia wniosku o przywrócenie terminu, mimo że nie mogła wnieść pisma z przyczyn niezależnych od siebie.

Dużo bardziej pożądanym rozwiązaniem byłoby nałożenie na stronę obowiązku ponownego wniesienia pisma w terminie tygodniowym (a więc w terminie przewidzianym w ustawie na wniesienie wniosku o przywrócenie terminu) od daty ustąpienia awarii, bez obowiązku sporządzania dodatkowo wniosku o przywrócenie terminu.

Pewne obawy może budzić także elektroniczny sposób doręczania pism. Będzie ono bowiem następowało z chwilą zalogowania się użytkownika na swoje konto w systemie teleinformatycznym oraz automatycznie – z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie, nawet jeśli użytkownik nie zaloguje się w tym okresie.

Informatyzacja postępowania cywilnego będzie następowała stopniowo, z założenia w ciągu trzech lat. Dziś na stronach internetowych sądów i w biurach interesantów zamiast informacji o nadchodzących zmianach częściej można znaleźć zastrzeżenie, że pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną nie wywołuje skutków prawnych.

Wezwania do sądu przez telefon

Kolejna zmiana, co prawda funkcjonująca już w sprawach pracowniczych, a teraz rozszerzona na tzw. postępowanie zwykłe, dotyczy sposobu doręczania wezwań sądowych. Ustawodawca przewidział możliwości wzywania stron, świadków, biegłych sądowych lub innych osób, z pominięciem standardowego sposobu doręczeń (tj. co do zasady na piśmie poprzez operatora pocztowego), jeżeli sąd uzna to za najbardziej celowe. Można się spodziewać, że sądy będą teraz wymagały wskazania (oprócz adresu świadka) adresu e-mail czy numeru telefonu. To powinno ułatwić kontakt – stronom niejednokrotnie znany jest numer telefonu świadka lub jego e-mail, rzadziej zaś adres zamieszkania, do którego wskazania zobowiązana jest strona powołująca świadka. Oczywiście strony na potrzeby prowadzonego postępowania mogą w trybie administracyjnym ustalić adres zameldowania świadka. Jednak z uwagi na czasochłonność tego postępowania i fakt, że adres zameldowania nie zawsze jest adresem, pod którym dana osoba faktycznie przebywa, nie jest to najbardziej efektywne.

Podobnie jak w postępowaniu karnym, nowelizacja daje stronom postępowania możliwość samodzielnego utrwalenia przebiegu posiedzenia (rejestracji dźwięku) – za zgodą sądu na wniosek strony.

Nagrywanie rozprawy i transmisja z sali

Posługiwanie się urządzeniami rejestrującymi dźwięk nie zakłóca w żaden istotny sposób postępowania, odmowa sądu powinna stanowić tu wyjątek.

Zmiana ułatwi pracę pełnomocników i zapewni szybszy dostęp do nagrania z przebiegu posiedzenia. Dziś jego uzyskanie z sądu zajmuje niekiedy nawet kilka tygodni od dnia złożenia wniosku o jego wydanie.

Nowelizacja przewiduje także przeprowadzenie posiedzenia jawnego przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość. Możliwość transmitowania oznacza, że uczestnicy postępowania będą mogli brać udział w posiedzeniu sądowym, przebywając w budynku innego sądu. Z oczywistych względów usprawni to postępowanie oraz ułatwi pełnomocnikom i stronom uczestnictwo w czynnościach procesowych odbywających się poza miejscem ich przebywania. Do tej pory pełnomocnicy najczęściej byli proszeni o przygotowanie listy pytań do świadków i co do zasady nie korzystali z prawa uczestnictwa w takim przesłuchaniu.

Rozstrzygnięcie sprawy na posiedzeniu niejawnym

W nowym modelu postępowania możliwe będzie także rozstrzygnięcie sprawy na posiedzeniu niejawnym, czyli bez prowadzenia rozprawy, w sytuacji gdy pozwany uznał powództwo lub gdy po złożeniu przez strony pism procesowych i dokumentów, w tym również po wniesieniu zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty albo sprzeciwu od wyroku zaocznego, sąd uzna – mając na względzie całokształt przytoczonych twierdzeń i zgłoszonych wniosków dowodowych – że przeprowadzenie rozprawy nie jest konieczne. W opisywanej sytuacji, sąd wyda postanowienia dowodowe także na posiedzeniu niejawnym.

