Co do zasady, ujęcie kosztów nie jest zależne od faktycznej zapłaty zobowiązania z nimi związanego, a wydatki można księgować na podstawie otrzymanej faktury. Zmiany w zakresie ustaw podatkowych obowiązujące od początku 2013 r. wprowadzają jednak wyjątek od tej zasady, zgodnie z którym jeżeli zobowiązanie związane z określonym kosztem nie zostało uregulowane w odpowiednim terminie, nie można uwzględniać go przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Jeżeli jednak zobowiązanie to zostanie uregulowane w terminie późniejszym, koszt, z którym było związane, może ponownie być brany pod uwagę przy ustalaniu wysokości zobowiązania podatkowego. Problem jedynie w tym, że obowiązujące przepisy regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: pkpir) w żaden sposób nie przewidują takich operacji i nie dają najmniejszej wskazówki jak postępować w takich sytuacjach (pisano o tym w „Rz" 19 i 27 grudnia 2012 r.).
W komentarzach wskazuje się, że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475; z późn. zm.) nie daje podstaw do dokonywania zapisów zmniejszających koszty oraz ich późniejszego zwiększania. Tak samo żaden z dowodów księgowych stanowiących zgodnie z przywołanym rozporządzeniem podstawę zapisów w księdze, nie nadają się do zastosowania w takiej sytuacji. Chcąc zatem prowadzić księgę zgodnie z przepisami, przedsiębiorca będzie musiał prowadzić odrębną ewidencję, korygującą zapisy w księdze. Abstrahując od faktu, że takich rozwiązań również nie przewiduje żadna regulacja, ich stosowanie przeczyłoby istocie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która ma być jedyną i bezpośrednią podstawą ustalenia zobowiązania podatkowego dla podatników rozliczających się w tej właśnie formie. Jednocześnie wprowadzanie zapisów do pkpir na podstawie instrumentów nieprzewidzianych rozporządzeniem naraża podatnika na odpowiedzialność karnoskarbową z tytułu wadliwego prowadzenia pkpir.
Nie wdając się w tym miejscu w polemikę dotyczącą zasadności wprowadzonych zmian, widać wyraźnie, że wymagają one dokonania zmian w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir. Skoro trzeba je przeprowadzić może warto potraktować to jako pretekst do gruntownych zmian tej regulacji, gdyż jej zasadnicza treść powstała w 1990 r. i od tego czasu ulegała jedynie nieznacznym modyfikacjom.
Ewidencja wyposażenia
Pierwszą z brzegu rzeczą nadającą się do usunięcia jest obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia. Zgodnie z rozporządzeniem do tej ewidencji wprowadza się rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, których wartość początkowa przekracza 1.500 zł i które nie zostały zaliczone do środków trwałych, a więc ich wartość jest niższa niż 3.500 zł.
Ewidencja wyposażenia jawi się zatem jako młodsze rodzeństwo ewidencji środków trwałych, jednak o ile cel prowadzenia tej drugiej jest jasny, cel prowadzenia tej pierwszej pozostaje ukryty. Rozporządzenie w sprawie pkpir zawiera taką jedynie wskazówkę, że w razie likwidacji działalności spisem z natury należy objąć również wyposażenie. Wydaje się jednak, że regulacja ta miała znaczenie kiedy istniał 10%-owy podatek od remanentu likwidacyjnego, natomiast od momentu jego likwidacji, zarówno cel prowadzenia ewidencji wyposażenia jak również limit graniczny o wartości 1.500 zł są więcej niż dyskusyjne. Jeśli informacje na temat składników majątkowych o wartości poniżej 3.500 zł są naprawdę istotne wystarczy nakazać ich wpis do ewidencji środków trwałych i to bez kryterium wartości a według kryterium okresu użytkowania (powyżej roku). Jeśli zaś te informacje nie są do niczego potrzebne to dalsze funkcjonowanie ewidencji wyposażenia jest po prostu zbędne.