Powyższe ma realizować dyrektywę rozpoznania sprawy bez zbędnej zwłoki, ale budzi liczne kontrowersje z uwagi na naruszenie zasad jawności, ustności i kontradyktoryjności postępowania cywilnego. Ostatecznie wydaje się, że przepis ten nie będzie szeroko stosowany, poza wypadkami uznania powództwa, gdyż zgodnie z wprowadzanym przepisami tamą do jego zastosowania będzie złożony w pierwszym piśmie procesowym strony wniosek o przeprowadzenie rozprawy. W praktyce można przewidywać, że wniosek taki stanie się stałym elementem pierwszych pism procesowych, składanym z ostrożności procesowej, aby uniemożliwić sądowi wydanie szybkich rozstrzygnięć na posiedzeniu niejawnym, bez pozostawienia sobie możliwości ewentualnego przedstawienia dodatkowych racji strony.

Oświadczenie zamiast potwierdzenia nadania

Istotną i wyczekiwaną przez pełnomocników zmianą będzie możliwość złożenia oświadczenia o doręczeniu odpisu pisma procesowego, zamiast dołączania potwierdzenia jego doręczenia lub wysłania.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, w toku sprawy profesjonalni pełnomocnicy mają obowiązek wzajemnego doręczania sobie pism procesowych, a następnie załączania dowodu doręczenia lub nadania pisma pełnomocnikowi strony przeciwnej do pisma składanego do sądu. Brak takiego potwierdzenia (nawet w przypadku, gdy pełnomocnik drugiej strony w rzeczywistości otrzymał pismo) skutkuje zwrotem takiego pisma, a samo pismo nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Niekiedy prowadziło to do sytuacji, w których sądy zwracały pisma procesowe nadane prawidłowo, gdy sąd przeoczył potwierdzenie lub zaginęło ono w trakcie rozpakowywania i przekazywania przesyłki wewnątrz sądu. Wprowadzając ww. zmianę, ustawodawca wykazał się również pewną konsekwencją wobec przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, gdyż z jednej posiadali oni kompetencję uwierzytelniania za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów składanych w toku sprawy, z drugiej zaś byli zobowiązani dołączyć dowód doręczenia albo dowód wysłania przesyłką poleconą odpisu pisma stronie przeciwnej.

Umowa elektroniczna lub poprzez sms

Z punktu widzenia praktyki obrotu gospodarczego najistotniejszą zmianą jest wprowadzenie do kodeksu cywilnego nowych form czynności prawnych – dokumentowej i elektronicznej. Dokumentem, zgodnie z nowym brzmieniem art. 773 k.c. będzie nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Oznacza to, że znaczenie będzie miała intelektualna zawartość, a nie sposób sporządzenia dokumentu. Dozwoloną formą utrwalania dokumentu staną się zatem znaki graficzne, dźwięk i obraz, a jego ujawnienia – papier lub plik elektroniczny sporządzone za pomocą dowolnych środków (pisak, komputer, telefon komórkowy). Zważywszy na skalę umów zawieranych w obrocie bez zachowania formy pisemnej i stały dynamiczny rozwój nowych technologii, wprowadzenie tej zmiany było niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa obrotu.

Konsekwencją wprowadzenia do kodeksu cywilnego nowych form czynności prawnych była konieczność dostosowania przepisów postępowania w zakresie dowodzenia. Dokonano zatem rozróżnienia na dokumenty zawierające tekst, do przeprowadzania dowodu, z których zastosowanie będą miały przepisy art. 244 i następne k.p.c., niezależnie od tego, czy zostały one sporządzone w formie pisemnej czy w formie elektronicznej oraz na dokumenty niezawierające tekstu, do których odnosił się będzie art. 308 k.p.c. W konsekwencji, wprowadzając możliwość posługiwania się dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż papierowa, uwagę pełnomocników procesowych powinien zwrócić fakt, iż badanie prawdziwości tego rodzaju dokumentów będzie w szerszym zakresie niż obecnie wymagało udziału biegłych sądowych. Ciężko bowiem wyobrazić sobie dokonanie oceny prawdziwości dokumentu elektronicznego bez udziału biegłego sądowego, a zatem w razie kwestionowania wiarygodności tego dokumentu konieczne będzie złożenie wniosku o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego sądowego.

Marzena Obiedzińska jest adwokatem w kancelarii GSW Legal,

Aleksandra Tkaczyk jest tam aplikantką adwokacką